Web会議フレッシュボイスTOP > 提案します!Web会議入門 > WEB会議システムを徹底比較 > Web会議システムのメリット・デメリットを徹底比較!
pixta_40395242_M

Web会議システムのメリット・デメリットを徹底比較!


Web会議を上手に選ぶためにメリット・デメリットを徹底比較

出張とWeb会議の違い、主要メーカーの特長の違い


Web会議システムの導入に失敗しないためには、Web会議と出張の違いを、コストだけでなくビジネス効果の点からも比較しておく必要があります。 自社に最適なWeb会議システムを選ぶためには、主要メーカーのWeb会議システムの違いを見極めておくことが大事です。 ここでは、Web会議システムのメリット・デメリットを比較してみます。
pixta_40395242_M

1 かつての出張が中心だった時代とWeb会議が主流の現代

そこにはどのようなメリット・デメリットがあるのか比較してみましょう

1-1 複数の社員が出張する場合とWeb会議を活用する場合のメリット・デメリット


例えば、社員が会議のために、大阪や名古屋から東京本社に出張した場合、旅費のほかに宿泊費、出張手当などの経費が必要となります。 下の表にあるように、大阪支社から社員一人が一泊で東京に出張した場合約4万円。名古屋支社の社員の場合は、約3万円強の費用が発生します。
■大阪・名古屋から東京本社への出張経費の概算

旅費(新幹線利用) 宿泊費 出張手当 合計
大阪からの出張 27,240円 9,000円 3,000円 39,240円
名古屋からの出張 20,720円 9,000円 3,000円 32,720円


これは社員一人の経費ですが、複数の社員で東京本社に出張してくるとなれば、その人数分の経費がかかってくることになります。
社員2人で、会議のために大阪から東京に出張してきたとすれば約8万円、名古屋の場合は6万5千円の経費が必要となります。出張してくる人数や拠点が増えれば増えるほど、この出張経費はさらに膨らんできます。
仮に、大阪から2人、名古屋から2人出張してくるこの本社会議が3カ月に一度開かれているとすれば、1回14万5千円×年間4回=年間で58万円もの出張経費がかかっていることになります。
Web会議システムを導入すれば、これらの費用のかなりの部分を削減できることになります。
上記の試算は、実際に支出される出張経費ですが、この他に、社員が出張で不在になった場合のビジネス・チャンスのロスも計算に入れておく必要があります。3時間程度の会議のために、そこに参加する社員は2日間、職場を不在にしなければなりません。この間、営業活動や業務処理などが止まってしまうわけです。実際の出費だけでなく、こうしたロスもお金に換算して、考慮に入れておく必要があります。


1-2 支店長会議で支店長が本社に集まる場合とWeb会議との比較


全国の各支店から、支店長が東京本社に集まる支店長会議の場合は、出張経費がさらに大きなものになります。 仮に、札幌、仙台、新潟、名古屋、大阪、福岡の各支店長が東京本社に集まった場合、経費の概算は次のようになります。
■6支店の支店長の東京本社への出張経費の概算
旅費 宿泊費 出張手当 合計
札幌支店長 45,580円 15,000円 10,000円 70,580円
仙台支店長 21,380円 15,000円 10,000円 46,380円
新潟支店長 20,740円 15,000円 10,000円 45,740円
名古屋支店長 21,780円 15,000円 10,000円 46,780円
大阪支店長 28,500円 15,000円 10,000円 53,500円
福岡支店長 28,580円 15,000円 10,000円 53,580円
*札幌支店長と福岡支店長は航空機を利用。その他の支店長は新幹線の指定席を利用。
この表からお分かりの通り、札幌、仙台、新潟、名古屋、大阪、福岡の各支店長が東京本社に集まって支店長会議を開いた場合の出張経費は、一回当たり32万円弱となります。仮に、4半期ごとに東京本社で支店長会議を開くとなると、その出張経費は130万円近くに上ります。 Web会議システムであれば、導入の初期費用がかかりますが、一回当たりの支店長会議の経費は、ほとんどかかりません。
また、支店長が東京本社に出張している間、支店のビジネスのパフォーマンスが落ちてしまうことも考えられます。そうした、直接的には目に見えないロスも考えると、Web会議の優位性が見えてきます。


