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WEB会議システムの比較ポイント|価格や機能などの選ぶポイントは?

近年、グローバル化やリモートワークなどの普及により、気軽に利用できるWEB会議を開く会社が増えています。また、予算はどれくらい必要なのでしょうか。WEB会議システムの価格や機能や特徴などについて説明します。

WEB会議室システムの重視すべきポイントは?


まずは、次の機器が必要となります。

・パソコン
・Web 会議システム


このWeb 会議システムというのは、PCやスマートフォン上で使うアプリケーションをインストールするものです。いろいろなアプリケーションがあり、それぞれに機能や利用方法も違います。

基本的には、テレビ電話のような機能と思っていただけるとわかりやすいでしょう。お互いの顔を映したり、いくつかの拠点でつながっていたりする場合では「画面を分割する」「PCの画面を映しだす」などの機能をもっています。

個人のミーティングなどでよく使われる利用料金がフリーのサービスだと、Googleが提供しているハングアウトやSkypeのようなクラウドアプリケーションがあるでしょう。また、その他にもテレビ会議システムなどのWeb会議システムと似たサービスもあります。


こちらの Web 会議システム、例えばテレワークや現場からの報告、打ち合わせなど、1対1の会議での場合には無料で使い放題のWeb 会議システムでも可能です。

しかし、企業で使う会議システムの場合には、ある程度コストがかかってもセキュリティやサポートがしっかりしている月額有料の料金プランの会議システムを契約して使うことをおすすめします。

まず、ビジネスシーンで使う場合に一番気になるのはセキュリティでしょう。「会議に不正にアクセスして会話を盗み聞きする」「ネットワークを利用して共有しているファイルをダウンロードする」などの危険性から守ってくれる機能をもった会議システムを選びましょう。

具体的には、「会議に参加する人にパスワードを設定する」「データを送るときに暗号化する」といったそんなセキュリティのオプションがついているシステムが比較的安全といえます。


さらに、有料の会議システムでは、使いやすさの面でも多少の違いがあります。 「同時接続が簡単にできる」「録音が簡単にできる」「録画機能がついている」などビジネスシーンで便利な機能も。

多人数の会議の場合には、ちょっと気になってくる声の遅延「ラグ」も少なく、「音が聞こえない」「使い方がわからない」といった問い合わせにもリアルタイムに応じたりしてもらえる、サポートデスクを用意しているところもあります。

こちらの有料会議システムの相場は、会議の拠点1か所につき1万円程度の料金設定のところが多い傾向です。



快適なWEB会議を開催するためにあると良い設備


会議で必要なのは聞き取りやすい音声です。特に長時間の会議になると聞き取りにくい音にストレスを感じることも少なくありません。例えば、「ブツブツと音が途切れる」「音が悪くて聞こえない」などは、利用時間が長いと内容に集中できませんし会議の進行にも影響を与えるでしょう。

より快適な会議のためのスピーカーとして、付属していると便利なのがエコーキャンセルという機能です。電話をしていて音が響いたり、不快な音が聞こえたりすることありませんか?これがエコーバッグといわれる現象で、エコーキャンセル機能はこれを取り除いて聞き取りやすい音にしてくれます。

また、出先など人が多い場所での会議や、機械が動いている現場からの会議をしたい場合もありますし、静かな会議室の中でもエアコンの音などはあります。そのようなザワザワした周りの音を消してくれるのが、ノイズキャンセラーです。この機能が付いていると非常に高音質でクリアな音に聞こえます。


次に形状です。1人で使うなら卓上型のスピーカーマイクが便利、置く場所が必要なく、動いていても使えるヘッドセットタイプもおすすめです。

中小規模のweb会議で使うのであれば、会話の真ん中に置くフラットのタイプのマイクスピーカーが便利です。マイクとスピーカーが一つになっていると、同じ場所に話しかけて同じ場所から音がするので違和感がないのもメリットです。

設備のない会議室にも持っていって設置ができる、ポータブルタイプやワイヤレスなスピーカーもあります。

1人用のヘッドセットであれば、専用のものではなく一般的な製品で3,000円程度から機器を購入することが可能です。数人の会議ならエコーキャンセルに対応している1万~2万円のスピーカー端末がおすすめ。

大人数で広い会議室を使う場合には、遠いところにいる人の声もしっかり集音してくれたり、ノイズをカットしてくれたりする5万円程度のスピーカーを用意していただくと快適です。


カメラも1人であれば、PC のWebカメラやスマホのカメラなども使用することができます。複数人での会議ならWebカメラが便利です。最近ではリーズナブルで高品質のものが多くなっています。

小さい会場の場合はカメラが付いてマイクも付いてスピーカーも付いている、オールインワンのカメラも設置が簡単です。ある程度大きな会議なら一度に映せる範囲が広い、広角のカメラをおすすめします。

さらに、全体だけでなく、「話している人を映したい」「手元の資料を映したい」といった希望も出てくると思います。そういった場合には、ヘッドが動いてズームもできるカメラがおすすめです。値段は高くなりますが、リモコンを使ってスムーズに遠隔操作ができるものもあります。



WEB会議システムに必要な初期費用の総額は?


Web会議システムの価格としては、初期導入で一体総額でどのぐらいの初期費用がかかるのでしょうか。

1対1の会議の場合なら、フリーの会議システムを使用したとします。

スピーカーはノートパソコンのでも大丈夫ですが、ヘッドセットやUSBでつなぐ卓上タイプのスピーカーを採用したとしましょう。こちらは2,000円程度。ウェブカメラも3,000円程度の一般的なものとします。そのため、総額約5,000円で会議システムが用意できます。

次に拠点が2ヵ所程度、数人程度の小規模な会議の場合を考えてみます。

会議システムは有料のものを使ったとして、拠点が2ヵ所なら2万円程度です。スピーカーは、会議用のマイクスピーカー1万~2万円程度、カメラはWebカメラであれば3,000~1万円程度になります。全部で高くても最大で5万円程度あれば用意できます。

では、大規模な会議の場合はどうでしょうか。

拠点数が5ヵ所と人数が多い場合には会議システムが5万円で、高品質なスピーカーを使いますと5万円程度になります。カメラはリモコンのついた顎操作可能なカメラを使って3万円程度です。つまり、全部で約13万円のという金額でWeb会議システムができあがります。

会議の規模だけではなく内容や利用頻度などにもよりますので、用途や必要に応じて周辺機器をカスタマイズしてみてください。



まとめ

Web会議を始めるための予算を見てきましたが、いかがだったでしょうか。
予算は大規模な会議を行う場合でも、十数万円と意外と安いと感じた方も多いと思います。
必要な設備は会議の規模や利用人数によって異なります。
安全で円滑な会議を実現するために、必要十分で最適なシステムや機材プランを検討してください。




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