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Web会議で国際会議!でも海外拠点のサポートはどうすればよいの?

海外拠点とのコミュニケーション課題について

海外拠点とのコミュニケーションの課題は数多くあります。 まず、時差の問題。 たとえば、日本とASEANの国々をまたいでの国際Web会議なら、数時間程度の時差になるためそれほど負担はかからないでしょう。業務中に会議を行うことは十分可能です。

しかし、これがヨーロッパやアメリカ大陸の国々とのコミュニケーションとなったらどうでしょうか。 どうしても相手の時間にあわせて、時差に従い調整をすることになるでしょう。 海外の人で、積極的に自分が夜間でもWeb会議の参加してくれると言う人は少ないのではないかと思われます。 そこで、殆どの場合、生産性が低いといわれる我々日本人の側が、遠く海外の時差にあわせることになるでしょう。

また、言葉の壁もあります。英語が共通語とはいえ、なかなか相手のなまりが強くて聞き取れない、少し英語ができるとわかると、一気に畳み掛けてくる人もいるためわからなくなる、といったことが起こりえます。
そんなときには、クラウドソーシングなどで1時間単位、30分単位でも通訳を頼むことができるでしょう。クラウドソーシングを使えば、こうした通訳をオンラインで安価に頼むことができます。 クラウドソーシング上で募集すれば、経験者を雇うことができるので、業務委託的な仕事として発注をすることができます。時間を決めて、オンラインになってもらい、コミュニケーションを取る間に入ってもらうことができるのです。

同時通訳はかなりのスキルが必要なのですが、クラウドソーシングなら、バイリンガルやトリリンガルで暇を持て余している主婦の方などが提案をしてくれる場合があります。 そんな場合、かならずしもビジネスでの通訳は得意とはいえないかもしれませんが、間に入って中継してくれます。 もちろん、プロの人に頼めばさらに精度の高い通訳を行ってくれます。 翻訳と違って通訳にはかなりのスキルが必要です。よって、そこそこのフィーは用意したほうが良いのですが、会議の価値を高めるためにも、第三者の同時通訳をスポットで利用することはとても良いことです。

海外とのコミュニケーションにおいてWeb会議サービスを選ぶ際のポイント

海外の人たちとWeb会議を通じてさまざまなコミュニケーションを取ろうと思った場合、どのような基準でWeb会議を選べばよいのでしょうか。
まず、遅延が起こらないことが大切ですね。 基本的に、インターネット回線というものは海の中に沈んでいる光ファイバーを通じて世界中で物理的につながっています。 そこで遅延が起こるということは、物理的に回線に傷がはいって、データが通信できないということが起こるのです。 しかし、多くの光ファイバーの会社が、迂回ルートを持っており、万が一の断線時にも安心して見た目上の回線はつながったままになります。 このため、完全なる断線はめったに起こらないのが現状です。

それでも、海外の中でもまだまだ地面が整備されていなかったり、技術的なレベルが足りていなかったりといった国々の場合は、光ファイバーに傷が入ることがあります。 そうすると断線するのです。 それは非常に困りますよね。 海外と繋ぐ場合は、こうしたWeb会議の下のレイヤーにある光ファイバーの回線が、どこでつながっているかを確認することが大切です。

大手で国際的に実績があり、しかも現地の技術会社と提携しているような、そんな信頼できる会社を選ぶことができれば理想ではないでしょうか。 光ファイバーとは言え、完璧ではありません。物理的にケーブルが切れてしまうことはたまにありますので、そうしたことが起こらないグローバル企業の回線を選ぶと良いでしょう。

日本ではNTTやKDDIなどが回線会社として知られていますが、それほど熱心に回線を組んでいるわけではなく、また海外の事情がわかっているとはいえません。よって、できれば海外企業で安定している会社と、契約を結んだほうが良いと思われます。 非常にデリケートな話になりますが、海外とWeb会議をする際には、その下のレイヤーである光ファイバーも気にする必要があるのです。 なかなか回線会社を変更することは大掛かりになるので難しいとは思うのですが、海外に支店を建築する際には、こうした視点からも回線会社を選んでみてください。 インターネットは回線が断裂していると非常にストレスがかかり、仕事の生産性にも響きます。 そのため、回線を選ぶことはWeb会議を行う際に意外と重要なのです。

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Web会議で海外とのコミュニケーションを活性化!

