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テレビ会議の特徴とは?従来の会議と何が違う?Web会議との違いとは?

テレビ会議はどんなもの?

テレビ会議は、離れた場所にいる相手をISDNもしくは専用回線で繋ぎ、画像や音声を利用して双方向にコミュニケーションを行える会議ツールです。テレビ会議のシステムは、一般的に必要な機材がパッケージになって提供される場合が多く、コンソールにインタフェースが装備されています。

また、制御用のコンピュータおよびコーデックも内蔵されています。したがって、導入する際は専用機器の購入が必要で、会議室に常設する形で使用するのが特徴です。

会議室を利用した従来型の会議とテレビ会議の違いは?

従来のように会議室を利用する会議では、会議を行う場所まで参加者が出向く必要がありました。当然ながら、旅費や宿泊費などの出張費用がかかるので、遠隔地になればなるほど費用がかかります。

しかし、テレビ会議ならわざわざ現地に足を運ばなくても、定められた時間に専用ソフトをインストールしているPCや専門機器の前に座るだけで始められます。出張費用をカットすることができるだけでなく、移動に時間を費やす必要もありません。

現在は数多くの会社でテレビ会議を導入していますが、特に会議に参加しなければならないスタッフが沢山存在し、出張費用が膨らみがちな会社ではメリットが大きいでしょう。時間にも距離にも縛られずに会議ができることに加えて、専用回線を利用すれば災害などの緊急時でもインフラとして活用できる点も特徴です。

テレビ会議とWeb会議を比較した時の相違点

テレビ会議とWeb会議を比べた時、「離れた場所にいる人を繋いで、お互いに顔を見て会議ができる」という点は変わりません。しかし、両者のシステムに相違があります。テレビ会議の場合は、会議を行えるスペースに専用回線やサーバー、通信機材などを設置します。

テレビ会議では、大きなディスプレイなどの機材を設置したスペースに参加者が集まって行われる場合が多いです。 テレビ会議を利用する大きなメリットは、通信に高い安定性を誇る点です。高品質なカメラを使って参加者の表情を確認できますし、音声の質も高い上に集音の範囲が広いのでスムーズに会話できます。ストレスをあまり感じないため、会議を長時間行っても疲れにくいというメリットも。

そのため、大切な取引先との会議など、会議の途中で不都合が生じては困るような場合に適しています。 逆に、専用機材などを購入しなければならないので、導入コストは高くなりがちです。

また、会議に参加するそれぞれの拠点に専用機器および専用回線を準備しなければならず、時間や費用がかかります。そして、一定の期間が過ぎると機材の買い替えが必要です。さらに言えば、各拠点に参加者が集まる形なので、参加者のスケジュールも調整しないといけません。

このような特徴から、テレビ会議は十分な設備投資が可能な会社向けのツールと言えます。それを、手頃な初期費用で使用できるようにしたシステムがWeb会議です。Web会議は、インターネット環境がある場所ならどこでも、PCやスマートフォン、タブレット端末などを利用して会議に参加できる会議ツールです。

Web会議を利用する最も大きなメリットは、何と言っても手軽に利用できることです。参加者それぞれのスケジュールを調整する必要もありませんし、会議を行う拠点まで出向く必要がないので時間を有効に使えます。

また、専用のソフトが必要なく、Webブラウザを使って参加できるのでITに詳しくない参加者でも使いやすい点がメリットと言えます。 ただし、Web会議はテレビ会議よりも画質や音質が不安定になりやすいというデメリットがあります。

インターネット回線を使うので、接続環境の影響を受けてしまうからです。さらに、テレビ会議は導入時に高額の費用がかかるものの、その後に発生するのは保守費用だけですが、Web会議の場合は利用料金を毎月支払う必要があります。

そのため、長期間使用するのであれば、テレビ会議よりもトータルコストが高くなるケースが多いです。 テレビ会議とWeb会議にはそれぞれにメリットとデメリットがありますので、導入を検討している環境に応じて選択した方が良いでしょう。