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録画したビデオ会議の活用方法

議事録として何度でも会議内容を確認できる

ビデオ会議を録画することで、議事録として活用することができます。ビデオ会議は、遠隔地にいる社員同士が、それぞれの場所にいながら会議をすることができるとても便利なシステムです。会議出席のための交通費も削減されますし、移動の時間の節約にもなります。

ですが、オンラインで会議をする場合は、その時間に会議ができる状態が必要です。そのため、ビデオ会議の日に、体調不良や外せない予定などで会議に参加できない人が発生する可能性があります。会議に出席できなかった場合は、会議の議事録を確認して、会議内容を頭に入れなければいけません。

また、その会議で決定したことを共通理解として把握しておくことも求められます。そこで、会議を録画しておくことで場の臨場感や決定に至った流れなどを会議に出席した場合と同じように体感することができます。録画した会議内容をそのまま動画で確認することができるため、発言者の表情や態度をみることができます。

このことは、会議の流れを正確に把握するために重要なポイントです。また、聞き逃しや再度確認したいことがでた場合も何回でも繰り返し確認することができるため、言った言わないの水掛け論を事前に予防することができます。

大人数に同じ研修を受講させることができる

ビデオ会議の録画機能は、研修的な内容や講義的な内容のビデオ会議を録画して活用することも可能です。人材育成のための研修や講義は、会社の発展のために大切なことですが、参加者のスケジュールを合わせたり場所を確保したりすることがとても大変です。

ビデオ会議を利用すれば、遠隔地にいる社員のために、複数の会場を設置することが可能になり、一度にたくさんの社員の研修を実施することができます。さらに、ビデオ会議の録画機能を利用することで、研修当日に参加できなかった社員にも同じ内容の研修を受けさせることができます。

特に、全国に支社や支店がある職場の場合、同じ内容の研修を行いたくても、地域によって講師を変えなければいけないことがあります。講師が変わると講師の質によっては、研修内容に差が出てしまうことがあり受講者の中に不公平感が生まれる可能性もあります。

ですが、ビデオ会議の録画機能を活用すれば、同じ講師による同じ内容の研修を全ての対象社員に受講させることができます。人材育成のための教育内容に、支店や支社のある地域によって格差が生じることを防止することができます。社員に身につけてほしいノウハウやスキルの共有のためにもビデオ会議を録画することは有効です。

資料として何回も活用することができる

ビデオ会議を録画したものは、資料として長期間保存することが可能です。例えば、あるシステムの操作手順等の説明をビデオ会議として配信したものを資料として録画しておけば、その後、何回も繰り返し利用することができます。

同じことを何回も説明する手間が省けますし、新入社員などそのシステムを初めて使用する人が、自分の都合に合わせて時間や場所を選ばずに操作手順を学ぶことができます。 ビデオ会議を、録画したデータの状態で保存すれば、場所をとらずに大量の資料として保存することができます。

資料が劣化して閲覧できなくなる心配や、資料を保存する場所の確保をする必要もありません。また、データ化することによって調べたいことがある時に、すぐに調べることができます。仕事の効率をあげるためには、資料を探すための時間を節約することは大切です。

さらに、社員全員が録画したビデオ会議を資料として閲覧できるようにすることも可能なので、情報の共有化にも効果的です。

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