お電話で問合わせ
Web会議フレッシュボイスTOP > 提案します!Web会議入門 > 導入事例で学ぶWEB会議活用術 > ネット会議の5つメリットとは?会議で出来なかった事が可能に!
Business man making a presentation in front of whiteboard. Business executive delivering a presentation to his colleagues during meeting or in-house business training.

ネット会議の5つメリットとは?会議で出来なかった事が可能に!

それぞれの会議のメリットとデメリット

従来の会議のメリットには、以下の点が挙げられています。


・非言語情報を使ったやり取りができる。

・情報化が早くできる。

・結束を固めることができる。

・場の空気を読みながら柔軟に会議の進行ができる。

・緊張感を持って会議に参加できる。

非言語情報を使ったやり取りは、通常の会議でしか見られない特徴のひとつです。ちょっとした仕草や相手の表情などその場にいなければ見えない情報は意外と重要な場合も多く、全員の反応を見ながら会議を進められるという点ではメリットだとされています。

そして、こうしたノンバーバル・コミュニケーションは、語り手の思い通りに相手を説得できるという特徴があります。たとえば、少し話のテンポを早くする場合。そうすることで、聞き手は話に熱中し、どんどん話し手のペースに飲まれていきます。 さらに、満足度を高めるためには、出だしで少しアップテンポに話し、専門用語を織り交ぜながらスピーディに話します。 なぜなら、特に初対面やあまり親しくない関係性で会議に出てきた場合、聞き手はあまり話し手のことを信用していないからです。

そこで、アップテンポで話すことで、聞き手をぐっと話に熱中させることができるのです。 そして、ラポール(信頼)を形成した後は、少しテンポを落として、満足度を高めます。こうした心理学を使ったテクニックは、ある意味で高度なノンバーバル・コミュニケーションなので、リアルな従来型の会議でもっともパワーを発揮します。

ウェブの会議では、こうした心理的な駆け引きができない傾向があります。 話が本当に面白い人、心理戦に長けた人、そして人を魅了するエネルギーのある人は、こうしたノンバーバル・コミュニケーションが得意なので、従来の会議でポテンシャルを発揮できるのではないでしょうか。

また従来の会議のデメリットとして、以下の点が指摘されているようです。

・指定された場所に移動しなければいけない。

・交通費などのコストがかかる。

・スケジュール調整をして時間を空けなければいけない。

・会議中は自分の仕事ができない。

・会場のセッティングが必要。

特にデメリットとして大きいのは時間を拘束されてしまう点やコストであり、自分の仕事に支障が出てしまうところを問題視する人も多いです。 ではネット会議のメリットはどのようなものがあるのかというと、以下の点が挙げられます。


・インターネット環境が整っていればどこからでも会議に参加できる。

・移動する手間がなく、個々のコストの負担が少ない。

・会場を準備しなくていいのでセッティングの手間がない。

・資料や画像を共有できる。

・ほかの作業をしながらでも会議に参加できる。

またデメリットには以下の点が挙げられているので、メリット以外にも目を向ける必要があります。

・インターネット環境によっては接続が不安定になる。

・音声が途切れたり聞こえにくいなどのトラブルが起きる可能性がある。

・接続や音声トラブルが起きると会議の継続が難しい。

・事前にネット会議のシステムを導入しなければいけない。

・雰囲気や個々の様子を読み取りにくいので、会議の進行が難しい。

このように、インターネット環境を利用しているからこその不具合が起きる場合もあります。このためネット会議をする場合は、事前に環境のいい場所かどうか確認しておく必要があります。

web会議

会議のデメリットをネット会議で解消しよう

通常の会議にもデメリットばかりではなくメリットはありますが、費用や時間の負担は決して軽いものではありません。このような通常の会議で起きてくるデメリットはネット会議を導入することによってほとんど解消することが可能です。

また会議そのものを円滑に進めることができるツールとしても注目が集まっていますし、従来の会議では実現が難しかったペーパーレス化が可能である点も話題を集めています。 このためなかなか会議の実用性や必要性が実感できない場合には、ネット会議を導入してみるのがおすすめです。

さらに、上で空気をコントロールできることが従来の会議におけるメリットだという話をしましたが、考えてみるとそれが本当にメリットかどうかは疑わしいものです。特に日本企業の会議においては、この「空気」こそがやっかいなのです。

上の人に逆らえないという空気。新人は発言権がないという空気。そしてその空気を読まずに発言した人は一時的には喝采を浴びても、長期で見ると異端扱いされてメインストリームに残れないという空気です。

声の大きい人の発言が通ってしまうというところが、日本企業の会議では顕著です。 新人の声が届きづらく、そしてより声が大きい、すなわち権力が強い人の意思で、合議がなされてしまうのです。

