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Web会議はどう使う?Web会議システムの導入事例を紹介します!

分野別!Web会議システムの導入事例3選

Web会議システムは、様々な分野での活躍が期待されています。行政機関からIT業界まで広くWeb会議システムは導入されています。

・官公庁の導入事例~京都市役所の場合~

京都市は、市内に14ある区役所・支所をWeb会議で結んでいます。主に、災害時の危機管理を迅速にするためにWeb会議は導入されましたが、平常時も打ち合わせに利用する等、日常的に運用されています。

地域で災害が起こった時、行政の役割は重大です。迅速な現状把握と、適切な指示が求められますが、災害の状況によっては責任者がすぐに現地に向かえないこともあります。そのような時、Web会議は非常に有用です。現場の様子をリアルに把握することができるからです。時に、市長や区長は、重大な決断をする必要があります。

そのような場合も、他の区長や役職者の顔を見ながら相談できると言うのは、独断に陥ることを防ぐことに繋がります。また、他の行政職員にとっても自分とは関係のない地域で起こった災害をリアルタイムで確認することができる為、危機感が高まり、危機管理の面で非常に効果があります。
https://www.freshvoice.net/results/results8.php(京都市役所の事例)

・海外とのWeb会議への導入事例~協立化学産業株式会社~

海外に拠点がある企業の場合、海外とのやり取りも頻繁に行う必要があります。ですが、電話での打ち合わせは時差の問題があったり、言葉だけではうまく伝わらないという弊害があります。会議のたびに、国外へ社員を移動させるというのも現実的ではありません。

その点、Web会議を導入すると、海外にいる社員ともスムーズに会議を行うことができます。協立化学産業株式会社では、Web会議導入以前は、会議の必要があったにも関わらず、海外に拠点がある社員との会議をすることを諦めていたという実情がありました。

ところが、Web会議を導入することで、週に3回の営業報告会議を開催することを実現できるようになりました。Web会議では同方向だけではなく、複数方向での会議も可能です。通信費や移動費の負担も軽減でき、社員間の情報共有も可能になります。
https://www.freshvoice.net/results/results12.php(協立化学産業株式会社の事例)

・年配者でも簡単に操作ができるという導入事例~社団法人日本産業カウンセラー協会~

全国に拠点がある企業や団体では、会議のたびに宿泊費や移動時間がかかります。ですが、Web会議であれば自分の在籍する支所にいながら会議に参加することが可能です。

これは、コストの面だけでなく、移動が身体的に大変な年配の方が会議に参加する面でもメリットになります。Web会議と聞くと、「何だか難しそう。」と感じる方もいるかもしれません。ですが、Web会議システムは、年配の方でも簡単に操作をすることができます。

Fresh VoiceによるWeb会議システムは、煩雑な操作が不要なため、パソコンに不慣れな方でもすぐに操作できることが可能です。年配の方が多い企業や団体でも導入されています。
https://www.freshvoice.net/results/results13.php(社団法人日本産業カウンセラー協会の事例)

まとめ

Web会議を実際に導入されている事例を紹介しました。Web会議は、緊急を要する会議、海外など遠方の方との会議、全国に支社があり会議のために集まることが困難な場合等に多様な使い方が可能です。また、若い方だけでなく年配の方やパソコンに不慣れな方でも簡単に操作ができる仕様になっています。

Web会議を導入することで、会議の質が向上し、会議のためのコストの軽減が期待されます。導入事例を参考に、ぜひWeb会議を積極的に運用してくださいね。