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Web会議でコスト削減!その初期費用はいくら?

会議システムはセキュリティとサポートを重視

まずはパソコンと Web 会議システムが必要になります。このWeb 会議システムというのは、PC上で使うアプリケーションです。色々なアプリケーションがあり、それぞれに機能や使い方も違います。

基本的にはテレビ電話のような機能と思っていただけると、わかりやすいでしょう。お互いの顔を写したり、いくつかの拠点で繋がってる場合では画面を分割したり、PCの画面を映しだすなどの機能を持っています。 個人などでよく使われるフリーのシステムだと、Google のハングアウトやSkypeのようなアプリケーションになります。

こちらの Web 会議システム、例えばテレワークや現場からの報告、打ち合わせなど、一対一の会議での場合には無料のWeb 会議システムでも可能です。しかし企業で使う会議システムの場合には、セキュリティやサポートがしっかりしている有料の会議システムを使うことをお勧めします。

まず、ビジネスシーンで使う場合に一番気になるのはセキュリティでしょう。会議に不正にアクセスして会話を盗み聞きしたり、共有しているファイルをダウンロードする、そんな危険性から守ってくれる機能をもった会議システムを選びましょう。

具体的には会議に参加する人にパスワードを設定する、データを送る時に暗号化する、といったそんなセキュリティのオプションがついているシステムが安全と言えます。 さらに有料の会議システムでは、使いやすさの面でも多少の違いがあります。

接続が簡単にできる、録音が簡単にできる、などビジネスシーンで便利な機能があったり、大人数の会議の場合にはちょっと気になってくる声の遅延「ラグ」も少なく、「音が聞こえない」「使い方がわからな」といった質問にもリアルタイムに応じてもらえる、サポートデスクを用意しているところもあります。 こちらの有料の会議システムの相場はと言うと、会議の拠点1か所につき1万円程度のところが多くなっています。

より快適な会議のためのスピーカー

会議で必要なのは聞き取りやすい音声、特に長時間の会議になると聞き取りにくい音にストレスを感じることも少なくありません。例えば、ブツブツ音が途切れる、音が悪くて聞こえないなどは、内容に集中できませんし会議の進行にも影響を与えます。

より快適な会議のためのスピーカーとして、ついてると便利なのがエコーキャンセル機能です。電話をしていて音が響いたり、不快な音が聞こえることありませんか。これがエコーバッグと言われる現象で、これを取り除いて聞き取りやすい音にしてくれます。

また、出先など人が多い場所での会議や、機械が動いている現場からの会議をしたい場合もありますし、静かな会議室の中でもエアコンの音などはあります。そういったザワザワした周りの音を消してくれるのが、ノイズキャンセラーこれがついてると非常にクリアな音に聞こえます。

次に形状です。一人で使うなら卓上型のスピーカーマイクが便利、置く場所が必要なく、動いていても使えるヘッドセットタイプもおすすめです。中小規模のweb会議で使うのであれば、会話の真ん中に置くフラットのタイプのマイクスピーカーが便利です。

マイクとスピーカーが一つになっていると、同じ場所に話しかけて同じ場所から音がするので違和感がないのもメリットです。設備のない会議室にも持っていって設置ができる、ポータブルタイプやワイヤレスなスピーカーもあります。

こちらのスピーカー1人用のヘッドセットであれば、3,000円程度から購入することが可能です。数人の会議ならエコーキャンセル機能ついた1~2万円のスピーカーがおすすめです。大人数で広い会議室を使う場合には、遠いところにいる人の声もしっかり拾ってくれる、ノイズもカットしてくれる5万円程度のスピーカーを用意していただくと快適です。

カメラは会議のサイズに応じた機能と視野が必要

こちらも一人であれば、PC のウェブカメラやスマホのカメラなども使用することができます。 複数人での会議ならWebカメラが便利、最近ではリーズナブルで高品質のものが多くなっています。小さい会場の場合はカメラが付いてマイクも付いてスピーカーも付いてる、オールインワンのカメラも設置が簡単です。

ある程度大きな会議なら一度に映せる範囲が広い、広角のカメラおすすめします。さらに全体だけでなく、話している人を映したい、手元の資料を映したいといった希望も出てくると思います。そういった場合には、ヘッドが動いてズームもできるカメラがおすすめです。値段は高くなりますが、リモコンを使って遠隔操作ができるものもあります。

費用の合計

では、一体総額でどのぐらいの金額がかかるのでしょうか。 1対1の会議の場合なら、フリーの会議システムを使用したとします。スピーカーはノートパソコンのでも大丈夫ですが、ヘッドセットやUSBでつなぐ卓上タイプのスピーカーを用意したとしましょう。こちらは2,000円程度。ウェブカメラも3,000円程度の一般的なものとします。すると総額、5,000円程度で会議システムが用意できます。

次に拠点が2箇所程度、数人程度の小規模な会議の場合を考えてみます。会議システムは有料のものを使ったとして、拠点が2か所なら2万円程度です。スピーカーは会議用のマイクスピーカー1~2万円程度のものを使用します。カメラはWebカメラは3000円から1万円程度。全部で高くても5万円程度あれば用意できます。

では大規模な会議の場合はどうでしょうか、拠点数が5箇所、なんか人数も多い場合には会議システムが5万円、高品質なスピーカーを使いますと5万円程度、さらにカメラはリモコンのついた顎操作可能なカメラを使って3万円全部で13万円のという金額で Web 会議システム出来上がります。 会議の規模だけではなく内容などにもよりますので、必要に応じてアレンジしてみてください。

まとめ

Web会議を始めるための予算を見てきましたが、いかがだったでしょうか。予算は大規模な会議を行う場合でも、10数万円と意外と安いと感じた方も多いと思います。

必要な設備は会議の規模によって異なります。安全で円滑な会議を行うために、必要十分なシステムや機材を選んでください。