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Web会議を録音、録画する為に必要なものと準備すべきこととは?

Web会議システムと録音・録画

音がちゃんと出ない。声を拾わない。 これらのような音声トラブルはPC会議ではつきものだと言えるでしょう。 しかし、これらのトラブルを最小限に抑えることは可能です。そのために必要なことが、正しい手順で音声設定を行うこと。 スムーズなPC会議のために音声設定を確認することが大切です。

正しい音声設定の手順

Web会議システムとは、離れた場所にいる人同士をインターネット回線を活用してつなげるというものです。遠隔地にいる者同士の音声や画像、そして文書・画像資料などといったものものをインターネット上で共有することが基本機能であり、これらの機能が備わっているならば、Web会議ということができます。

つまり、販売されている多種多様なWeb会議システムには、必ずしも録音・録画機能がついている必要はありません。 Web会議システムとして提供されているものの中には、無料で提供されているものも数多く、それらを使用した場合、録音・録画機能が付いていない場合が多いでしょう。

もし、無料のWeb会議システムを利用したうえで、録音・録画までを行いたい場合には、追加オプションとして有料でサービスを受けることが基本的には必要です。しかし、中には録音・録画機能も無料でついているWeb会議システムも存在しています。 一口に録音・録画機能といっても、どのようにして録音・録画をして、その記録画像をどのようにして使用することができるかも、それぞれのWeb会議システムによって異なります。

どのような規模や様式の会議を行い、その記録をどのように活用していくことが多いのかを検討したうえで、導入するWeb会議システムを検討することが重要となります。これを比較検討しなければ、無駄な出費となるかもしれません。

録音・録画に必要な機材

Web会議は基本的には、遠隔地同士をつなぐ会議ができていれば問題がありません。録音・録画機能が付いていなくても構わないので、Web会議を録音・録画するためには、専用の機材が必要となることがあります。 Web会議をパソコンを使用して行う場合、パソコンに付属しているカメラやマイクを使用して録音・録画をすることも可能です。

しかし、カメラに備え付けられているカメラやマイクを使用して録音・録画をしようとすると、満足のいく質の良いものができない可能性があります。

というのも、パソコンにあらかじめ備え付けらえているカメラやマイクの機能は、パソコンを使用してのテレビ電話などを使用する場合に活用することが多く、Web会議のためのものではないからです。備え付けの設備で録音と録画ができないこともないですが、慣れるまでに時間がかかったり、音声データにパソコンのキーボードを操作する音が入り込み、うまく聞き取れないということもあり得ます。

そのような事態を避けるためには、専用の機材をそろえることが必要です。 Web会議の録音・録画をきれいに行うためには、パソコン専用のカメラと集音マイク、そしてスピーカーが必要となります。録画をするためにはカメラが、録音するためにマイクが、そして会議の相手の音も録音するためにスピーカーが必要となるのは当たり前ですが、一口にカメラやマイクなどといっても機能も多種多様です。

会議に参加する人数が少ないならば、一方向のカメラやマイクで問題ありません。しかし、参加する人数が大人数になる場合は、すべてを録画・録音することができなくなります。360度録画できるようなカメラやエアコンや会議室外の雑音を省くようなマイクを使用すれば、より一層質の良い記録となるでしょう。

代表的な機材としては、NTTやYAMAHAなどで製造されているスピーカーマイクが挙げられます。スピーカーとマイクを独立させるものがあるほかに、YAMAHAのPJP-20URはエコーキャンセラーが内蔵されたタイプのスピーカーマイクです。

カメラもロジクールやリコーなどで製造されており、ロジクールのBCC950はリモコン操作が可能なカメラとして、リコーの全天球カメラは360度撮影することができるカメラとして注目を浴びている製品です。

録音・録画をする前に

Web会議を録音・録画するためには、カメラやマイクなどといった機材をそろえるだけでは、うまくできません。必要な準備をしなければ、会議の内容がしっかりと記録されていないという状況になることもあります。

まず、準備した機材をパソコンなどのWeb会議システムの媒体と接続し、設定を行うことが必要です。カメラやマイクというものは、ただ単に接続しただけでは、録音・録画はできますが、音が小さすぎてうまく聞き取れなかったり、画質が暗すぎたりといった問題が生じる可能性も少なくありません。

これらをあらかじめ設定することで、はじめてうまく記録できるようになります。 また、準備した機材の性能をしっかりと確かめることも必要な準備のひとつです。カメラを設置しても、カメラの撮影範囲から外れて移動してしまっては、画像が残りません。

カメラやマイクが、どこまでの映像や音声を拾うことができるのかを確認し、それに沿ったWeb会議をする必要があります。

FreshVoiceの録音・録画オプション

Web会議システムを提供しているFreshVoiceでは、録音・録画オプションがついており、録音・録画を活用した様々なサービスを提供しています。その特徴は、FreshVoice製品情報ページである(https://www.freshvoice.net/products/option.php)に詳しく記してあります。

これによると、通常の録音・録画によって会議の内容や資料までを記録して、会議の議事録として活用することから始まり、報告書の作成の手助けとなるほか、会議が参加できなかった人が後で視聴することも可能です。これらの作業を誰であっても、簡単にできるようにサービス提供がなされています。

また、カメラの遠隔操作や自動応答機能を搭載されており、非常に便利です。この機能により、単なる会議の記録という観点だけではなく、会議室の空き状況や利用状況を把握するとともに、作業現場などを本部から確認する作業も可能となり、コストや無駄の削減につながっています。