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有効活用するためのポイントは「誰でも簡単&わかりやすい」

使い方が難しいと利用頻度が減少する

「パソコンが苦手」という方にとって、WEB会議に限らず、社内で何か新しいシステムを導入する際、使い方を覚えるのは一苦労です。

使い方が複雑であれば、せっかく導入したシステムであっても、日常的に利用・運用していくことは難しくなります。その結果、「社内にシステムが思うように浸透しなかった」という事態を招いてしまいます。
そこで、WEB会議を選ぶ際に注目してほしいのが、「使い方が簡単かどうか」という点です。社内のメンバー誰もが安心して気軽に使用できること。それがシステムを活発に活用していくことに直結するのです。
では、簡単かどうかをどのようにして評価するのでしょうか。

3クリックで使える簡単システムなら利用頻度も向上

検討している製品が簡単かどうかは、「クリック数」で判断することができます。簡単であれば、少ないクリック数でスムーズに操作できるよう、非常にシンプルな画面構成になっています。

実際に、会議を開催するまでのクリック数を比較して見ていきましょう。一般的なブラウザ型システムの場合、会議開催までに必要とされるクリック数は平均7クリックとなります。

手順を詳しく見ると、最初にInternet Explorerをクリックしてから、会議・予約ページへと移動します。そこで会議情報を入力し、会議予約を行います。
その後、IDとパスワードを入力し、OKボタンをクリック。続けて会議室情報を入力し、OKボタンをクリックしたら、会議室ボタンをクリックし、会議室へ入室して参加者を待ちます。参加者が揃ったところでようやく会議が開催されるという流れになるのです。

これに対し簡単操作で定評のあるツールとなると、たった3クリックで会議開催までたどり着くことができます。

具体的な手順としては、最初にツールアイコンをクリックしてオープン。電話帳ボタンをクリックしたら、会議に呼びたい相手をクリックでコールし、会議開催となります。

わずか3クリックだけの操作で利用できるため、特別なマニュアルの用意や、使用方法の説明会を開く必要もありません。
同じWEB会議でも、これほど操作性に差があることをご理解ください。

利便性を向上させるには、画面の見やすさも重要

一般的なブラウザ型システムの場合、WEB会議時に何枚もブラウザが立ち上がってしまうため、ユーザーがそれぞれどのページを見ているのかわからないという問題があります。

しかし、簡単操作なツールであれば、全拠点のユーザーがみな同じ画面を共有して見ているのでわかりやすく、同期が可能になります。
この「画面の見やすさ」という点も、ぜひご考慮ください。

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WEB会議にはこんなに危険があるのをご存知ですか?不用意な選択は大変なことに!