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Web会議、無料ツールを使う前に注意点を確認!!あなたの会社は、本当に無料ツールで大丈夫?

Web会議のできる無料ツールとは

Web会議のできる無料ツールとしては、近年ですとLINEやSkype、Googleハングアウトなどが挙げられます。 Web会議をするにあたり、無料ツールには確かにいくつかのメリットがあることは事実です。 例えば、下記のようなメリットがあります。

・インストールするだけで準備終了
・従業員がプライベートで使っていることもあるため、操作性になじみがある

確かに、事業立ち上げの際の慌ただしさの中で、せめてツールだけでも簡単に済ませてしまいたいと思ってしまうことはよくあります。 また無料ツールであればテレワーカーに指示するだけで、ある程度個人で準備を整えてくれるでしょう。

しかし、無料ツールのメリットだけではなく、デメリットも着目するべきです。 デメリットは以下のようなものが想定されます。

・音声の品質が一定でない
・サポートが万全ではない
・セキュリティの責任は負っていない

もともと、無料ツールはビジネスでの利用ではなくプライベートを楽しむためのもの。 そのため1対1での通話ならともかく、複数人の利用時には音声の途切れや聞こえづらさが生じることがあります。また、1対1だったとしても音声が確実であるという保証はありません。

更に無料ということもあり、音声品質についてのサポートもほぼありません。安かろう悪かろうで諦めるしかないのです。 そしてなにより、セキュリティ面での不安が一番ではないでしょうか。ファイル共有機能を持つ無料ツールでやりとりをしているうちに、うっかり漏洩につながってしまうことは懸念すべきことですし、また容易にあり得ることです。

無料ツールのデメリットはどんな影響を与えるのか

無料ツールのメリット、デメリットをご紹介しましたが、そのデメリットは運用にどのような影響を与えるのか まず、会議出席者との信頼を損なうことが挙げられます。 直接対話しないからこそ、Web上の会議はしっかり行い、テレワーカーとの信頼を高める。

その大事なやり取り自体が一定の品質でない音声で行われてしまうと、それこそ言った、言わないの問題に発展してしまいます。 その事案への信頼性もなければ、テレワーカーとの信頼関係も築けないという事態に陥ってしまう可能性があります。 また、無料ツールでの会議では外部関係者を招いた会議を行うことも躊躇されます。

そして、情報漏洩についての安全性の欠如です。 情報の漏洩は法的にも絶対に避けたい事象のひとつ。 無料ツールはワーカーの端末設定にセキュリティレベルが依存してしまいますし、それを食い止めることは不可能でしょう。

また、発行側で突然仕様を変更することもままあります。これも無料であれば文句の言えないところですが、それ以前との操作性の違いからうっかりミスを誘発する可能性が高いです。 例えば、顧客情報がテレワーカーのプライベートアドレス全てにばらまかれるといった悲惨な事故が起こる可能性も考えられます。

テレワーク導入では、信頼性と安全性の高い有料ツールを推奨します

事業の立ち上げ時から、手軽さで無料ツールをなあなあに使い続けてしまうパターンは多いと思います。 しかし、社内外の信頼性と、対安全面にコストをかけることは費用対効果として非常に高いはずです。

また有料サービスは当然、無料ツールよりビジネスシーンに特化していますから、業務の効率化・コミュニケーションの活性化に貢献することは間違いありません。金額が発生する以上のメリットを感じるはずです。 現在、様々な有料Web会議サービスが販売されています。まずは比較の上、御社に合ったサービスの導入を検討されてはいかがでしょうか。