1-3社長が各地の支店を巡る場合とWeb会議とのメリット・デメリット。


社長が支店を巡って各支店の幹部と会議をする。さらに、地域の現状を見ておくということは大切なことです。 しかし、その場合、上記の6支店を巡るとしても経費的には50万円程度が必要です。社長の出張の場合、秘書がつくことが多いので、経費は約100万円近くになってしまいます。 しかし、社長が支店の課題を具体的に把握し、すぐに経営判断を下すことができれば、その経費を上回るメリットが出てきます。 一方で、支店巡りのために社長が本社を留守にすることのデメリットも考えておく必要があります。 全支店に向けた社長訓話や指示などはWeb会議システムが適しています。しかし、社長の現場視察・マーケットリサーチ、お取引先幹部との面談などは、社長が実際に出向く必要があります。 Web会議と実際の社長の出張、そのメリット・デメリットをよく理解したうえで、適切に使い分けていくことが重要です。


1-4 Web会議と出張のメリット・デメリット。

Face to Faceの良さも見逃せません。 こうして、出張とWeb会議とを経費の面から比べてみると、圧倒的にWeb会議の優位性が見えてきます。 しかし、実際に顔を合わせて、テーブルを囲んで行う会議やミーティングの良さもあることは事実です。Web会議システムを導入したからと言って、すべてをWeb会議に切り替えてしまうのも考えものです。 適材適所です。会議の目的や重要度、出席者の数など総合的に判断して、Web会議を利用するか、実際に出張して会議をするかを決めるのが良いでしょう。 いずれにしても、Web会議を使わず、人の移動をともなう出張だけに頼るというのは、今日では時代遅れなのではないでしょうか。



2 あなたの会社には、どのメーカーのWeb会議システムがベストか

Web会議システムのメリット・デメリットの比較から見えてきます


2-1各メーカーのWeb会議システム。その音声と画質の特長は


※各製品ページのホームページから情報を抜粋
FRESH VOICE LiveOn V-CUBE Omnijoin
高画質で使いやすくなりました。全画面で多拠点の接続先を表示することができるのは、FRESH VOICE(フレッシュボイス)だけの特長となっています。 独自技術で、他社にない高音質・高画質を実現。LiveOnの音質はCD品質に近い32KHz。画質についても、最大でハイビジョン画質(1280×720)に対応しています。 独自ネットワーク網で、国際間での安定した接続を実現。サーバー間は、独自のネットワーク網で安定した通信が行われるため、会議中の映像や音声の遅延が減少します。 画質はフルHDにも対応。 細かい表情の変化まで映し出し空気感までも共有。音声トラブルを防ぐ「エコーキャンセリング」「ノイズキャンセリング」機能搭載。
*文章を短くするため、文章の一部を変更させていただいています。
音声と画質を重視する会社には、どのWeb会議システムが最適なのでしょうか。比較してみました。 Web会議を快適なものにし、スムーズに進めていくためには、音声や画質が高性能であることは大切です。各社とも、CDレベルの音声やHDクラスの画質を謳っています。各社のWeb会議システムの機能を見比べた場合、そこでは大きな差異は認められません。 しかし、Web会議では、音声や画像の乱れ、断絶、遅延などがないことが最も重要です。単純なスペック比較だけではなく、自社のネットワークや会議室の状況、拠点数などを勘案したうえで導入システムを決めていくことが大事です。 各社の導入事例から、自社の状況に近い事例を探して参考にするのも良いでしょう。



2-2 Web会議システム各メーカーの操作性の比較


※各製品ページのホームページから情報を抜粋
FRESH VOICE LiveOn V-CUBE Omnijoin
FreshVoice(フレッシュボイス)は、「誰でも簡単に、すぐにWeb会議が開催できる」というコンセプトのもと、わずか3クリックで会議が開催できる、純国産Web会議システムです。 誰でも簡単に使える、直観的なインターフェイス。面倒な操作は一切不要です。簡単にログイン/会議スタートができます。パソコン操作に不慣れな方でも直感的に操作が可能です。 アクセス用のURLを送るだけで、誰でも会議に参加できます。iOS/Android専用アプリで、スマートフォンやタブレット・モバイル端末から快適にWeb会議を実施できます。 参加者のマイクやカメラなどを遠隔で設定でき、不慣れな参加者も安心です。アイコンをクリック&ドラッグするだけの簡単操作を実現。会議の開催までは簡単3ステップ、初めての方でもほんの数分で参加できます。
*文章を短くするため、文章の一部を変更させていただいています。
簡単にWeb会議をしたいとお考えの企業はどのシステムを選べばよいか、主要メーカーのWeb会議システムを比較してみました。 Web会議の操作性を考える時、Web会議を開催する側の操作性と、参加者側の操作性を考える必要があります。 Web会議を開催する側の操作性では、招集が簡単なことだけでなく、誤って招集してしまうことのないような仕組みがあるかどうかをチェックしておくことが大事です。
また、参加者側にはパソコンの操作に不慣れな社員がいることもありますので、簡単に、直観的に操作できるシステムであることが重要です。 ビジネスは生き物であり、日々、ダイナミックに変化しています。そこで、あらかじめ決めてある日時に開くWeb会議だけでなく、必要に応じてスピーディにWeb会議を開催できるかどうかも大切なポイントです。 Web会議を開きたいときにすぐに招集できたり、参加できるシステムであるかも調べておいてください。


