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Web会議システムのネットワーク環境を見直して、快適な会議を!

Web会議システムはネットワーク環境に依存する

Web会議というものは、遠隔地同士をつなぐ便利なシステムですが、常に万全の状態で行うことができるというわけではありません。音声が途切れたり、画像が乱れたりといった問題が生じる可能性もなくはありません。この原因は、単にWeb会議のシステムに慣れておらず、うまく設備を活用できていないだけの可能性もありますが、ネットワーク環境に問題がある場合もあります。

Web会議は、通常インターネットのネットワーク回線を活用して行われます。ネットワーク回線は、様々な会社から提供されているものですが、どのようなプランに加入しているかによって、通信できるデータ量などが変わってきます。Web会議を導入するまで、問題なくネット回線が利用できたとしても、Web会議を導入したことによってうまく通信できなくなくなることも少なくありません。

Web会議では、映像データからはじまり、音声データ、資料の文書・画像データなどといった、様々なデータのやり取りを行い、これは非常にデータ量が重いです。そのため、Web会議を導入することによって、導入前の通常データよりも一気にデータ量が増えて、対応できなくなり、結果的にWeb会議がうまく進めることができなくなってしまうのです。

また、通信速度の問題ばかりではなく、ネットワークデバイスやファイアーウォールなどといったネットワーク環境の安定性に問題があり、Web会議がうまく進まないこともあります。

ネットワーク環境に重要な回線帯域

ネットワーク環境を整える上で、非常に重要なものが、回線帯域です。 回線帯域とは、データ通信において使われる周波数の幅のことを指しています。通信において使われる最低周波数と最高周波数の幅のことです。アナログ回線において活用されてきた言葉でしたが、デジタル回線においても比喩的に利用されることになり、転送可能なビットレートを指しています。

回線帯域が狭いと通信速度が遅く、回線帯域が広いと通信速度が速くなります。 快適な通信環境・ネットワーク環境を整えるためには、この回線帯域がどのようになっているかを確認することが重要です。利用している回線帯域が十分でない場合は、Web会議の音声や映像が途切れる可能性があるので、回線帯域を広げるか、Web会議のデータ量を小さくする必要があります。

反対に、回線帯域が十分広ければ通信は不備なく可能ですが、オーバースペックな回線の場合、無駄なコストを支払うことになります。使用するWeb会議のデータ量と通常利用のデータ量を把握したうえで回線帯域を決めることが必要です。

無線LANと有線LAN

ネットワーク環境をうまく整えるためには、パソコンとルーターとの接続状況も重要です。 従来、パソコンとルーターを接続するためには、LANケーブルを活用して接続することが一般的でした。これを有線LANと呼びます。しかし、技術が向上したことにより、LANケーブルを活用することなくワイヤレスでパソコンとルーターを接続できる技術が生み出されました。

これが無線LANです。今や無線LANであっても通信速度や安定性が向上して主流となっていますが、有線LANが劣っているというわけではありません。Web会議を無線LANで接続して行っているうちに、音声や映像が途切れるというトラブルが発生することがあります。

それはルーターの性能やルーターからの電波出力が小さい、あるいは一つのルーターで多くの人が利用していることによって、データ送受信がうまくいっていないことが考えられます。この場合、無線ルーターの近くへと移動するか、有線LANを活用して解決可能です。

有線LANは、無線LANよりも、通信速度が速く、安定性もあるという特徴があります。データ量が多いWeb会議を頻繁に行うならば、有線LANへと切り替えてネットワーク環境を整えることも必要となります。

海外とつなぐWeb会議

Web会議は、国内の遠隔地同士をつなぐばかりで活用されるのではありません。海外にいる人同士をつないで会議を行うことも可能です。しかし、海外とのWeb会議を行う場合は、専用の技術を有しているWeb会議システムを導入しなければ、ネットワーク環境が整わずに、スムーズな会議が進められない可能性があります。

海外とのWeb会議が多い場合、どのシステムを導入するかは、実績の豊かさや翻訳などのサービスの充実、提案・サポートが的確であるなどといったことがポイントとなります。同様にして、ネットワーク環境が安定しているかどうかも重要なポイントです。

海外との通信は、インターネット環境の違いから通信が安定しない場合があります。これを安定させるための技術やほかのサポート体制がしっかりしているWeb会議を選ぶことが勧められます。

快適なWeb会議へ

快適なWeb会議とは、音質が一定で安定している会議です。音声が飛んでしまったり、途切れてしまったり、雑音が入ったりといった不具合が生じると、会議内容がわからずストレスがたまることになります。 音質を安定させるためには、どのような場所でどのような機材で会議を行うかといったことも重要ですが、ネットワーク環境も大切です。

通信速度が遅かったり、セキュリティが安定していないと、音声データのやり取りがうまくいきません。 Web会議システムの導入の際には音質がしっかりとしているものを選ぶことが重要です。導入の手間を省くために、簡易で安価なシステムを選びがちですが、安易に選んでしまうとネットワーク環境が悪化したり、機材サポートが十分でなく、結局うまく会議が進められないこともあるので、注意が必要でしょう。