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テレビ会議とWeb会議の違いとは?

同じじゃないの?テレビ会議とWeb会議の特徴を知ろう!

離れた場所同士をつなぎ互いの顔を見ながら会議を行う、という点に関してはテレビ会議もWeb会議も同じだといえます。しかしそのシステムには違いがあります。テレビ会議は、会議室などのスペースに通信機材やサーバーなどの専用機器や専用回線を設置して利用します。大型ディスプレイなど専用機器を設置した会議室に参加者が集まってテレビ会議を行う、ということが多いといえるでしょう。

テレビ会議の大きなメリットとして、通信の安定性が高いことが挙げられます。高品質のカメラで参加者全員の顔を見ることができ、音声も高品質で集音範囲が広いためストレスを感じることなく会話ができます。ストレスが少ないため、長時間の会議も疲れにくいという特徴もあります。

重要な会議や大事な取引先との会談など、会議中に不都合があっては困るという時に適しているといえます。その反面、柔軟性に欠けるというデメリットがあります。専用機器などの導入コストが高額であること、会議を行う拠点それぞれに専用機器や専用回線を用意しなければならないことで時間やコストがかかること、そして一定期間が過ぎたら機器の買い替えが必要になることが挙げられます。

また拠点に集まるため参加者のスケジュール調整が必要なことも、デメリットとなります。このように高額な設備投資を行う企業にしか利用できなかったテレビ会議を、もっと気楽で低コストで利用できるようにしたのがWeb会議です。Web会議は、オフィスや自宅、外出先などでンターネット環境が整った場所であれば、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などで会議に参加することが可能な会議システムです。

Web会議の最大のメリットは、その手軽さです。会議に参加するために帰社する必要がないため時間の有効活用ができること、参加者のスケジュール調整に手間がかからないことなどが挙げられます。また専用ソフトを必要とせずWebブラウザ使用で利用できるので、IT関係に詳しくない人でも手軽に利用できることも大きなメリットといえます。

そしてパソコン画面を共有して、同じデータを見たり編集したりしながら会議ができるという利点もあります。デメリットとして、カメラやマイクに限界があるため大人数の参加には適していないこと、インターネット環境によっては通話が不安定になる恐れがあるため、重要な会議や長時間の会議には不向きであることがあります。

どちらを選ぶの?自社のニーズに合った活用方法とは!

一般的には、対面と同じようにじっくりと話し合いたいという重要な会議にはテレビ会議が、そして打ち合わせや社内研修、ウェビナーなどにはWeb会議が向いているといわれています。また2つの会議を連携させるという方法もあります。例えば社内の会議室で行われているテレビ会議に、外出先や出張先の参加者がWeb会議を通じて参加するという方法があります。

さらに共有データを見たり編集できるWeb会議の利点を活かして、資料作成しながらテレビ会議を行うという利用方法も考えられます。テレワークという働き方が広まっていることから、新たなコミュニケーション環境の構築が必要となっています。テレビ会議とWeb会議、それぞれできることや使える場所、予算が異なります。

誰が、どのように、どこで利用するかをまず想定して、2つのシステムを比較検討し自社の職場環境に適した方法を選ぶことが重要です。そしてそれぞれのメリットを取り入れ活用することで、自社独自のコミュニケーション力そして生産性の向上が期待できるといえるでしょう。