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ビデオ会議でASP(Saas)がオンプレミスよりも優れている3つのポイント

オンプレミスではなくASP(Saas)を導入する企業が徐々に増えています。しかし、オンプレミスとASPのどちらが良いか迷うケースもあるでしょう。今回は、ビデオ会議システムでASPが優れているポイントを解説します。


実際にシステムを利用できるようになるまでの期間が短い

世の中にASPサービスが普及する前は、オンプレミスのサービスが一般的でした。

オンプレミスでは、企業ごとにオリジナルシステムを構築し、自社で準備したサーバーにソフトウェアをインストールして導入します。そのため、システムを設計してから実装されるまでに時間がかかります。必要な期間は数カ月、あるいは1年以上になるケースも稀ではありません。

その点、ASPなら、申し込んでからサービスを実際に利用するまでの期間が短い、という強みがあります。ASPの場合、自社のコンピュータにソフトウェアを一台ずつインストールする作業が不要になるからです。

具体的に、申し込んでからサービスを利用できるようになるまでの期間は、数日あるいは数週間が一般的です。仮に、カスタマイズが複雑でアプリケーションの連携が必要なケースでも、2~3カ月前後で利用できます。そのため、「社内でビデオ会議を利用したい」という場合、容易に導入できる点がメリットと言えるでしょう。

なお、オンプレミスは企業独自にシステムが構築されるので、システムを試そうとしても納品前に予定されている試験まで触れられません。しかし、ASPには使用期間が設けられているので、その期間にシステムを試せる点も魅力です。


初期費用が格段に安く済む

オンプレミスよりもASPが優れているもう一つの点は、初期の導入費用が格段に安くなることです。一般的に、オーダーメイドでシステムを開発するオンプレミスは、システム導入に数百万~数千万円前後の費用がかかります。

一方、ASPではインターネット回線を経由して複数の企業で同一のソフトウェアを利用できます。そのため、一企業あたりの初期費用がオンプレミスと比べて断然安くなります。

基本的に、ASPの利用料は月額課金のケースが多く、システムの内容に応じて1ユーザーあたり数百~数千円前後が目安です。同時接続が可能な端末の数に応じて月額利用料金が設定されているので、無駄なく利用できます。

ASPの場合、サーバの保守作業もソフトウエアのバージョンアップも、ASPを提供する事業者が行います。したがって、利用している企業はサーバーを管理したり、セキュリティ対策を実施したりする必要がありません。

もちろん、バージョンアップおよびセキュリティ対策などにかかるコストは不要です。ASPでは、月額料金内にメンテナンスやウイルス対策費用などが含まれているからです。


個々の環境に応じて柔軟な使い方が可能

ASPは、オンプレミスと比較した場合、柔軟に利用できる点も優れています。例えば、通常は自社でオリジナルのシステムを導入すると、外出先からアクセスするための手段が別途必要です。その仕組みを構築するには、当然ながらコストがかかります。

しかし、インターネット経由で使用できるASPなら、スマートフォンなどのモバイル端末との親和性に優れているために外出先からのアクセスも簡単です。ASPなどクラウドサービスの多くは、いわゆる「レスポンシブ」な環境を確保し、スマートフォン専用にUIと呼ばれるアプリを採用しています。そのため、インターネットを利用できる環境さえあれば、いつでもどこでも使えるという柔軟性があります。

また、ビデオ会議を行う際、利用している環境によっては急にストレージを追加する必要が生じるケースがあります。そんなときも、ASPなら課金を行うことでストレージを即座に追加してもらうことが可能です。利用するストレージが常に一定ではない場合や、急な環境の変化にも対応できます。最初は最低限のストレージで利用してみて、徐々に追加していきたい場合にも有効です。

ちなみに、システムを利用する必要がなくなった場合は、契約を解消するだけでサービスの利用を終了できます。


ASPならビデオ会議も簡単に導入できて便利

ASPは導入する際に初期費用もオンプレミスより安く済みますし、実際に使用できるようになるまでの期間が短くて済みます。

モバイル端末からのアクセスもしやすく、必要に応じてストレージを拡張することも可能です。「ビデオ会議を気軽に試してみたい」という場合におすすめです。