これは本当にいいことでしょうか。日本企業の管理職は大部分が男性で、さらには40代から60代と、かなり偏っています。終身雇用と年功序列が働いていた頃は、まだこの矛盾が大きく露呈しなかったのかもしれませんが、企業がやれダイバーシティだ人権だ男女平等だという時代においては、権力者が空気で意思決定するという会議は、そぐわなくなっているのです。

それなら、新人も女性も障害者も非正規雇用も、発言しやすいネット会議に切り替えて、多様な意見をつのってみてはどうでしょうか。ダイバーシティはただ単に人材不足をさまざまなリソースで補うだけではありません。多様性こそが組織の力を強くし、生産性を高め、社会を良くすることに一歩近づくのです。

企業活動とは、社会貢献に対してリターンを得ることですので、企業がダイバーシティを進めることは、非常に重要なことなのです。ウェブ会議・ネット会議は、そのお手伝いを進めるツールという側面もあります。


複数拠点でWeb会議を行うことのメリット!

Web会議はさまざまなシーンで活用可能です。本部と支部をつなぐこともできますし、ある事業部での会議中に、出張先から重要人物がタブレットで参加することもできます。そして、複数拠点でWeb会議を使うこともできるのです

複数拠点でWeb会議を使おう

たとえば、本社で社長訓話を一斉にブロードキャストするだけなら簡単です。 社長が話しているPCのスペックは、そこそこハイスペックなものにしないと、聞いている社員の映像が多数送られてきますので見えなくなってしまいますが、基本的にはマイクセットもひとつでよく、あとの訓話を受けている側はつなぎっぱなしでスピーカーをONにするだけで良いのです。

これが、事業部の会議中に、外に出ているキーパーソンにタブレットで参加してもらうときも、それほどスペックは必要ありません。

しかし、複数拠点で同時接続となると話は別です。 コミュニケーションを取ることが主眼になるため、マイクもスピーカーも、そしてWebカメラもそこそこのスペックでなければなりません。

そして、同時に多拠点の映像を写し込み、リアルタイムにインタラクティブな会話をしなければなりませんので、結構パソコンのリソースを食う面があります。

他にも複数拠点でWeb会議を行うメリットはあります。 たとえば、これまで東京と福岡とソウルに拠点があったとき、どこで会議するかは非常に重要な問題でした。いくら福岡とソウルとはいえ、日帰りででかけるのはビジネスパーソンの体力と気力を大幅に奪うのです。それに、こんなむちゃくちゃな遠距離会議をおこなていては、家事育児を負担してる社員や、時間が限られている社員、そして家事をしてくれる家族のなんらかのサポートがない社員は、参加できなことになってしまいます。

必然的に、距離を伴う会議に参加できるのは、体力があって、家族のサポートがあって、さらには時間的にも仕事にコミットできる社員だけになります。ひと昔前までならそれで何の問題もなかったかもしれませんが、いまはワーク・ライフ・バランスの時代です。

しかも、日本の内需が減っていって、海外に拠点を展開していくのが当たり前の時代になってきました。 よって、長距離の出張を無茶に行っていると、スタッフの体力も気力も削ってしまいます。福岡の社員だから、人件費の安いソウルの社員だからといって、東京に呼びつけていいとはいえません。そこで、Web会議です。

Web会議があれば、複数拠点間で打ち合わせができるので、あとは時差の調節だけです。 人と人が、オンラインで集まる形態である以上、時差の問題は避けられません。 時間だけ調整すれば、あとはWeb上でメンバーが集結し、いつでも問題のテーマについて話し合いを重ねることができるのが、Web会議の特徴です。

多拠点でWeb会議を使うことのメリット

多拠点でWeb会議を使うことのメリットは、組織がフラットになることです。 縦割り組織では多拠点会議はできないので、横のつながりがしっかりしているフラットな組織こそ、Web会議をつかって生産性向上するのにふさわしいのです。

Web会議があれば組織改革・機構改革が可能だとまでは申し上げられませんが、機構改革をしてフラット型の組織にすると、多拠点間でWeb会議が可能となるので、仕事力が飛躍的に向上します。

Web会議を行い、横型の組織でなんでも言い合える関係を作り上げることこそが大切です。Web会議はそのお手伝いをしてくれるものなのです。

複数拠点・多拠点で会議ができれば、強い組織が出来上がります。結束がかたまり、多様性を内在させながら、チームワークが非常に良くなるのです。従来の会議におけるメリットはそのままに、オンラインで会議するだけで、フラットかつパワフルな組織ができあがります。ぜひ、Web会議を検討してみてください。

Web会議にすればメリットは多数です。 実際の会議にも良い面はあるのですけれど、それは少し前の時代にあったメリットであって、今後の仕事はWeb会議にシフトしてくるものと思われます。