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クラウドで、タブレット会議をはじめよう

クラウドとは何か

IT技術の発展とともに、クラウドという言葉がよくつかわれるようになってきています。しかし、多くの人々がクラウドというものがどのようなものなのかを具体的に説明することはできません。

しかし、クラウドがどのようなものであるのかを理解し、活用することができれば、様々なオフィスでの活動において利用できます。そもそも多くのIT技術を用いる際には、クラウドを用いていない従来の場合、ハードウェアを購入したうえで、様々な機能を有しているソフトウェアを購入してそれぞれのハードウェアにインストールすること、あるいはソフトウェアのライセンスを購入することが必要でした。

インストールやライセンスの購入がなければ、おおよそのサービスを活用することができない場合が多く、これは数多くのパソコンを購入して使用できる状態に整える必要のあるオフィスでは大変な手間となっていました。

しかし、クラウドが出現したことによって、ハードウェアを大量に購入したり、ソフトウェアをインストールすることなく活用できるサービスが増えました。 クラウドとは、クラウド・コンピューティングともいわれており、ユーザーがサーバーやストレージなどといったインフラ、そしてソフトウェアを持っていなくてもインターネットを通じて、サービスを必要な時に必要な分だけ利用することができるようにすることです。

クラウドとは、「雲」という意味ですが、雲に見立てたインターネットの向こう側のサービスを活用していることが由来になっているとされています。また、集約したシステムという意味でクラウドを使用している場合もあります。

クラウドサービスプラットフォームからインターネットを経由してデータベースやアプリケーションなどを活用することができます。このクラウドの出現により、莫大な初期費用の節約が可能です。

クラウドとタブレット会議

従来、会議というものは、会議に参加する人々が一つの場所に集合して、紙の資料をそれぞれ持ち寄って、全員に配布して行うという形態が主なものでした。しかし、インターネット技術が発展したことにより、テレワーク導入が進み、テレビ会議やタブレット会議などというものが出現し、これまでの会議の形は変化してきています。

タブレット会議とは、それまで会議に使用する資料などを紙に印刷して配布していましたが、それらの資料を紙ではなくタブレット端末に置き換えるようにした会議のことです。タブレット会議を取り入れることによって、それぞれの資料を印刷して配布する手間が省けるので、手軽に会議を進めることができます。

タブレット端末に、資料を提示する際には、それぞれメールなどで資料を行き渡らせることが必要でしたが、クラウドを活用したタブレット会議を行えば、より快適に会議を進行することが可能となります。

クラウドサービスプラットフォームへと会議資料を保存しておけば、それぞれの端末から必要な時に必要な資料を探し出して閲覧することが可能です。また、会議で新たな資料が必要となった場合でも、わざわざ資料を探しに出る手間が省け、クラウドから呼び出すことができます。

タブレット会議のメリット・デメリット

タブレット会議のメリットとは、資料を紙媒体からタブレット端末にすることによって、コストの削減ができること、会議の準備が簡素化したこと、すぐに資料の閲覧ができること、そして資料の管理がより強固になることです。

紙資料へと印刷する必要性がなくなったので、その分の費用を削減することができ、かつその手間を省くことが可能です。また、クラウドサーバーにある資料をすぐに閲覧することができ、資料を探す手間がなくなります。

そして、紙媒体とは異なりクラウドへとアクセスしなければ資料を閲覧することができないため、資料内容が外に漏れ出ることが少なく、機密性が保たれます。 反対にデメリットもあり、一覧性が低いことと、メモが取りにくいことがそれにあたります。

タブレット端末一つの画面で閲覧することができる資料の数には限界があります。紙資料ならば、一度に大量の資料を広げて閲覧することもできますが、タブレットではできません。また、紙媒体では手軽にメモが可能ですが、タブレット端末には機能がなければ、メモができません。

デメリットもありますが、タブレット会議は非常に有効な手段です。タブレット会議を活用すれば、会議を進めながら、タブレット端末に提示された資料を編集することもできます。その場で話し合いながら、資料を編集できるため、会議の内容をそのまま反映した資料を作成することができるでしょう。