Web会議の選び方

Web会議の選び方

WEB会議システムと呼ばれる製品はいくつも存在します。それらの製品の中から、自社に最適なWEB会議システムを導入するためには、ただ製品同士の機能比較をするのではなく、自社に必要な機能・サービスをしっかり把握してから製品選びを行うことが重要です。そこで、このページでは、WEB会議システムを選ぶ時に考えるべき10のポイントをご紹介します。WEB会議システムの導入・乗り換えを検討されているご担当者様は、このページを読み進めながら、各ポイントにおいてどんな製品が自社にマッチしているか、また、全ての条件を満たす製品が無かった場合にどのポイントを優先するかを整理してみてください。

Web会議システムを選ぶ前に…

まずは、Web会議システムを導入する目的、Web会議システムの導入によって解決したい課題を明確にする必要があります。これまで、Web会議システムを導入されて、残念ながら上手くWeb会議を定着させることができず、あるいはWeb会議を利用することで他の問題が発生してしまい、Web会議システムの運用を取りやめたという企業も中にはあります。その原因の多くは、導入の目的や解決したい課題が明確になっておらず、ただの性能比較でWeb会議システムを選んでしまったため、自社にマッチしない製品を導入してしまったこと。そうならないためにも、どうしてWeb会議システムを導入するのか、導入することでどんな課題を解決したいのかという点をきっちり整理しておきましょう。

Web会議システム選びのポイント10

1:「Web会議」にするか、「テレビ会議(ビデオ会議)」にするか

まず、「Web会議」と「テレビ会議(ビデオ会議)」のどちらを導入するかを検討しましょう。遠隔地とコミュニケーションが取れるツールには、「Web会議」のほかに、「テレビ会議(ビデオ会議)」もあります。「Web会議」と「テレビ会議(ビデオ会議)」の違いについては、「Web会議とは」や記事でもわかりやすく解説しているので、どちらが自社にマッチしているのか見極めかねているという方は、参考にしてみてください。

2:無料のWeb会議システムにするか、有料のWeb会議システムにするか

Skype(スカイプ)やZoomといった、無料のWeb会議システムはいくつもあります。無料のWeb会議システムを利用すれば費用は抑えられますが、やはり有料のWeb会議システムと比べると、同時接続拠点数(人数)や連続接続時間の制限、通信の安定性、ベンダーのサポートといった様々な点で劣ります。また、無料の製品で一番気になるのが、セキュリティです。無料のWeb会議システムの場合、不特定多数のユーザーが同一のサーバーを経由してWeb会議を行うため、強固なセキュリティ対策がなされていなければ、第三者から自分たちの会議が覗き見されてしまう恐れがあります。費用がかからないからと無料のWeb会議システムを導入した結果、情報漏洩問題に発展したなんて笑えません。そのため、企業全体でWEB会議の制度を導入するといった場合には、可能な限り無料のWeb会議システムではなく、有料のWeb会議システムを導入することをおすすめします。

3:オンプレミス型にするか、クラウド型にするか

「Web会議とは」のページでも簡単にご紹介していますが、Web会議システムには、自社のネットワーク内に専用のシステムを構築するオンプレミス型と、ベンダーがインターネット上に用意したシステムにアクセスするクラウド型の2種類があります。オンプレミス型のメリットは、自社専用のシステムを利用するため外部からの影響を受けにくく、セキュリティ面で安心できるほか、サーバーの混雑による会議の品質低下が起こりにくい点です。しかし、自社のサーバー内にシステムを構築する必要があるため、導入のための初期費用や時間が多くかかり、また、社内にサーバーに詳しいシステムの担当者が必要になるため、導入のハードルは少し高めかもしれません。その点、クラウド型の場合は、普段使っているパソコンとネット環境から、ベンダーが提供するサーバーにアクセスするだけですぐにWeb会議を始められるので、初期費用や時間も少なく済み、手軽に導入することができます。デメリットとしては、セキュリティ対策がべンダーの対応に依存する点と、サーバーが混雑した場合に会議の品質が低下する可能性がある点です。
また、オンプレミス型とクラウド型では初期費用に大きな差がありますが、長期間の利用となると簡単にどちらがお得とは言えません。オンプレミス型の場合は、導入時にサーバーを購入するかレンタルするかでも初期費用やランニングコストが変わりますし、サーバーの保守費用や故障した場合の修理費なども必要になります。クラウド型は月額課金制または従量課金制のため、たくさんの人数で長時間の利用が見込まれる場合には費用が膨大になる可能性が高く、使いすぎには注意が必要です。どちらも一長一短があるので、自社の現在の状況や今後の運用計画に沿って選びましょう。

4:セキュリティ対策が十分か

Web会議から情報が漏洩してしまわないように、セキュリティは万全の態勢を整えるべきです。やはりセキュリティのことを考えるのであれば、自社のサーバー内にシステムを構築するオンプレミス型をおすすめします。自社のネットワーク内でWeb会議を行うので、外部からの干渉を受けにくく、覗き見される可能性も低いです。クラウド型の場合は、インターネットを通してベンダーが提供するシステムを利用するため、どんなセキュリティ対策が施されているかも製品選びの重要なポイント。通信が高度に暗号化されていることは必須ですし、例えば送受信したファイルをサーバー上に残さない、IPを指定したアクセス制限ができるなど、セキュリティ対策の内容はオンプレミス型以上にしっかりと確認しましょう。また、Web会議システムの運用を開始する際には、公共の場所からは重要な会議に参加しない、会議中にアップロードしたファイルはすぐに削除するといった利用ルールを設けることも忘れずに。

