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オンライン会議、FreshVoiceを選ぶメリットとは?

そもそもオンライン会議のメリットは?

オンライン会議にはいくつものメリットがあります。その中でも特に企業にとって大きいのがコストカットができるという点や時間を短縮してスピーディーな対応ができるという点です。

一般的な会議は会議室の準備や資料の作成、参加する人数に合わせてコピーなどを取ったりと準備に手間がかかりやすく、参加する人たちも会議に合わせて日程を調整したり移動に時間やコストをかけなければいけません。このため通常の会議方法では主宰する側にも参加する側にもデメリットが大きく、企業にとっても非効率的なものとなりやすい傾向がありました。

これらのデメリットを解消してくれるのがオンライン会議で、インターネットを通じてパソコンなどのデバイスを使ってどこからでも参加できるので会議室を用意する必要がありません。

また会議に必要な書類やデータ、資料などもすべてデータで管理することができるほか、参加者にはデバイスを通じて閲覧してもらうことが可能です。このため会議の準備にこれまでのような手間やコストがかかりにくく、参加する側も会議室に集まる必要がないのでどこからでも自由に参加することができます。

さらに会議中の意思決定もスピーディーに行うことが可能となるほか、議事録の作成も録画したものや音声データを利用すれば簡単にまとめやすくなります。このように会議の準備はもちろん、会議中や会議が終わった後の処理にかかっていた手間や時間、コストも削減することができるのです。

ほかにも、直接会議室で話をすると緊張してしまうという人でも画面越しで話をすると緊張感が和らぎやすいというメリットが挙げられています。緊張感がほぐれれば柔軟な意見や考えを出しやすくなりますし、画面越しの方が距離感が丁度いいので初対面の相手でもまるで一度会ったことがあるかのように話しやすいと言われています。

またリモートで信頼関係が結べるというメリットもあり、これまでの会議では見られないメリットが多く見受けられているようです。

FreshVoiceとはどのような製品なのか

ではFreshVoiceを選ぶメリットは何なのかというと、高いセキュリティ対策が実施されているという点です。 オンライン会議のシステムはインターネットを仲介するため、セキュリティが脆弱なシステムを利用するとデータが流出してしまったり盗まれてしまうというリスクが考えられます。

このためオンライン会議システムには高いセキュリティ性が求められており、その中でもFreshVoiceは強固なセキュリティ対策が実施されているとして高く評価されているのです。このためセキュリティを重視する企業である銀行や保険、省庁などにも選ばれており、信頼できるシステムだと言えます。

また電話帳を使った独自の接続機能を有しており、オンライン会議を開始するための手間を大幅に削減しています。そしてこの機能を活用することでほかの拠点で開催されている会議にも途中参加することができますし、電話帳のほかにも地図機能が搭載されているのでモバイル機能を利用して会議に参加している人たちがどこにいるのかという情報を確認することも可能です。

ほかにもFreshVoiceには録音機能や録画機能が標準で搭載されているので、活用することで過去のデータを映像や音声で確認できます。これを利用すれば議事録の作成もより手軽になり、さらにエクセルなどのファイルを送り込んでデスクトップやドキュメントを共有することもできるとされています。

こうすることで作成した議事録を会議参加者全員で共有できるため、必要に応じて共有している人たちがリモートで内容を修正するということも可能となります。 もちろん手厚いサポートも充実していることから、多くの業界や企業で重宝されている話題のオンライン会議システムとなっているのです。