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ウェブミーティングってどんなもの?

気軽に活用できるウェブミーティング

ウェブミーティングとは、インターネットが使用できる環境であれば、どこでも行うことが可能なコミュニケーションツールです。音声はもちろんのこと、映像やテキストチャットを使用して複数の拠点を繋いで会議を行うことが可能です。専用機器を必要とせず、パソコンやスマートフォン、タブレット端末を使用して屋内外を問わず、インターネット回線を使用して行います。

そのため、会議だけでなく研修やセミナーなどにも対応することができ、複数の拠点で一度に情報が共有されるため、ビジネスシーン以外にも幅広い分野での活用が期待できます。ウェブミーティングを行うにあたって必要となるものは、インターネットが利用できる端末、ウェブカメラ、マイクが基本となります。1人で参加し、なおかつ周囲に人がいる中でウェブミーティングに参加する場合は、ヘッドセットを使うと良いでしょう。

まわりの雑音に邪魔されず会議の音声がクリアに聞き取れることや、会議の内容を周囲の人に聞かれることないので、安心してミーティングに参加することができます。また、複数の人数でウェブミーティングに参加する場合のカメラは、高い位置に取り付けること、広角レンズを使用して参加者全員を映し出せるようにすると、全体の様子が相手に伝わりやすいので便利です。

ウェブミーティングを使うメリットって何?

ウェブミーティングを活用するにあたって次のようなメリットが考えられます。 ・場所を選ばずにミーティングを行うことができる ネット回線があるところならば、国内外、屋内外を問わずミーティングに参加できます。

そのため、今まで行われていた一ヶ所にあつまる通常の会議のように、参加者が集合するための交通費や宿泊費がかかりません。また、移動の為に必要な時間も削減できるので、その時間を他の業務にあてるなど、効率的で柔軟な働き方が可能となります。

・配付資料の準備や会議室の手配が不要

ウェブミーティングでは、画面上で資料やアプリケーションの共有を行うことができます。そのため、参加人数分の資料を用意するということがありません。また、参加者各々がネット回線のある場所ならばどこでも参加することが可能なので、日程を調整し空いている会議室を手配する、といった手間がかかりません。

・コミュニケーションが取りやすい

音声と画像と使用するので、相手とのコミュニケーションがはかりやすくなります。また、遠隔地にいる普段なかなか会うことが出来ない人でも、顔を見て話をすることにより、交流が深まることが期待できます。

テレビ会議とはどう違うの?

ウェブミーティングはブラウザや専用のアプリケーションでインターネットにつなげて行うことが一般的です。一方テレビ会議では、専用回線を使用してマイクやカメラが内蔵されたハードウェアを会議室など決められたスペースに設置して行うことが多いとされています。

そのため、専用端末や回線を設置する費用、保守点検の費用、システムの拡張を希望する場合はハードウェアの追加購入費用などが必要となります。また、会議を行う場所は必然的に、このハードウェアが設置された場所になります。ウェブミーティングは、一対一や複数人数でのミーティング両方に適していますが、テレビ会議の場合は、特定の場所に大人数を集めて行う講習や会議に適しているとされています。

これらのように両者には様々な相違点がありますが、画面やカメラ、マイクを使用しながらお互いにコミュニケーションをとるという点では、基本的なしくみは同じだとされています。

まとめ

ウェブミーティングは初期費用が無料または安く抑えることが可能で、人数や場所を選ばす気軽に行える便利なコミュニケーションツールです。

また、情報共有をするために様々な機能が備わっているので、参加者の理解度も深まりスムーズに仕事が進むことが期待できます。社内での会議や研修、カスタマーサポートなどを考えている場合は、一度ウェブミーティングの活用を検討してみてはいかがでしょうか。