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Web会議システム、あなたへのおすすめは無料なのか有料なのか。比較して徹底解説!

無料版のWeb会議システムでできること

Web会議システムには様々な無料版が存在し、主にプライベート用として使っているビジネスパーソンを多く見かけます。日常から連絡を取り合っている友人や知人などと、相手の顔を見ながら会話ができるため、その場で会っているような感覚でトークを楽しむことが可能です。

無料版のもので充分使えると判断し、ビジネス用として使っている人も見かけますが、無料版ならではの使いづらさに不満を持っているビジネスパーソンもいます。無料版と有料版のそれぞれの良さを理解した上で、目的に合ったシステムを使うことが大切です。

無料版と有料版の違い

遠方のお客様や海外事業体などと打合せを行う場合にWeb会議を用いることで、出張費や交通費を削減できるだけでなく、往復の移動にかかる時間を他の業務に回すことができます。Web会議には無料版と有料版の二種類が存在しますが、機能面や安全面などで違いがあるため、使用用途に応じて使い分けることが大切です。

会社で取り扱う会議内容は社外秘であることが多く、話の中身が社外に漏れないようにすることが重要であり、セキュリティ面には充分に注意を払う必要があります。無料版の場合、通信データの暗号化が行われていないことがあり、通信内容を盗み取られるリスクがあるため、周囲に知られても影響がない範囲で利用するのが無難です。

音質面や映像面では、無料版は複数人が同時にWeb会議を行うと音声が聞き取りにくくなったり、映像処理が追い付かずカクカク動くようになることがあります。通信面からも、複数人が接続すると通信が不安定になることが起こります。無料版を使う場合は、1対1など接続人数を絞って会議を行うことで品質低下を避けることができます。

Web会議を行う際、資料を共有しながら話し合うことで会議の質が高まりますが、無料版の中には資料共有機能が付いていないことがあります。書類が不要で、面接のような会議をしたい場合には無料版でも充分に利用できます。また、Web会議の打合せ相手が初見の場合もありますが、無料版ではアカウントやアドレス登録などの事前準備が必要となるため、相手との会議準備に手間がかかるケースも起こります。

無料版には時間指定機能がない場合が多く、打合せ時間の直前に会議相手と示しを合わせてWebミーティングにエントリーする必要もあります。大事なお客様とのWEB会議を無料版で行う場合、利用前に相手との認識合わせや、正常に動作するかどうかなど多くの確認項目が存在することが分かります。

有料版を選ぶ前にトライアルを

会議の用途によっては、無料版のWeb会議システムでも問題なく充分に活用できるため、システムの機能をしっかりと把握しておくことが大切です。同時に複数人が接続することがないような少人数の会議であれば、無料版のWeb会議システムでも充分に使えます。逆に、たくさんの人数と同時に会議を行いたい場合は、有料版のWeb会議システムの導入検討をおすすめします。

利用できる言語は、無料版では日本語のみである場合が多い反面、有料版ではマルチリンガルに対応したシステムもあるため、海外事業体や現地スタッフとの打合せを行う上では、有料版を使うことで会議を効率的に行うことができます。一方、有料版を利用する場合は初期投資やランニングコストがかかるため、数ある中から慎重に選択することが大切です。

有料版の購入後に後悔することがないように、トライアル版があれば積極的に活用して使い方を覚え、メリットを享受できるようにしていきましょう。