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Web会議のサーバー型とASP(クラウド)型の違いと選び方

サーバー型Web会議のメリット・デメリット

いざWeb会議システムを導入しようとなると、サーバー型とASP型(クラウド)、いずれかの選択が必要になります。 サーバー型は、専用のサーバーを自社で導入し、必要なソフトウェアをインストールするシステム形態です。そのため、導入時にサーバー購入などの初期費用がかかります。自社のサーバーですから、毎月のサービス使用料はかかりません。 専用のサーバーを使用してWeb会議を開催することになるため、混雑の状況に左右されることなくいつでも高品質な会議を行えるメリットがあります。 また、外部ネットワークからの影響を受ける心配が少ないため、セキュリティ面でも安心、安定性にも優れているのが魅力です。

ASP型Web会議のメリット・デメリット

「ASP」とは「Application Service Provider」の略で、ASP型はメーカーやクラウド業者からサーバーを借りるあるいはサービスだけを借りるシステム形態となります。借りるわけですから、毎月サービス利用料を支払う必要があります。 また、複数の企業でサーバーを共有するため、サーバー型に比べると安定性が劣ることになります。サービス提供者のシステムに依存することになるので、セキュリティ対策がしっかりしている会社を選ぶことが重要となります。 メリットとしては、初期費用が安く済むため、気軽に始められることが挙げられます。また、Webブラウザの動作するパソコンとインターネット回線があれば、いつでもすぐに利用できるという点も魅力です。

サーバー型? ASP型? Web会議の選び方

メリット・デメリット サーバー型とASP型には、それぞれにメリット・デメリットがあるので、一概にどちらが良いか、優れているかということはいえません。 用途や利用時のニーズによっても選び方は変わってくるのです。大切なのは、それぞれ何を第一に考えるか、という点でしょう。 コスト、セキュリティ、利便性、機能性といった4つの項目を柱にして、どちらのタイプがより自社に合っているか比較して選択することをお薦めします。

サーバ型ASP型Web会議

どちらがお得?オンライン会議のASP型とサーバー型

初期コストが低い!スピード導入が可能なASP型

ASP型は、サービス提供会社のサーバーから、サービスをレンタルしてもらうタイプです。webブラウザから、サービス提供会社のサーバーへログインするだけで利用できます。導入に必要なのはインターネット回線とパソコンのみで、すぐにでも始められるのがメリットです。

サーバーを用意する必要がない分、導入にかかる初期コストは低くなります。ソフトウェアのバージョンアップもメーカー側で行うため、常に最新のシステムを利用できます。ただし、サービスをレンタルしてもらうので、毎月の使用料を支払わなければなりません。ASP型は、サービス提供会社と契約している他の企業と、サービスを共有する形になります。

サーバーへのアクセスが集中してインターネット回線が混雑すると、画質の低下や、音飛びが発生する可能性があります。外部のネットワークを介して会議の資料をやり取りすることになるので、会社のセキュリティポリシーに抵触するケースもあるでしょう。自社で使えるサービスかどうか、事前に確認する必要があります。

もちろん、メーカーごとにセキュリティー対策はしっかりしていますが、情報漏えいのリスクはゼロではありません。他に、自社向けのソフトではないので、システムのカスタマイズがしにくい点が挙げられます。社内のシステムと連携させるといったことは難しいでしょう。

セキュリティー対策はバッチリ!安定性のあるサーバー型

サーバー型は、自社用のサーバーを購入し、専用ソフトウェアをインストールして運用します。自社サーバーを使うため、外部のネットワークの混雑に影響されることなく、高品質で安定したオンライン会議ができます。サーバーもソフトウェアも購入するので、毎月の使用料はかかりません。

インターネット接続されていない、社内のローカルネットワークでもオンライン会議が可能です。自社内ネットワークのため、外部への情報漏えいのリスクもありません。そして、カスタマイズがしやすく、デザインの変更やアップグレードのタイミングも自由です。ただし、サーバーとソフトウェアを購入しなければならないので、初期コストはかなり高くなります。

サーバーのレンタルプランを用意しているメーカーもありますが、いずれにしてもASP型に比べるとコストは高くなってしまいます。また、バージョンアップでソフトウェアの入れ替えを自社で行わなければならないので、システムに詳しい管理者が必要です。

導入のしやすさはASP型、長期運用ならサーバー型もあり

どちらもメリットとデメリットの両方ありますが、導入しやすいのはASP型です。初期コストが安く、導入スピードも速いので、早急にオンライン会議を利用したい場合は、ASP型が向いているでしょう。サーバー型はコストが高い分、セキュリティー対策と安定性は抜群です。

毎月の使用料がかからない点を考えると、オンライン会議を長期に亘って利用するのであれば、最終的にASP型よりも低いコストで運用できる可能性があります。ただし、サーバーの管理者が必要になるので、システム運用に詳しい方が在籍していることが必須条件です。サーバーの保守代行サービスを行っているメーカーもあるので、それを利用するのもよいでしょう。

早く導入したい、コストをかけたくない、短期運用で考えているならASP型、安定性とセキュリティーを重視し、長期運用していける人材がいるならサーバー型を導入するのがよいでしょう。自社に合っているオンライン会議システムはどちらか、かけられるコストや運用期間などから、よく検討してみることが重要です。

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