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ビデオ会議、価格で確認しておくべき点とは?安心してビデオ会議を導入するために知っておきましょう!

製品や導入形態により様々な価格形態

ビデオ会議導入の際に重要なポイントの1つが価格です。価格と一口に言っても、自社で構築するのか他社サービスを使用するのか等の導入形態により指す範囲が異なります。ここでは、製品や導入形態ごとに考えておくべき価格の例を紹介します。

まず、ASPタイプとオンプレミスタイプの導入形態による違いです。ASPタイプは他社とサービス契約を行い月額で利用料を支払います。この場合の価格は月額の利用料になります。オンプレミスタイプは自社内に設備を構築し運用する形態になります。

この形態は、導入時にハードウェア、ソフトウェア、設置作業費などの費用が発生し、その後の運用費として保守サービス費用等が発生し、これら全てを必要な価格として考える必要があるでしょう。

この様に、ASPの場合は月額でサービス利用料が発生し、オンプレミスの場合は導入時に発生する設備費に加えて保守費用が年額で発生するのが一般的です。

必要となる価格はサービスにより様々ですが、およそ3年ほどでASPがオンプレミスを上回ってくると言われており、利用シーンを考えて検討すると良いでしょう。利用シーンを考えた場合、ウェビナータイプと言うセミナー開催に特化した形態もあり、日割りや使った時間分だけの価格に抑えられる場合もあります。

サービスの提供形態によっても価格が異なります。アカウント数や接続数など物理的な利用形態によるものや利用時間に応じた従量制、またはこれらとは別に基本使用料が発生する場合もありますので、利用シーンと合わせて各社のサービス内容を比較すると良いでしょう。

ビデオ会議の見落としがちな価格

ビデオ会議を導入する目的の1つとしては、出張費用などの経費削減があると思います。そのため、システム運用に伴う価格が目的としていた削減費用を上回ってしまっては本末転倒です。ここでは、ビデオ会議の価格を考える上で見落としがちな料金形態について紹介します。

まずは、システム導入に必要となる初期費用です。システム運用に必要となる月額や年額のランニングコストに目が行ってしまいがちですが、初期費用についてもトータルの価格を考える上では見逃せません。料金形態はサービスを提供する各社様々ですが、初期費用が無料であるものから数十万円かかるものまであります。そのため、これに対する費用についても検討段階で確認しておくと良いでしょう。

また、システムを長期間使用し続ける場合、機器が故障するリスクも考えておくべきです。買い替えが必要となった場合は、それなりに大きな費用が必要となるでしょう。

このリスクを緩和できるのが保守サービスです。保守契約を結ぶことで、数年のハードウェア保証や24時間365日のサポートを受けられることもあります。保守費用も発生しますが、突然の大きな出費を抑えるために検討しておくと良いでしょう。

まずは見積りをもらい各社を比較

この様に、企業活動を運営していく上では大きなメリットとなるビデオ会議ですが、そのシステムを導入する目的や利用シーンを考慮して、価格の面でもメリットを受けられるサービスを検討すると良いでしょう。製品や導入形態により必要な価格は変わりますが、サービスを提供する企業やサービス内容についても様々なものがありますので簡単には決められません。

まずは、何社か複数の候補を選定して見積もりの相談をすることをお勧めします。その際には、初期費用と1か月、または1年でトータルいくらとなるか、と言う具合に比較しやすい尺度で見積書をもらうと検討がしやすくなります。その上でサービス内容を確認して導入目的にあったものを選定すると良いでしょう。


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