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ipad会議で時間を有効に使おう!

iPadで会議をする方法

iPad会議はその名の通り、iPadを用いた会議のことを指します。これまでは紙の資料を用いた会議が一般的でしたが、iPad会議では皆でiPadを見ながら会議を進めていくことになるので、別名「ペーパーレス会議」とも呼ばれています。

iPad会議には、その場でiPadを利用する方法と、Web会議でiPadを利用する方法の主に2つの方法があります。 その場でiPadを利用する場合、会議に使う資料をiPadで管理できるため、わざわざ資料をコピーしたり面倒な準備をする手間がかかりません。

Web会議でiPadを利用する場合、外出先や出張先とiPadで繋げてWeb会議ができるため、全員が1カ所に集まらなくても会議を進めていくことができます。iPadの画面上にビデオ映像を表示させれば、遠方にいる参加者とも直接顔を合わせながら会議ができるため、同じ会議室にいなくても特に問題ありません。

iPad会議なら大掛かりなシステムを導入する手間がかからないので、様々な企業に導入できるでしょう。 iPad用のWeb会議システムも続々登場しているため、状況に応じてシステムを使い分けることも可能です。

iPad会議をするメリット

iPad会議であれば場所を制限されないため、インターネット環境があればどこでもすぐに会議を始めることができます。Web会議システムで繋げれば、参加者全員が同じ場所に集まる必要がなくなり、移動時間も不要になるので、時間も有効に使えるでしょう。

iPad会議はセキュリティ管理がしやすいメリットもあります。紙の資料だと、盗難や紛失などのリスクが常につきまとうため、思いもよらぬところから情報が流出してしまう可能性もあります。また、紙の資料だと会議終了後にシュレッダーで破棄する手間もかかるため、効率ダウンを避けられません。

その点、Web会議システムであればそのような面倒な手間が一切不要で、セキュリティを一元管理できるため、使い方を間違えなければ紙の資料よりも安全です。万が一iPadを紛失してしまっても、クラウドサーバー上に情報を管理しておけば、資料を紛失する心配がないので安心です。

クラウドサーバー上には膨大なデータを保存しておくことができるため、会議をするたびに重たい資料を持ち運ぶ必要がありません。iPadは持ち運びも簡単なので、社外で会議することも十分可能です。

パソコンと違ってiPadの操作は全てタッチスクリーンで行うことができるため、パソコンが苦手な人でも容易に使いこなせるメリットがあります。パソコン操作が苦手だからといって会議から取り残される心配もないので、常に全員参加の会議を行うことができるでしょう。

資料をクラウドサーバーで一括管理をしておけば、いつでも好きなときに閲覧できるため、一人一人が会議の内容を詳しく知ることができます。事前に資料を先読みしておけば、今まで以上に会議の議論を深められるでしょう。

会議の直前に資料の差し替えが必要になったときは、ファイルを更新するだけでスピーディーに対応できるため、常に最新情報を共有しながら会議を進めていくことができます。

これまでの紙の資料を使った会議と違って、iPad会議ではコピー代などが不要になります。事前に会議で使う資料をサーバーにアップロードしておけばスムーズに会議を始められるため、準備時間を大幅に削減できるとともに、会議の効率を大幅に改善することも可能です。

コスト削減して業務効率がアップするとともに、環境にも配慮できるため、企業のイメージアップに繋げられるでしょう。