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どのような活用方法がある?Web会議の活用事例を紹介!

遠隔会議で移動コストの削減やリードタイム短縮

Web会議で活用される事例の一つが、遠隔会議です。遠隔会議にて顔を見ながら話し合えば、電話やメールだけでは伝わらない内容も伝わりやすくなります。コミュニケーションがとれるので、お互いに伝えたい内容も理解しやすくなるからです。直接会う会議には、移動のためのコストや時間が掛かってしまいますが、それらの削減にも役立ちます。

このコストカット効果は意外とあなどれず、東京大阪間で往復すると3万円はかかりますので、Web会議の機材を整えるだけで、大きなコスト・パフォーマンスを発揮することができます。いま、多人数で長距離を移動して、わざわざ会議していませんか?たしかに、日本のビジネス風習においては、対面することで空気を読み、絶妙なコミュニケーションを取ることができます。いわゆる、空気を読む阿吽の呼吸が大切になってくるのです。 たしかに、それらのビジネス風習には、コミュニケーションが密になり、忖度された仕事ぶりを発揮できるというメリットはあります。そのうえで、考えてみましょう。 社員が何度も、時間と体力のコストを払って会議先におもむき、その分の経費と人件費を会社が負担する。場所代もかかりますし、さまざまな機器を揃えなければならないという経費もかかります。 それがWeb会議なら、コストが大幅に削減されます。見逃せない効果であって、昨今は経費削減の波も大きいですから、具体的な場所の制約がなくなるのはとても大きなことです。さらに、いまは一部のイノベーターが経営する会社では、オフィスそのものが消滅しつつあり、完全にリモートワークでフルコミットという流れにも近づきつづあるのです。 そして、リードタイム、すなわち納期まであと○日というカウントダウンも、短縮できる可能性があるのです。実際に移動している時間的コストが大幅に削減されます。 オフィスで、いまから出張と準備し、駅まで移動して長距離の電車や飛行機に乗り、現地について、挨拶をして、さらに会議のオープンを待って、実際に打ち合わせするのは、大変な時間的労力を伴います。 それなら、いっそのこと準備と移動にかける時間をWeb会議にしてばっさりとカットしてしまい、準備と移動の分だけ、良質な打ち合わせができるように、限られた時間的リソースの配分を変化させてみませんか。 また、品質会議に使えばリードタイムの短縮も可能です。不具合や問題が発生した時は、専門家が出張して緊急の対策をします。よって、問題が解決するまでは作業が進まず、納品までの時間が長くなってしまうでしょう。そこで、Web会議にて不具合箇所を見せ、緊急の対策をアドバイスしてもらうのです。 実際に訪問しないと解決しない場合もありますが、Web会議で緊急対策できれば納期延長は最低限になるかもしれません。通信している人同士が解決方法を共有し、今後の対策もできます。

遠隔通信で、商談支援!

Web会議では、遠隔通信を用いてお客さんとの商談にも使えます。今までは、専門的な要望や質問があった時に、専門家やアドバイザーの返答を待ってから回答することもありました。そうすると、商談が成立するまでに時間が掛かってしまい、営業担当やお客さんには負担になってしまいます。

そこで、Web会議の遠隔通信にアドバイザーを待機させ、お客さんの疑問や不安を解決できるようにするのです。アドバイザーが持っていない資料があっても、画面上で確認できれば話を進めることもできます。アドバイザーの対応件数が増えれば、商談数も増えるでしょう。よって、Web会議の遠隔通信による商談支援を行えば、スムーズかつ効率良く商談ができるのです。 たとえば、製品の開発には、開発部の課長クラスがもっとも知識と経験があり、優れた人材であるとしましょう。ちゃんとした人材であればあるほど、多忙ですから、なかなか1件1件の商談にはリソースを割けないのが現実なのではないでしょうか。 しかし、営業の最前線でがんばっているチームから、ヘルプの要請を受けることで、本部に待機していたアドバイザーなり、その開発部の課長クラスなりが、アドバイスをすることで、チームプレイで営業の商談を獲得することができます。 それもこれも、良質なチームワークを組んだ上で、Web会議システムという製品を使いこなしたからこそです。 遠隔通信で商談支援が可能となります。 チームワークの力を最大限に引き出すのが、最前線の営業部隊と、本社の開発部をつなぐWeb会議システムです。それだけパワフルな機能を持ち、売上のバックアップをしてくれます。

