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Web会議システム、あなたへのおすすめは無料なのか有料なのか。比較して徹底解説!

無料版のWeb会議システムでできること

Web会議システムには様々な無料版が存在し、主にプライベート用として使っているビジネスパーソンを多く見かけます。日常から連絡を取り合っている友人や知人などと、相手の顔を見ながら会話ができるため、その場で会っているような感覚でトークを楽しむことが可能です。

無料版のもので充分使えると判断し、ビジネス用として使っている人も見かけますが、無料版ならではの使いづらさに不満を持っているビジネスパーソンもいます。無料版と有料版のそれぞれの良さを理解した上で、目的に合ったシステムを使うことが大切です。

無料版と有料版の違い

遠方のお客様や海外事業体などと打合せを行う場合にWeb会議を用いることで、出張費や交通費を削減できるだけでなく、往復の移動にかかる時間を他の業務に回すことができます。Web会議には無料版と有料版の二種類が存在しますが、機能面や安全面などで違いがあるため、使用用途に応じて使い分けることが大切です。

会社で取り扱う会議内容は社外秘であることが多く、話の中身が社外に漏れないようにすることが重要であり、セキュリティ面には充分に注意を払う必要があります。無料版の場合、通信データの暗号化が行われていないことがあり、通信内容を盗み取られるリスクがあるため、周囲に知られても影響がない範囲で利用するのが無難です。

音質面や映像面では、無料版は複数人が同時にWeb会議を行うと音声が聞き取りにくくなったり、映像処理が追い付かずカクカク動くようになることがあります。通信面からも、複数人が接続すると通信が不安定になることが起こります。無料版を使う場合は、1対1など接続人数を絞って会議を行うことで品質低下を避けることができます。

Web会議を行う際、資料を共有しながら話し合うことで会議の質が高まりますが、無料版の中には資料共有機能が付いていないことがあります。書類が不要で、面接のような会議をしたい場合には無料版でも充分に利用できます。また、Web会議の打合せ相手が初見の場合もありますが、無料版ではアカウントやアドレス登録などの事前準備が必要となるため、相手との会議準備に手間がかかるケースも起こります。

無料版には時間指定機能がない場合が多く、打合せ時間の直前に会議相手と示しを合わせてWebミーティングにエントリーする必要もあります。大事なお客様とのWEB会議を無料版で行う場合、利用前に相手との認識合わせや、正常に動作するかどうかなど多くの確認項目が存在することが分かります。

有料版を選ぶ前にトライアルを

会議の用途によっては、無料版のWeb会議システムでも問題なく充分に活用できるため、システムの機能をしっかりと把握しておくことが大切です。同時に複数人が接続することがないような少人数の会議であれば、無料版のWeb会議システムでも充分に使えます。逆に、たくさんの人数と同時に会議を行いたい場合は、有料版のWeb会議システムの導入検討をおすすめします。

利用できる言語は、無料版では日本語のみである場合が多い反面、有料版ではマルチリンガルに対応したシステムもあるため、海外事業体や現地スタッフとの打合せを行う上では、有料版を使うことで会議を効率的に行うことができます。一方、有料版を利用する場合は初期投資やランニングコストがかかるため、数ある中から慎重に選択することが大切です。

有料版の購入後に後悔することがないように、トライアル版があれば積極的に活用して使い方を覚え、メリットを享受できるようにしていきましょう。

無料有料の違い

無料のWeb会議システム5選。こんなにあるのに、有料の製品が選ばれているワケ!?

大事な会議もスムーズに!有効活用できる無料Web会議システム5選

・Skype(スカイプ) TV電話やチャットの無料ツールとして有名なSkype。プライベートで使用されているイメージが高いツールですが、Web会議システムとしても有能です。1対1の通話はもちろん、最大10人までつないでグループ通話ができます。さらにTV電話だけでなく、ユーザーが操作しているPCの画面を表示できる画面共有機能も無料で使用できるので、会議でアピールしたいポイントをクライアントに即座に提示が可能です。

・Googleハングアウト Googleが無料提供しているツールで、TV会議・チャットの機能を持ち、こちらも最大10人までグループ通話が可能です。Googleハングアウトの強みは、Googleのコンテンツを使用しながらWeb会議が進められること。Gmailの連絡先を使って電話ができたり、Googleドライブというクラウドシステムを使って会議をしながら資料作成・共有ができるのが便利です。

・Chatwork(チャットワーク) 2018年現在も無料ビジネスツールとして使用率の高いChatwork。大人数のグループ通話はできませんが、1対1で通話をする時はビデオ通話が可能です。チャットツールではファイルを添付して送付することもできます。アプリがインストールできるので、PCだけでなくスマートフォン、タブレットでも手軽に使用でき、クライアントとの連絡ツールとして大いに活用されています。

・zoom(ズーム) Web会議システムとして活用されているzoom。無料・有料とコースが別れていますが、会員登録をしたらすぐに無料でビデオ通話を使用することができます。ただし、ビデオ通話は1対1の場合は時間無制限で使用可能ですが、グループ通話は40分の時間制限があるので注意が必要です。PCで活用するツールです。

・Soba meeting(ソーバ・ミーティング) TV会議が完全無料で使用できるSoba meeting。グループ通話がなんと無料なのに人数無制限という強みがあります。PCはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットにアプリをインストールして使用できますし、SNSアカウントからでもログイン可能なのでアクセスが手軽に行えるのが便利です。完全クラウド型の便利なWeb会議システムです。

無料より有料のWeb会議システムが選ばれるのはなぜ?

