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Web会議、会話するだけなんでもったいない!様々な機能をご紹介!

Web会議の押さえておきたい4つの基本機能

Web会議の基本機能は、大きく分けて4つあります。基本機能を押さえるだけでも、かなり効率がアップしますよ。 一つ目の基本機能は、セキュリティ対策機能です。Webを介しての会議と言うと、会社の機密情報や顧客の個人情報等のセキュリティ面が気になりますよね。Web会議システムではほとんどの製品で会議の内容の通信を暗号化することが可能です。

セキュリティ機能について、運用者が理解するとともに、確実にセキュリティ機能を利用することを徹底することが、安全にWeb会議を使うためのポイントです。

Web会議システムは、設備導入型のオンプレミス型とサービス導入型のクラウド型があります。オンプレミス型の場合、導入する企業のセキュリティ方針に沿ったセキュリティ対策ができます。一方でクラウド型では、サービス提供者によってセキュリティレベルは様々です。事前にチェックしておくと安心ですね。

二つ目の基本機能は、リアルタイムで複数人と会議ができる機能です。Web会議の醍醐味ともいえる基本機能ですが、この機能によって遠方や海外の社員との会議が可能になったり、多忙で集まれない社員の会議が可能になったりします。

高速通信機能が発達し、遠方でも音声や映像に違和感なく会議をすることが可能になりました。ですが、製品によっては音声が途切れたり映像が不鮮明になることもあります。会議の目的に見合った品質になっているかを確認しておきましょう。

三つ目の基本機能は、会議参加者が情報を共有できる機能です。ホワイトボード機能と呼ばれる機能では、実際のホワイトボードのように図や文章を全員で共有しながら書いたり見たりすることができます。専用のペンタブレットを利用すれば直感的にホワイトボード機能を活用できるので、マウス操作やタイピングが苦手な方にもおすすめです。

また、会議に重要な資料やレジュメは、ファイル転送機能を使えばあっという間に共有することができます。会議中に急に追加になった資料や訂正もリアルタイムで行えるので、やりとりが煩雑になることがありません。

四つ目の基本機能は、端末のリモート操作機能です。パソコンに不慣れな方は、時に操作方法が分からなくなったり、間違った操作をしてしまうこともあります。そのような時にリモート操作機能を利用すれば、自分のパソコン上から相手のパソコン操作をすることが可能になります。

言葉で説明することが難しい場合も、すぐ隣で操作方法を教えているのと同じ感覚で操作方法を教えることができ便利です。会社のヘルプデスクに応用することで、IT管理の部署の負担軽減にもつながりますよ。

これは便利!FreshVoiceの特徴的な機能とは?

FreshVoiceは、純国産のWeb会議システムであり、オンプレミス型、クラウド型どちらにも対応している為、銀行や行政機関等セキュリティ対策に敏感なところから、手軽にWeb会議を導入したいところまで幅広く利用されています。

FreshVoiceでは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット等の端末からも会議参加が可能です。地図機能がある為、モバイル端末で会議に参加している人の現在地を確認することができます。会議参加者が現在どこにいるのか一目でわかる為、非常に便利です。

また、FreshVoiceには、録画・録音機能がついています。会議には議事録の作成が必須ですが、この機能のおかげで議事録作成の負担を軽減することができるでしょう。会議の記録に夢中で、発言することや議論に参加することができずに不完全燃焼で終わってしまったという話もよくあります。FreshVoiceの録画・録音機能を利用することで、会議中は会議にしっかりと集中することが可能になります。

更にFreshVoiceでは、わずか3クリックでWeb会議を開催することができます。最大で200もの拠点と同時に会議を開催することができ、開催途中の会議に途中参加することもできます。この特徴によって、より自由に簡単に会議を開催することが可能になります。

FreshVoiceは、もちろんWeb会議の基本機能を兼ね備えています。その上で、更に特徴的な機能があります。Web会議の便利な基本機能に加え、FreshVoiceの特徴的な機能を加えることで、より快適でスムーズな会議運営が可能になるでしょう。