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ビデオ会議とは? ビデオ会議の機能とは?

ビデオ会議とは?

ビデオ会議とは、多拠点ある企業がそれぞれの拠点をWebで接続し、行う会議です。遠隔地からでもパソコンやスマートフォン等のデバイスがあれば参加できるため、会議参加者は1ヶ所に参集することなく会議に参加でき、移動時間を無駄にすることもありません。企業側としては会議参加者を1ヶ所に集めるための交通費よりも低いコストで手軽に会議を開催できるというメリットがあります。

数十万円・数百万円のコストをかけて、参加者の移動や宿泊先の手配などの人的コスト、企業の収入源となる何よりも大切な時間を日単位で使って、1ヶ所に参集して従来通りの会議を行うとなると、もはやメリットは感じられなくなるかもしれません。

ビデオ会議の機能とは?

ビデオ会議ではWebでパソコンやスマートフォンなどのデバイスを接続し、遠隔地であっても映像と音声を伴った会議を行うことができます。例えば、作成した会議資料を提示しながらの説明など、今までは1ヶ所に参集してしかできなかったことや電話だけの会議では不可能であったことが実現できるようになります。

また、ビデオ会議は今までになかった働き方を実現できるツールでもあります。モバイルデバイスからでもインターネットに接続できさえすれば会社や自宅外出先など場所に関わらず参加できますので、テレワークのツールとしても使用することができます。もはや会社にいることなく、また、会社に戻ることなく仕事のみならず会議まで行えるようになります。

さらに、ビデオ会議のシステムは社内の会議だけではなく、取引先の企業の対してのコミュニケーションや、未知の第三者に情報を発信に使うこともできます。取引先の企業がビデオ会議のシステムを導入していれば、例えば新製品のプレゼンテーションをビデオ会議のシステムを通して行うこともできますので、出張を減らして業務を効率化することができます。

第三者に向けては、ビデオ会議のシステムを使ってWebを通して行うセミナー「ウェビナー」を実施することも可能になります。セミナー場所の確保やコストの問題、セミナー参加者の予定や当日の来場者数の不安などを解消し、その分を「ウェビナー」の準備に充てることができます。

まとめ

ビデオ会議やビデオ会議導入によるメリットは時短ツールや経費削減のツールとしてだけではなく、テレワークのツールとしても機能します。このメリットは、昨今声を大にして叫ばれている「働き方改革」のメリットとしても機能するものではないでしょうか。

ただ単純に企業のコスト削減でとどまることなく、会議参加者をテレワークで会議を行い、時間を還元することによってプライベートを充実させる、業務に集中できる、何より業務時間を削らずに業務を効率化し、それはそのまま会議参加者の業務に対するモチベーションに繋がり、企業の業績に跳ね返ってきます。

Time Is Money. の言葉通り、業務に充てる時間をそのままお金に換算できるとするならば、インターネットに繋げてビデオ会議を導入することで企業の業績アップに繋げられるチャンスでもあります。

社長をはじめとする社員全員が集合する会議の準備を裁量労働制やみなし残業という便利な言葉で何日も夜通しで行っていた私としては、このビデオ会議を導入する意識の高い企業が羨ましい限りです。 導入事例などの詳細は、3ステップで200拠点を低価格で接続できるFleshVoice (https://www.freshvoice.net/products/products_hybrid.php) で確認できます。