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価格だけではないWeb会議の選び方

安さの裏には何がある?

Web会議のシステムには、さまざまな形がありますが、多くの人々が何を基準にすればよいのかわからないという問題を抱えています。 そこで手っ取り早い判断基準として価格の安さを基準とすることが多いです。Web会議のシステムには大きく分けて、無料のものと有料のものとがあります。無料のものとしては、日常生活で使用されているSNSを活用する方法であり、世界中で活用されています。 無料のSNSを活用すれば初期費用を必要とせず、スムーズに導入することができるので、一見とても便利に見えますが、ビジネスで使用するうえでは問題もあります。

Web会議の運用形態による分類

Web会議のシステムには、運用形態によりオンプレミスとクラウドの二種類に分けることができます。 オンプレミスとは、社内にサーバーを設置してWeb会議システムを構築するタイプのWeb会議です。サーバーを用意することからはじまり、ソフトウェアをインストールして、定期的なカスタマイズを行うなどといったことが必要であり、このシステムを導入するにはある程度のコストと手間がかかり、その手間はシステムを運用し続ける限り続きます。反対に、クラウドというタイプのWeb会議では、自社内にサーバーを設置することはありません。 インターネットを介して提供されるサービスを利用するタイプのWeb会議です。こちらのタイプが費用が安く無料であるWeb会議の方法であり、多くの人々が日常生活で使用するSNSもこのタイプと同様です。無料でなかったとしても、多くの場合で低コストであり即時利用することが可能であることが魅力となっています。 サーバーやソフトウェアを自分で用意する必要がないために初期費用はほとんどかかることはありません。費用は、利用しているサービスに応じて月々支払うことになります。さらに、既存のサービスを利用する形をとっているので、システムを構築することなく即時利用を開始することができるうえに、開始した後も運用においての手間がかからず、担当者を置いて管理をする必要性がありません。自動的にアップグレードされ常に最新の機能を利用することができ、事態に柔軟に対応できるというメリットがあります。

一見安く見えていたとしても

Web会議は運用形態によりシステムを分類することが可能であり、そのことで価格に大きな差が生まれます。 クラウドのシステムを活用すれば、初期費用がほとんどかからず、スムーズに運用することができます。しかし、このクラウドには価格が安く手間も省けるといったさまざまなメリットがありますが、安さの裏にはそれなりの理由があり、ビジネスで使う上ではデメリットとなることもあります。 クラウドタイプのWeb会議では、機能のカスタマイズをすることができないために使用することができる機能に限りがあります。すると、Web会議の質が低下する可能性が存在します。さらに、セキュリティも提供事業者が活用するもの以外利用できないため、もしも社外秘の重要な会議を行うような場合には不安が付きまといます。

安すぎず、高すぎず

あまり価格がかからないシステムのWeb会議を利用すれば、機能上あるいはセキュリティ上に問題が生じた場合対応できないことが多いです。 しかし、可能性が低い事態に対応して、セキュリティも機能も無駄に上昇させすぎたとしても、価格ばかりがかかりしっかりと活用できていない状況になります。 Web会議のシステムにはさまざまなポイントがあり、それはセキュリティであったり、映像や音声の質、簡単に始めることができるのかといった操作性、システム上の疑問や不備に対するサポート体制などがあげられます。自社においてどの機能を優先させるのかによって、しっかりとWeb会議を選ぶことが重要です。

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