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Two businessmen talking outdoors while taking coffee break

ドイツの会議とは?テレビ会議、Web会議活用のヒント

ドイツの会議に学ぶ効率的な情報交換、情報共有

ドイツの会議が持つもっとも大きな特徴は、とても短時間で、お互いに持っている情報を交換したり共有していることにあります。 ドイツの企業には社員の情報交換を目的とした会議を行う習慣があります。

この会議の内容は、一つのテーマに対して社員それぞれが自分の意見を言い合い、全員が一通り言い終われば終了、というものです。ただ意見を出し合うだけなので会議時間は短く、参加するかどうかも自由となっています。

このような会議を行うメリットは、一つの議題に関する多くの意見を短時間で取り入れることができることです。参加した社員はその議題をさまざまな観点から見ることができるため、視野を広げることができます。個別に足りなかった情報を集めることもできるでしょう。

参加の自由が認められていることも特徴で、会議前に急な仕事が入って参加することができなくても、咎められることはありません。また、会議の書記が議事録を社内共有フォルダにアップしてくれるため、参加できなかったとしても情報を得られないということがないのです。

日本の会議とはだいぶ違った特徴を持つドイツの会議ですが、情報交換と情報共有という観点で見れば、これほど効率的な会議方法はありません。そしてこの会議の手法は、テレビ会議、Web会議ととても相性の良いものです。

特にWeb会議であれば自席で繋げっぱなしでも参加が可能なため、会議のためにどこかへ出かける必要さえありません。ドイツのような生産性の高い会議ややりとりも、実現可能だといえるでしょう。

テレビ会議、Web会議で可能になること

テレビ会議、Web会議の利点といえば、環境さえ整っていればいつでも、誰とでもコミュニケーションができるようになることです。遠くにいる人と直接会おうとすれば、移動に時間がかかり、出張費や宿泊費も必要となります。

しかしWeb会議であれば、専用ソフトウェアをインストールしたパソコンを持っているだけで、面と向き合った会話を始めることができます。これにより、必要な時に必要な人と会議を行うことができるため、情報交換と情報共有が常に可能となるのです。

また、システムはネットワークに接続しているため、パソコン内のデータのやりとりをすることもできます。言葉だけでは伝えられないことも非常にわかりやすいかたちで送ることができますし、データに手を入れなければならなければすぐに訂正し、新たな情報として共有することができます。

企業で専用機を持っているならば、離れた場所で大勢でのテレビ会議も可能です。会議室と会議室を繋ぐことで、より密度の濃い、専門的な話し合いの場を用意することができるでしょう。

もちろん通常の会議だけでなく、前述のドイツの会議を真似た意見を出し合うだけの会議も可能です。海外など遠くの場所と繋がっていれば、特に生産性の高い話し合いをすることができるでしょう。

高い利便性があるからこそ気をつけるべきこと

テレビ会議、Web会議を導入するうえで気をつけたいのは、システムを使用する目的を間違えないようにすることです。 ドイツの会議に比べて日本の会議は、参加する人のほとんどが意見を言えず、結論が出ないまま長々と時間がかかってしまうという欠点があります。

テレビ会議やWeb会議は場所を選ばずに会議を行える優れた利便性を持っていますが、そうして行った会議で同じことをしていると、逆に時間をとってしまう可能性があります。

また、専用機を用いるテレビ会議はそれだけコストも上がり、設置した会議室でしか使えなくなるなどの制限もかかってしまいます。なのである程度の頻度で会議を行えなければ、費用ばかりが高くついてしまうといった危険性もあるのです。

システムには用途に応じたいくつかの種類が用意されているため、どのような目的で使用していくかを明らかにしておき、必要なものを選ぶようにしましょう。たとえば遠方にいる個人との情報のやりとりだけが目的ならば、パソコンと周辺機器があれば利用できるWeb会議がおすすめです。

このように、テレビ会議、Web会議は、情報の交換をしたり共有していくために高い生産性を発揮することができます。しかし用途を間違えると、コストばかりが高くつくものになってしまうのです。
システムを最大限に利用していくためには、ドイツの会議における考え方をどれだけ実行できるかが重要となりそうです。