海外拠点とWeb会議をするためには

Web会議を進めるうえで、必要となるものはそれほど多くはありません。パソコンやスマートフォン・タブレットといったインターネット回線を活用できるものと、カメラやマイクそして、適切な運用がなされるWeb会議システムのサービスがあれば簡単にWeb会議を導入することができます。

しかし、これは最低限のサービスの活用の場合であり、よりセキュリティ上での安全や安定した会議を進めるためには、Web会議システムを吟味しなければなりません。とくに海外拠点とのWeb会議を進めるうえでは、注意すべき点がいくつかあります。 海外拠点とWeb会議を行うために、Web会議システムを選ぶべきポイントはいくつかあり、そのひとつが回線の安定性です。円滑なコミュニケーションをするためには回線の安定性が重要です。

しかし、海外ではインターネット環境の違いから通信が安定しないこともあります。回線が安定しなければ音声や画像が途切れてしまい、非常にストレスのたまる会議となってしまいます。また、海外での導入実績が豊富であったり、サポート体制が充実していることも重要なポイントのひとつです。海外拠点とのWeb会議を進めるうえでは、もちろんさまざまな国の言語が活用されることが予想されます。多言語に対応されていなければ、双方で円滑なWeb会議を進めることができません。海外でも広く展開しているWeb会議システムを導入することでこの問題は解決されることが多いです。

また、万が一トラブルが起きたときに速やかに解決できるようなサポート体制が無ければなりません。とくに海外とのWeb会議を進めるうえで問題となるものが時差であり、サポート体制が対応される曜日や時刻が限られていれば、非常に困ることになります。いつでもサポート体制が整っていることは非常に重要なポイントです。

さらに、導入コストの負担が低く、最適なサポートを提案してくれることもポイントです。出張費用の削減などコストの削減のためにWeb会議を導入するのに、プランによって却ってコストがかかっては本末転倒となります。そのうえ海外とのWeb会議を進めるうえでどのようなサービスがあれば最適なのかはわからないという人も多いです。それらをカバーするために、安さばかりではなく海外とのWeb会議実績や経験が豊富なエキスパートによる適切なアドバイスのもとプランが選ぶことができるという提案力も重要です。

これらの海外拠点とのWeb会議を行う上で重要となるWeb会議システムの選び方のポイントから、良いとされるWeb会議としてFreshvoiceがよく選ばれています。Freshvoiceとは、圧倒的なコストパフォーマンスから2005年より急激に人気を集めているWeb会議システムです。簡単な操作によって誰でもWeb会議をすることが特徴となっています。Freshvoiceは、公官庁や文教関係といった厳しい品質が求められている場所においても広く利用されているWeb会議システムであり、全国でおよそ4000社以上に活用されています。

さらに海外でのWeb会議システム活用にも力を入れており、様々なサービスが充実しています。基本的なWeb会議システムからはじまり、発言者の混乱を防ぐマイクコントロールシステムやマーカー機能などもあります。

また、海外拠点とのWeb会議システムを安定して行うための回線設備の充実にも力を入れているほか、言葉の壁を解決するために通訳をオンライン上で経験者を雇うことによって、時間の無駄を排除しながらスムーズに行うことができるようにしています。単なるシステムだけではなく通訳のプロなどといった様々な人々の力とサポート体制によりスムーズな会議をすることが可能です。Freshvoiceでは、サーバにアクセスすることができれば、どこからでも会議が可能で、日本語版のほかに英語版もあるといったことから、海外拠点とのWeb会議で活用されています。

徹底比較!SkypeとFreshVoiceの違い 有料サービスには理由があります!WEB会議にはこんなに危険があるのをご存知ですか?不用意な選択は大変なことに!

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