テレワークで在宅勤務の支援

働き方をサポートする方法はさまざまです。 Web会議を利用すればテレワークの推進ができ、働く場所を選択できます。子育てや病気などで仕事に制限があった人も、在宅勤務が可能になるのです。場所や時間に捉われない働き方ができるため、フルタイムで働くのを諦めていた人にも可能性が広がります。

また、働く場所を好きに選択し、会社に依存せず外出先で働けるのもメリットです。今までは出張などの外出をした後、会社に戻らないと仕事が進まない場合もありました。しかし、外出先でテレワークを利用すれば、会社に戻らなくても仕事が進み効率よく働けるのです。 ただし、在宅勤務には大きな問題点がひそんでいます。 それが、時間管理が極めて難しいという点です。 時間管理はリモートであるがゆえにできないのです。そのため、従業員の顔色やストレス度合いをはかるようなリモートワークの監視ツールが大企業から提案され、市場で不評を買うはめとなってしまっています。 しかし、リモートワークは、ほんらい、成果主義や結果主義とセットになっているものです。ガチガチに管理して、時間あたりの生産性を伸ばそうと締め付けるのであれば、それは形だけ働き方改革を導入したに過ぎず、管理主義になってしまっては元も子もありません。そもそも、そんなことをするぐらいであれば、リモートワークを導入しなければいいのです。 つまりテレワークには成果主義を導入し、管理しないかわりに、仕事のプロセスでは評価しないという形が自然です。ただ、これは同時に、ハードワークを招いてしまいます。テレワークで在宅を支援しても、成果がでなければ評価されませんので、よけいにしんどい働き方となってしまうリスクがあるのです。 テレワークは社員の体調すらも、自己管理能力が試されるシーンであり、決して、楽な働き方ではないのです。もちろん、これがフリーランスなら、ハードワーク化するのも、週に2,3日だけリモートワークして後はのんびり暮らすのも、選択肢があります。しかし会社員でリモートワークをする場合は、雇用された上に、ハードワークという厳しい状態に陥るリスクがあります。 組織ごとに、そうした状態に陥らないように対策をとる必要があるでしょう。

店舗と本部の連携が強化できる!

店舗と本部の連携は一般的に電話や書類、メールなどで行っています。この方法では、お互いの表情までは見れません。そこで、Web会議を使えば、顔を見ながら会話ができるのです。その日に合った問題点や売り上げなどをすぐに伝えられます。実際に顔が見れるので、一緒の現場で働いていなくても顔見知りになれるでしょう。

また、頻繁に連絡を取り合えば、お客さんへの対応方法や売り上げ向上のノウハウを伝えることもできます。よって、直接会わなくても従業員教育ができるのはメリットです。責任者や店長会議は、店舗の距離が遠ければ頻繁に開催することはできません。移動距離があるので交通費や時間のコストが掛かってしまいます。しかし、Web会議にすれば効率よく店舗と本部の連携が強化できるでしょう。

遠隔授業でさまざまな人とコミュニケーションを!

Web会議は仕事だけでなく、遠隔授業などにも活用可能です。例えば、小規模学校では触れ合える友達の数が限られてしまいます。そこで、遠隔授業を行い、離れた学校同士でコミュニケーションをとるのです。遠隔授業をすれば多様な意見交換をしながら、地域の特徴などを教え合うこともできます。海外の学校と遠隔授業をすれば、お互いの言語も学べるでしょう。

遠隔会議で店舗展開をサポート

主にチェーン店の裏方で使われているWeb会議!

チェーン店は物理的に離れている全国にチェーン展開している店舗を、街なかで見かけることが多くなりました。規模の経済によってモノを格安で売ることができ、マニュアルなども整備されているため接客も万全です。価格帯が安いため、デフレ時代の昨今、ファミリーや単身者などにチェーン店は人気です。

そんなチェーン店ですが、店舗同士の打ち合わせはどのように行っているのでしょうか。エリアマネージャーがいて、その方が自分の担当エリア内をぐるぐる回って一店舗ずつチェックし、問題点を指摘するという方式もあります。ですが、それらはあくまで店舗のチェックや清掃チェック、そして接客のチェックなどの場合です。

日々の店長同士の打ち合わせ、営業の報告やコミュニケーションなどは、これまで主に、電話にて一対一で行われるか、店長からエリアマネージャーという風に、一方的に下から上に向かっての報告だけがなされていました。