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5:何拠点を同時に接続できるか

Web会議システムを導入後は、いくつの会議を並行で行い、いくつの拠点(アカウント)を同時に接続する必要がありますか? 例えば、本社の会議室から、支店や店舗、クライアントのオフィスなどとWeb会議をする場合にはそこまでたくさんの拠点を同時に接続する必要がないかもしれませんが、社員個人のパソコンにWeb会議システムをダウンロードして、社員同士がいつでもWeb会議を開催できるようにしたり、会社全体での朝礼などに利用する場合には、社員の人数分のアカウントを用意して同時に接続できるようにしておく必要があります。同時に開催できる会議の数や、同時に接続できる拠点数は製品によって幅があり、また、その数によってかかる費用も変化します。同時に開催できる会議数や接続できる拠点数が少なくて、必要な時にWeb会議を利用できなかったり、逆にたくさんの拠点を接続できるようにしたけれど、実際には一部の拠点しか利用されず費用が無駄になったなんてことにならないよう、しっかりと事前にシミュレーションを行ってから製品を選びましょう。全社員にアカウントを配布する場合には、採用計画に合わせて少しアカウント数に余裕を持っておいたり、すぐにアカウントの追加が行えるかどうかを確認しておくのが○

6:安定した通信環境で会議が行えるか

通信環境はWeb会議の品質を左右する重要な要素。通信の安定性が高いのは、やはり自社専用のシステムを構築するオンプレミス型です。クラウド型の場合は、複数の企業とサーバーをシェアすることになるため、たくさん会議が行われていると、回線が混雑して接続しにくくなったり、会議の品質が低下する可能性があります。通信環境によるWeb会議の品質の低下が気になる場合には、無料トライアルを申し込み、Web会議が多く開催されそうな時間帯を狙って接続実験を行ってみることをおすすめします。

7:音声・映像はクリアで遅延がないか

相手の声が聞き取りにくかったり、映像の品質が悪いWeb会議は参加者にストレスを与えるため、音声と映像の品質は重要です。ストレスフリーな会議を行うためには、クリアな音声・映像で遅延の発生しにくいWeb会議システムを選びましょう。とはいえ、極端に高品質な音声・映像のWeb会議システムは、同時にたくさんの会議を開催したり、接続拠点数の多い会議を行うとなると、サーバーに高負荷をかけることになるため注意が必要です。素晴らしく高品質でなくても、問題なく会議が行えるレベルであれば、あとは接続するマイクやカメラ、スピーカーで会議の品質を上げるという方法もあります。高品質な音声や映像を売りにしたWeb会議システムは、大きな会議室で大画面を使って会議を実施する場合や、研修などでWeb会議システムを利用する場合に選ぶとベターです。

8:海外とのWeb会議でも快適か

Web会議システムの導入によるコスト削減を一番感じられるのが、海外とのWeb会議です。会議が必要になるたびに海外出張を行なっていたのであれば、Web会議に変更することで、出張費も移動時間も一気に削減することができます。海外とのWeb会議を成功させるために一番気にかけるべき点は、通信の安定性です。日本国内では安定した高速通信が可能ですが、他の国では必ずしもそうではありません。通信環境があまり良くない国とも安定した品質でWeb会議を行える製品を選びましょう。また、相手が日本語以外の言語を話す場合に、会話内容を自動翻訳してくれるWeb会議システムも存在します。このWeb会議システムを選んだ場合には、外国語での会話に自信がない方でも通訳を用意する必要がなくなり、さらに、相手の発言内容をより深く理解できるようになるため、外国語でのコミュニケーションを一層快適にしてくれます。

9:日本語でのサポート対応があるか

日本でメジャーなWeb会議システムの中には、海外メーカーの製品がいくつかあります。海外メーカーの製品を選ぶ場合には、日本語でサポート対応があるかどうかを確認しましょう。日本に販売代理店がある場合には、代理店経由で製品を導入する方が安心です。逆に、日本のWeb会議システムを海外の支店などにも導入する場合には、英語、あるいは現地の言語でのサポートが受けられる製品を選ぶのがベターです。

10:誰にでも分かりやすく使いやすいUIか

会議の開催や参加方法が複雑なWeb会議システムは、使いこなすまでに時間がかかり、Web会議が社内に浸透しない原因にもなりかねません。数回画面をクリックするだけでWeb会議を開催できる製品や、アカウントを持っていない方でも招待URLをクリックすればブラウザから簡単にWeb会議に参加できる製品など、なるべくシンプルで誰でも簡単に使いこなせるWeb会議システムを選びましょう。録音・録画や資料共有の機能は定番で、だいたいどのWeb会議システムにも備わっているため、あまり製品による差はありません。また、Microsoft office 365やGoogleアカウントなど、他のツールと連携できる製品もあります。自社で導入しているツールと連携すると、Web会議のスケジューリングが簡単に行えるといったメリットもあるため、そういった製品を選ぶのもおすすめです。

Web会議システム比較表

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