導入実績

がん保険や医療保険。長寿社会を安心に生きていくために欠かせない商品を扱っているアフラック。日本全国に支社を設けており、会議も多い同社では、その移動にかかる時間やコストが課題となっていた。それらを削減し、本来業務に集中しようとエイネットのテレビ会議システム「FreshVoice」を導入。現在、1日あたり15もの会議がFreshVoiceで行われている。

お客様第一という精神を掲げるアフラックでは日本全国に支社を設けており、その数70カ所以上。それだけの拠点を持つ同社には、会議のための出張が多いという問題を抱えていた。例えば本社（東京・新宿）で会議が開催される場合、同じ首都圏にあるアフラックスクエア（東京・調布）から出向いた場合でも、移動に往復1時間はかかる。
「移動時間を減らし、本業に費やす時間を増やすため、テレビ会議システムを導入してはというトップ指示があったのです」こう振り返るのは、IT戦略プロジェクト推進課副長であり、「FreshVoice」導入プロジェクトを担当した箕輪明純氏である。
2010年12月よりツールの調査を開始し、2011年1月からツールの選定を開始。大前提として挙げたのは、ASP型ではなくサーバー型であること。その理由について箕輪氏は「個人情報 が流出するリスクをなるべく排除したかったからです」と語る。ASP型の場合は、会議のデータが外部サーバーで保管される。そこから情報が漏えいするリスクを懸念したというわけだ。

7社の製品の中から、FreshVoiceを選択したのは次の4つのポイントをすべて満たしていたからだ。第一はインターフェースの使いやすさである。「誰でも直感的に操作ができるような画面構成になっている点を評価しました。マニュアル要らずと言ってもいい」（箕輪氏）

第二にActive Directory連携を行うLDAPを実装できること。「PC起動後に改めてログインすることなく、クリック一つでテレビ会議に参加できるようにしたいと考えていたのです。

5月の連休明けには3部門50ユーザーでパイロット展開を実施。その間に、「LDAP連携などのカスタマイズに着手し、6月末にはテストを実施した」と高野氏。

アフラックでは誰もがいつでも会議を開催できるように約4000人の社員全員にIDを付与。各PCにインストールし、本格的な活用が始まったのは8月。本稼働に際してはクラスター化されたFreshVoiceサーバーを2箇所に分散させることで耐障害性を高めた。
すでに3カ月が過ぎたが、「機器との接続マニュアルを用意したぐらいで、特別に何か使い方を指導することもありませんでした。ユーザーからの問い合わせも少なく、現在では一日あたり15もの会議がFreshVoiceで行われています」（高野氏）という。
導入効果については「移動時間およびコストの削減が達成されただけではない」と箕輪氏。例えば大阪にある契約管理部門の場合、東京で会議が開催されると、管理職が出張してしまい、何かトラブルが起こっても判断がすぐにできなかった。

「FreshVoiceを利用した会議であれば、出張する必要がなくなるため、何かトラブルがあってもすぐに管理職が判断できます。お客様第一という精神を大事にしている当社にとって、この点が改善されたのは大きいですね」（箕輪氏）

現在、アフラックのテレビ会議システムは社内ネットワーク内での利用に限定しているが、将来的にはその利用範囲をビジネスパートナーへも広げていきたい考えだ。
「当社の場合、対面販売などの営業活動はすべて提携代理店に任せています。そこで提携代理店との会議や研修をFreshVoiceでできるようになれば、営業担当者の生産性も上がる。 セキュリティの問題もクリアしつつ、代理店とのコミュニケーションツールとして、活用に結び付けていきたいですね」（高野氏）