2-3 Web会議システム各メーカーのセキュリティの特長とは


※各製品ページのホームページから情報を抜粋
FRESH VOICE LiveOn V-CUBE Omnijoin
2003年の発売以来、乗っ取り、改ざん、スキミングなどの被害には一度もあっていません。セキュアな環境でサービスを提供しております。 AESによるセキュアな通信。独自のプロトコルを使用。通信データの盗聴で、暗号を解読されても、該当するプロトコルが判別できなければ、内容が分かりません。 高いセキュリティASP/SaaS情報開示制度に認定。企業での利用にふさわしい万全の体制で運用の保全に取り組んでいます。 安全性の高い暗号化方式(TLS 1.0, TLS 1.2および256bit AES暗号化)に準拠。 国際的情報セキュリティ規格ISMS認証 (ISO 27001:2013)を取得。
*文章を短くするため、文章の一部を変更させていただいています。
セキュリティの問題は無視できないという会社には、どのシステムが適しているのか、比較してみてみました。 企業にとって、社内の会議を盗聴されてしまうということは大事件です。Web会議でも同じことが言えます。ネットワークを利用するWeb会議は、その経路の途中で情報が漏えいしてしまう危険性があります。また、ファイル共有機能に外部から不正アクセスされてしまい重要な資料が抜き取られてしまう恐れもあります。 Web会議システムだけに限らず、ITシステムにとってセキュリティは重要な課題です。Web会議システムの各メーカーもセキュリティに注力して、システムを構成しています。 Web会議のセキュリティを考える時、①暗号化と通信スピードの両立②セキュリティオプションが設定できるか③オンプレミス型のサービスかどうか④特定の端末・通信経路からのアクセス制限が可能か、などがポイントとなります。また、そのWeb会議システムは、どのような企業・組織で採用されているか。その導入実績を見ることも大切です。高度なセキュリティが求められる官公庁や金融機関に数多く導入されている、FRESH VOICEなら安心して選ぶことができます。


2-4  Web会議システム各メーカーのサポート体制を比較


※各製品ページのホームページから情報を抜粋
FRESH VOICE LiveOn V-CUBE Omnijoin
手厚いサポート体制が自慢です。環境や機器の問題で音声が聞こえない際など、サポートデスクをご用意しております。適切なサポートを最適なタイミングで得られる安心感があります。 自動アップデートで常に新しいバージョンを利用可能。月額、もしくは保守内でバージョンアップ。ソフトのため劣化もせず、常に新しいバージョンを利用することが可能です。特別な操作無しで自動アップデート。 ネットワーク環境の事前チェックを実施し不安を解消。お客さまに合わせた運用体制の構築を支援。導入後は24時間365日体制でサポート。使い方に関するご質問から、突発的なトラブルまで迅速に対応します。 万全のサポート体制。初めての方もご安心ください。システム本体や周辺機器の基本的な設定の方法から、トラブル発生時の対処法まで、あらゆるご相談、お問い合わせに担当者がお答えします。
*文章を短くするため、文章の一部を変更させていただいています。 Web会議システムを積極的に活用していくためにも、メーカーの導入後のサポート体制を比較して調べておくことも大切です。 いったん導入したWeb会議システムは、簡単に機種変更できないため、サポート体制については綿密に調査し、「こんなはずではなかった」ということのないようにしたいものです。 サポートデスクが設けられているか、24時間365日のサポート体制があるか、など、しっかりとチェックしてから導入システムを決めてください。

3まとめ


Web会議システムと出張のメリット・デメリットを明確に把握し、状況に応じて、上手に使い分けていくことが大事です。経済的メリットだけでなく、実際に顔を合わせての会議や面談が必要な場合もあります。Web会議だけ、あるいは出張だけということではなく、総合的な判断で最適な方法を選んでください。 また、導入にあたっては、Web会議システムの主要なメーカーの特長を比較して、自社に最適なシステムを見つけ出すことも大切です。単純に機能性のメリット・デメリットだけでなく、自社の使い方の特長に適したWeb会議システムを選ぶことが重要です。 さらに、Web会議システムを長く、有効に活用していくためにも、導入後のサポート体制は厳密にチェックしておく必要があります。