ここまで、機能性の高い5種類の無料Web会議システムをご紹介してきましたが、実は無料のWeb会議システムよりも、有料のWeb会議システムの方が圧倒的に使用率が高いのです。どちらもメリット・デメリットがありますが、ここではなぜ有料のWeb会議システムが選ばれるのか、その理由についてまとめました。

・セキュリティに強い 無料と有料のWeb会議システムで、大きく異なるのはセキュリティの面です。有料のWeb会議システムは、暗号化・ファイアウォール・HTTPプロキシサーバー対応まで行われています。もちろんセキュリティ対策を行っている無料のWeb会議システムもありますが、セキュリティが未対応な場合があり、不安定なイメージがあるのは否めません。

・大人数のWeb会議にスムーズに対応できる。 先ほどご紹介したように、無料システムでも大人数でWeb会議をすることは可能です。しかし、「最大10人まで」や「40分まで」という上限が設定されていることがほとんどで、人数無制限のシステムは少なめ。無料のWeb会議システムは、元々1対1で対応する状況を想定しているため、人数や時間に制限があるのです。

・海外クライアントとの対応に強い 無料のWeb会議システムは、主に国内で使用される事を想定しているため、画像が不安定だったり海外との接続が難しい場合があります。一方、有料のWeb会議システムは海外との接続もスムーズに行えますので、グローバルな環境でWeb会議をしたい場合は、有料のWeb会議システムをおすすめします。 

Web会議、本当に無料ツールで大丈夫?

Web会議、無料ツールを使う前に注意点を確認!!あなたの会社は、本当に無料ツールで大丈夫?

Web会議のできる無料ツールとは

Web会議のできる無料ツールとしては、近年ですとLINEやSkype、Googleハングアウトなどが挙げられます。 Web会議をするにあたり、無料ツールには確かにいくつかのメリットがあることは事実です。 例えば、下記のようなメリットがあります。

・インストールするだけで準備終了
・従業員がプライベートで使っていることもあるため、操作性になじみがある

確かに、事業立ち上げの際の慌ただしさの中で、せめてツールだけでも簡単に済ませてしまいたいと思ってしまうことはよくあります。 また無料ツールであればテレワーカーに指示するだけで、ある程度個人で準備を整えてくれるでしょう。

しかし、無料ツールのメリットだけではなく、デメリットも着目するべきです。 デメリットは以下のようなものが想定されます。

・音声の品質が一定でない
・サポートが万全ではない
・セキュリティの責任は負っていない

もともと、無料ツールはビジネスでの利用ではなくプライベートを楽しむためのもの。 そのため1対1での通話ならともかく、複数人の利用時には音声の途切れや聞こえづらさが生じることがあります。また、1対1だったとしても音声が確実であるという保証はありません。

更に無料ということもあり、音声品質についてのサポートもほぼありません。安かろう悪かろうで諦めるしかないのです。 そしてなにより、セキュリティ面での不安が一番ではないでしょうか。ファイル共有機能を持つ無料ツールでやりとりをしているうちに、うっかり漏洩につながってしまうことは懸念すべきことですし、また容易にあり得ることです。

無料ツールのデメリットはどんな影響を与えるのか

無料ツールのメリット、デメリットをご紹介しましたが、そのデメリットは運用にどのような影響を与えるのか まず、会議出席者との信頼を損なうことが挙げられます。 直接対話しないからこそ、Web上の会議はしっかり行い、テレワーカーとの信頼を高める。

その大事なやり取り自体が一定の品質でない音声で行われてしまうと、それこそ言った、言わないの問題に発展してしまいます。 その事案への信頼性もなければ、テレワーカーとの信頼関係も築けないという事態に陥ってしまう可能性があります。 また、無料ツールでの会議では外部関係者を招いた会議を行うことも躊躇されます。

そして、情報漏洩についての安全性の欠如です。 情報の漏洩は法的にも絶対に避けたい事象のひとつ。 無料ツールはワーカーの端末設定にセキュリティレベルが依存してしまいますし、それを食い止めることは不可能でしょう。

また、発行側で突然仕様を変更することもままあります。これも無料であれば文句の言えないところですが、それ以前との操作性の違いからうっかりミスを誘発する可能性が高いです。 例えば、顧客情報がテレワーカーのプライベートアドレス全てにばらまかれるといった悲惨な事故が起こる可能性も考えられます。

テレワーク導入では、信頼性と安全性の高い有料ツールを推奨します

事業の立ち上げ時から、手軽さで無料ツールをなあなあに使い続けてしまうパターンは多いと思います。 しかし、社内外の信頼性と、対安全面にコストをかけることは費用対効果として非常に高いはずです。

また有料サービスは当然、無料ツールよりビジネスシーンに特化していますから、業務の効率化・コミュニケーションの活性化に貢献することは間違いありません。金額が発生する以上のメリットを感じるはずです。 現在、様々な有料Web会議サービスが販売されています。まずは比較の上、御社に合ったサービスの導入を検討されてはいかがでしょうか。