店長同士の横のつながりは、たまの営業会議で本社に集まって、社長の訓示を受ける、という形がほとんどでした。

チェーン店を救うWeb会議

そんなチェーン店ですが、Web会議の浸透によって変わりつつあります。営業会議で本社に集まることも大切ですが、週に一度、または隔週に一度程度の割合で、店長同士、自主的にWeb会議を行って、コミュニケーションを取ると、店長間で競争意識と仲間意識が生まれて、モチベーションのアップになります。 悩みをシェアしたり、スタッフを融通したり、いろいろなうちあわせがWeb会議で可能になります。しかも電話とは違って一対一ではなく多対多のコミュニケーションが可能ですので、大規模チェーン店ほど、Web会議のメリットは大きくなります。 チェーン店での裏方でWeb会議は活躍し、店長のがんばりを支えているのです。コストの削減にもつながり、それが低価格を実現することにもなります。

地方と繋がる営業サポート

Web会議システムで商談の営業効率化!限られた人数でも売上アップの秘訣

・拠点が東京しかない場合、営業で全国回るのはロス・・・。全国的に売れるシステムなどの商品を持ちながらも、販売網がない場合、商談の機会をロスすることがあります。たとえば、拠点が東京にしかない場合。営業で呼ばれても、全国をまわっているのは時間的なロスになります。商談時間より移動時間のほうが長く、長距離の出張を繰り返せば、他に回せるリソースが足りなくなって、他のお客様のサポートができません。メールなどで資料を送付して、電話などでヘルプをするなども可能ですが、お客様にとっては、すぐに来てくれる近隣のメーカーのほうが使い勝手が良いとのことで、商談機会を失うことになってしまっていました。顔が見えない、ということは、それだけ信頼を失うことにもつながるのです。そこで、Web会議です。Web会議なら、離れた場所にいるお客様にも、目の前で話しているかのように丁寧に、商談を進めていくことが可能となるのです。

インストールが簡単なものを選ぶ

インストールや初期設定が複雑なWeb会議システムを選んでしまうと、どっちみちお客様のところにいって設定しなければなりません。 「出来る限り、インストールと初期設定が簡単なシステムを選ぶ必要があります。Skypeでもいいのですが、画質が商談に対応できるものではありませんでし、パワーポイントの共有ができないと言った問題がありました。そこで、有料のWeb会議システムを購入し、遠距離のお客様との商談に使うことにしました。これで、東京にいながらにして地方のお客様との商談に成功し、商談を断ることが圧倒的に減りました。画面共有などもできますので、それに従って、勉強会や商談などを進めていきます。出張経費も1/4に削減され、効果はてきめんです。実際に話すのよりもはるかに気軽に話すことができるので、お客様のハードルも下がり、リラックスして会話ができるようになりました。コニュニケーションを取った後に訪問すれば、より濃い商談ができるようになりますし、Web会議は商談にも欠かせないのです。」(ソフトウェア会社役員談) webinarツールで有名に

Webinarのツールを使ってインターネットで名前を売ろう

WebでSeminarを開くこと、通称Webinarが盛んです。 Webinarの特徴は、なんといってもコスト感がゼロに近く、さらにはインターネットを通じて日本中のお客様を集客できるのが魅力です。 比較的自由に時間も調節することができ、Webinarはセミナー講師の間でも徐々に認知度が高まっています。

Webinar、素人講師だからこそできること

とはいえ、セミナー講師をするのは何か特別な資格やスキルが必要だと思っていませんか? 実はそんなことはないのです。 Webinarの開催は、素人だからこそできるという側面があります。

いままでセミナー講師をしたことがない、そして素人であるからこそ、斬新な企画にチャンレンジすることができるのです。 きっとチャンスがありますので、ぜひ開催してみてください。 Webinarは、自分がWebの世界でそこそこ名前が知れていたら、すぐにできるものです。

インターネットを経由して参加者を集めましょう

集客力は、自分のブランド力次第です。 日頃から情報発信して、精力的に名前を売り込み、そして自分に自身を持って、一定のブランドを築き上げる必要があるでしょう。 ブランドは一晩ではできません。自分という確固たる信念を持って、一芸に秀でる必要があるのです。 一芸に秀でていれば、自然と人が集まってきます。 そんななかで、何を結果として残すかが肝心です。 おそらく、いまはまだ自分のサービスに自信が持てないかもしれませんが、続けているうちに、自分が何をやりたいかが明確になってきます。 そうなれば、あとは情報発信をコツコツして、新しい時代のチャンスをつかむだけです。

Webinarを経由して名前が売れれば、テレビなどのメディアにも取り上げられ、余計に認知が広がります。成功者の仲間入りをすることができるので、Webinarは認知向上に一役買ってくれるのです。ツールを使いこなして、ぜひ成り上がってください。

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存知ですか?不用意な選択は大変なことに!