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Web会議システム選びに活用できる資料はこれ!比較表一枚で、社内の情報共有も楽々!

Web会議システムを比較するポイントは?

Web会議システムを提供する会社は現在続々と登場しています。その製品全ての内容を把握して比較しようとすることは、システムの導入が初めてだととても大変ですよね。

「予算をどの位見ておけば良いのか」、「システムの仕組みがよく分からない」、「そもそもWeb会議導入で一体何ができるのかが分からない」など分からないことだらけだと思います。まずは、Web会議システムというものについて、簡単におさらいしてみましょう。

Web会議システムは、インターネットを介して遠隔地にいる人とリアルに会話をすることができるシステムです。どこにいても会議に参加することができるため、近年注目を集めていますね。

同じようによく聞くものにテレビ会議というものもありますが、では、テレビ会議とWeb会議との違いは何でしょうか?答えは、「どちらも遠隔地とコミュニケーションが取れるという点では同じもの」です。但し、送信データを圧縮したり、戻すための作業に何が使われているかに違いがあります。テレビ会議はハードウェアでその作業を行います。

高品質な映像を届けることができるのが特徴ですが、導入コストがかかります。Web会議の場合には、PCに入れたソフトウェアでデータ圧縮や戻すための作業を行いますから、テレビ会議よりも気軽に導入できますが、環境によっては映像や音声に乱れが生じることがあります。

また、テレビ会議はテレビのある場所に移動する必要がありますので、厳密にはどこでもできるというわけではありません。Web会議はパソコンさえあればどこでも出来ます。

上記の点を踏まえた上で、改めてWeb会議システムを選びたいとなったら、次はWeb会議システム同士で色々と比較してみましょう。システムを比較する基本的なポイントは、システムの仕組みとコストの2点です。

ASP型かサーバー型か、それぞれのメリットとデメリットを知ろう

Web会議システムの仕組みは、大きく分けてASP型とサーバー型の2種類あります。ASP型は、メーカーからサーバーを借りたり、サービスだけを提供してもらうシステムです。サーバーを購入する必要がないために初期費用が安く、導入までの時間も短くできます。

一方で、複数の企業でサーバーを共有するために、環境の安定性に劣ることがあります。また、提供側のシステムに依存しますので、セキュリティ対策についての確認も不可欠です。

サーバー型はサーバーを購入して自社に置くため、初期費用がASP型よりもかかります。しかし、環境の安定性が高く、高品質な映像のやり取りができます。自社にサーバーを置くことはセキュリティ面での安心にもつながりますが、そのためには自社でしっかりと管理者を置いてメンテナンスをすることが前提となります。

初期費用や保守費用、システム比較では価格も大事

システム比較で一番気になるのが、やはり価格でしょう。しかし価格と一口に言っても、初期費用なのか月額料金なのか、色々な料金があります。何の価格を指しているのかはしっかりと確認しておきましょう。

かかる料金として一般的なものは、初期費用、月額・年間利用料金、保守費用などです。気を付けなければならないのは、保守費用です。保守の一部は月額料金に含まれていても、それ以上のサービスはオプションになる場合もあります。

自社が望む程度の保守サービスを受けられるようにしておきましょう。見積もりを出してもらうことは必須です。

社内の情報共有には比較表を利用しよう

ある程度、システム候補を絞り込むことが出来たら、次は社内への報告や情報共有です。でも、比較資料を整理するのは手間取りますよね。フレッシュボイスでは直ぐに使えるWeb会議システム比較表が用意されています。エクセルなので加工も簡単です。

こちらからダウンロードして、社内での報告や情報共有に活用できます。

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