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遠隔で会議するならどっちが便利?Web会議とテレビ会議の使い勝手を分ける二つの違い

会議には欠かせない資料、共有しやすいのはどっち?

遠隔会議をする時に重要なのが、資料の共有がしやすいかどうかということです。同じ資料を見ながら話し合い、重要な点や変更点などがあれば資料に書き込んだりと、会議をするのに資料は欠かせないアイテムです。 テレビ会議にもWeb会議にも資料共有機能はありますが、その自由度には大きな差があります。

まず、テレビ会議の資料共有機能の特長は、資料データを映像として共有するということです。 具体的には、資料を表示した送信者側のPCデスクトップ画面が、テレビ会議に参加している人のPCに表示されます。つまり基本的に参加者には映像データを表示するだけなので、参加者の中から有意義な意見が出たとしても参加者自身がその場で資料データに書き加えることはできません。

テレビ電話にプラスして資料映像も表示するようなものなので、後から資料を見直す必要があるなら紙資料やメモ用紙などを用意しなければならないでしょう。

一方、Web会議の資料共有機能の最大の特長は、参加者も手軽にデータ入力したり書き込みができるということです。 Web会議システムは、インターネットと各PCにインストールしたソフトウェアによって成り立っています。そのため、双方がインターネットなどを通じて資料データにアクセスできるのです。

Web会議システムの共有機能には一般的に、PC画面に映し出されたデータの表示や、双方が書き込み出来る共有ホワイトボード、双方でデータ入力やデータ変更ができるアプリケーションの共有などがあります。

PC画面の共有はレスポンスがよくPCへの負荷が軽い、ホワイトボードはテキスト入力だけでなくドローイングも可能、アプリの共有はPCへの負荷が高いもののofficeやブラウザなどに双方から入力できるのが魅力です。 資料共有の点で言えば、圧倒的にWeb会議の方が自由度が高いと言えるでしょう。

より自由度が高いのは?いつでもどこでも遠隔会議を可能に

遠隔会議で重要なのは資料共有だけではありません。いつでもどこでも手軽に行えることも、遠隔会議には重要なポイントですよね。 テレビ会議システムの場合、その性質上、使う端末はテレビ会議専用のものを用意する必要があります。インターネットを介さず直接端末と接続するので、その接続形態に対応した端末でないと受け取ったデータを映像や音声として復元できないからです。

つまり、専用端末が置いてある場所としか遠隔会議ができないので、営業に出ている従業員と気軽に緊急会議を行うということもできません。顧客と直接対話できるツールとしても気軽には利用できないでしょう。

一方、Web会議システムは文字通りインターネットを介してデータをやり取りするため、インターネットに接続できる端末があれば基本的にいつでもどこでも遠隔会議が可能です。

Web会議のソフトウェアをあらかじめ端末にインストールしておき、カメラと音声機器を用意しておけば、すでにある端末を利用して場所を選ばず遠隔会議に参加できるのです。新たな端末を購入する必要もなく低コストで導入できるので、すぐに遠隔会議を使えるようになるという点でも手軽だと言えます。

とくに、すでに従業員にスマートフォンやタブレット端末を持たせているのであれば、それを有効活用できるFreshVoiceがおすすめです。タブレットからでも参加できるWeb会議システムで、シンプルながら使い勝手のいい製品となっています。 遠隔会議でも普通の会議と同じくらい充実させたい、遠隔会議ならではのメリットも享受したいという時にはピッタリでしょう。