使い始めのコツ:第三回「発言のタイミング」WEB会議を検討・導入頂くお客様から寄せられるご質問と回答を掲載

テレビ会議のちょっとした「コツ」や、製品情報、よく耳にするけれどほんとはよくわかっていない「用語」についての情報をご紹介いたします。

「テレビ会議　“使い始め”のコツ」の3回目です。

前回は、「なんだか使いづらいんだよね」という曖昧模糊とした不満を下記の項目に大まかに分解し、その「よく聞こえない」を検証しました。。
・会話がかみ合わない、スムーズにいかない
・よく聞こえない
・発言しづらい
・相手の様子がわからない

今回は、「発言しづらい」、「相手の様子がわからない」について検証していきます。

この「発言しづらい」、「相手の様子がわからない」は、卵が先か鶏が先かみたいな話かもしれません。
(1)相手の様子がわからないので→発言のタイミングがとりづらい
(2)発言していても、相手（聞き手）の様子がわからないので→話にくい

まさに「空気を読みたい」日本人ならではの悩みかもしれませんね。
でも、そう言って嘆いているわけにはいきませんので、何とか解消していきましょう

(1)相手の様子がわからないので→発言のタイミングがとりづらい

【原因】

会議室に集まって行う通常の会議では、他に発言しそうな人がいないか様子を見てから発言すること が多いのではないでしょうか。発言しそうな空気を読めいないテレビ会議ではその点が、発言のタイ ミングがとりにくい原因になっているかと思います。

【対策】

発言のタイミングを明確にしてあげれば良いわけです。 そのためには、司会進行役がいればその方に発言を促してもらえばよいわけです。 その際にひとつポイントとしては、各拠点毎に発言のタイミングを与えてあげるということです。 全拠点に向かって「どなたか意見のある方は？」と言っても、そこで見えない空気読みが 始まるだけです。そこで、「○○支店さん、何か質問、ご意見ありませんか？」と、拠点ごとに 発言を促してあげる必要があります。

(2)発言していても、相手（聞き手）の様子がわからないので→話にくい

【原因】

これも相手の様子が見えない（=空気が読めない）ために起こっている「話しづらさ」ですね。 通常の会議では 　・ちゃんと聞いてくれているか 　・理解してくれているか など、聞き手の様子をそれとなく気にしながら、発言しているのではないでしょうか。 それが、できないためになんだか「不安になって」話しづらいのですね。

【対策】

そんな話しづらさの対策としては、 　・同じ会議室にいるメンバーの方々には、発言している間は、ディスプレイの 　　方を見ずに発言者のを向いてもらうようにお願いするのはどうでしょうか。 　・発言者がいる会議室では、相手の映像を最大化表示させる全画面表示機 　　能を使用して発言者が発言しながら相手の様子を確認しやすくしてあげ 　　る。特に、伝えたいキーパーソンがいる場合は、その拠点の映像を全画面 　　表示にしてあげると良いでしょう。 　・聞く側の注意点としては、 　　　・自分がいる会議室だけで話をしない。 　　　・自分たちだけで会話をする必要がある場合は、マイクをOFFにするなど 　　　　して全体の会話の邪魔をしない。 　　　・テレビ会議というと、画面をじっと見ていたり、手元の資料をずっと見て 　　　　いたりしがちですが、発言者が目の前にいなくても、うなずいて良いの 　　　　です。いえ、うなずくなり、発言によってはのけぞったり、少し大袈裟 　　　　なくらいリアクションをしてください。 　　　　会議が盛り上がる、活発になるというおまけもつくかもしれませんよ！ 　　　　（＾＾）b