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年間1,000万円!?事例から見るコスト削減効果とは

Web会議導入によるコスト削減効果

複数の拠点を持つ企業の場合、1つの場所に集まって会議を実施すると、移動の交通費・宿泊費・人件費など、たくさんの費用がかかります。
だからこそ、移動の必要がないWeb会議を導入することは、コスト削減に直結し、企業にとって大きなメリットとなるのです。
では、いったいどれくらいのコストを削減できるのでしょうか?事例を絡めながら、ご紹介したいと思います。

出張費を考えるだけでも、大きくコストを削減

東京で会議を開催する場合を例に挙げ、その会議をWeb会議に変えることで、どれくらいコスト削減ができるか見ていきましょう。

大阪から東京まで1人の社員が出張する場合、交通費(新幹線利用)は往復で約3万円。さらに、宿泊が必要な場合、1泊約1万円として計算すると、出張費用は約4万円になります。大阪から出張する社員が2人であれば、1回の出張で8万円の費用がかかることになるのです。

また、名古屋から東京まで出張する場合の交通費(新幹線利用)は、往復で1人約2万円となり、宿泊費約1万円と合わせて3万円。2人であれば6万円になります。

大阪2名と名古屋2名、両方の出張費を合計すると、1回で14万円にもなってしまいます。出張する人数や拠点が増えれば増えるほど、出張費はさらに膨らんでいきます。

もし、この会議を3カ月に1度開催しているとしたら、1回14万円×年間4回=1年で56万円もの出張費用がかかっていることになります。
Web会議を導入すれば、これらの出張費用のかなりの部分を削減できるのではないでしょうか。

「株式会社第四銀行」様では、約670~1,000万円もコスト削減!

弊社の製品「Fresh Voice」を実際に導入されている「株式会社第四銀行」様のコスト削減例をご紹介します。

導入前は、会議のための移動に、年間で旅費・交通費が2,000~3,000万円もかかっていたそうですが、導入後半年の実績から、そのうち3分の1程度が削減できる見込みとのことです。3分の1程度ということは、約670~1,000万円ということになり、大幅なコスト削減が可能になっているといえるでしょう。

会議を行う頻度や、それをWeb会議へ変える回数によってもコスト削減額は変化します。
そのため、Web会議の導入を検討される際には、実際に1年間でどれだけの回数、会議が行われているのか、またその会議に関する旅費・交通費がいくらかかっているのかを明確にすることが必要です。

その上で、1年間に開催する会議のうちどれくらいの割合をテレビ会議に移行できるか考えると、削減できるコスト額も見えてくるでしょう。

web会議導入事例

分野別!Web会議システムの導入事例3選

Web会議システムは、様々な分野での活躍が期待されています。行政機関からIT業界まで広くWeb会議システムは導入されています。

官公庁の導入事例~京都市役所の場合~

京都市は、市内に14ある区役所・支所をWeb会議で結んでいます。主に、災害時の危機管理を迅速にするためにWeb会議は導入されましたが、平常時も打ち合わせに利用する等、日常的に運用されています。

地域で災害が起こった時、行政の役割は重大です。迅速な現状把握と、適切な指示が求められますが、災害の状況によっては責任者がすぐに現地に向かえないこともあります。そのような時、Web会議は非常に有用です。現場の様子をリアルに把握することができるからです。時に、市長や区長は、重大な決断をする必要があります。

そのような場合も、他の区長や役職者の顔を見ながら相談できると言うのは、独断に陥ることを防ぐことに繋がります。また、他の行政職員にとっても自分とは関係のない地域で起こった災害をリアルタイムで確認することができる為、危機感が高まり、危機管理の面で非常に効果があります。
https://www.freshvoice.net/results/results8.php(京都市役所の事例)

海外とのWeb会議への導入事例~協立化学産業株式会社~



海外に拠点がある企業の場合、海外とのやり取りも頻繁に行う必要があります。ですが、電話での打ち合わせは時差の問題があったり、言葉だけではうまく伝わらないという弊害があります。会議のたびに、国外へ社員を移動させるというのも現実的ではありません。

その点、Web会議を導入すると、海外にいる社員ともスムーズに会議を行うことができます。協立化学産業株式会社では、Web会議導入以前は、会議の必要があったにも関わらず、海外に拠点がある社員との会議をすることを諦めていたという実情がありました。

ところが、Web会議を導入することで、週に3回の営業報告会議を開催することを実現できるようになりました。Web会議では同方向だけではなく、複数方向での会議も可能です。通信費や移動費の負担も軽減でき、社員間の情報共有も可能になります。
https://www.freshvoice.net/results/results12.php(協立化学産業株式会社の事例)

年配者でも簡単に操作ができるという導入事例~社団法人日本産業カウンセラー協会~



全国に拠点がある企業や団体では、会議のたびに宿泊費や移動時間がかかります。ですが、Web会議であれば自分の在籍する支所にいながら会議に参加することが可能です。

これは、コストの面だけでなく、移動が身体的に大変な年配の方が会議に参加する面でもメリットになります。Web会議と聞くと、「何だか難しそう。」と感じる方もいるかもしれません。ですが、Web会議システムは、年配の方でも簡単に操作をすることができます。

Fresh VoiceによるWeb会議システムは、煩雑な操作が不要なため、パソコンに不慣れな方でもすぐに操作できることが可能です。年配の方が多い企業や団体でも導入されています。
https://www.freshvoice.net/results/results13.php(社団法人日本産業カウンセラー協会の事例)

まとめ

Web会議を実際に導入されている事例を紹介しました。Web会議は、緊急を要する会議、海外など遠方の方との会議、全国に支社があり会議のために集まることが困難な場合等に多様な使い方が可能です。また、若い方だけでなく年配の方やパソコンに不慣れな方でも簡単に操作ができる仕様になっています。

Web会議を導入することで、会議の質が向上し、会議のためのコストの軽減が期待されます。導入事例を参考に、ぜひWeb会議を積極的に運用してくださいね。

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