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会議を便利にするWeb会議のオプションサービス

会議を便利にするWEB会議のオプションサービスとストリーミング

https://www.freshvoice.net/basic/compare_web_meeting/compare003/

標準プラスその他のサービスも充実

Fresh Voiceにはテレビ会議・Web会議に必要な機能が一通り標準装備されていますが、そのほかにも追加することでさらに便利に、お手軽に利用できるオプションサービスもいくつかご用意しております。 追加してご利用いただける有料オプションサービス、無料オプションサービスについて、いくつかご紹介していくので、是非ご検討ください。

録画・録音のオプションは非常に使える

まず、Fresh Voiceの有料サービスについてご紹介していきます。 初めにご紹介しておきたいのが「録音・録画オプション」です。 このオプションを追加すると、会議の映像・音声はもちろん、会議に用いた資料まで含めた、会議に関する全ての要素を Windowsの基本ソフトである、Windows Media Playerで再生出来る形式で保存いただけます。 これにより、会議に参加できなかった人に会議の様子を見せて確認をしたり、議事録としてそのまま保管したりすることも可能です。

メディアプレイヤーで保存できることで、WindowsでもMacbookでもiPhoneやiPadでも気軽に再生できて、しかもデータがポータブルになるので、どこにいても再生着ますし、シェアも可能となります。よって、より会議の効果が高まるのです。 ただし、会議をそのまま録画し、保管するとなると動画データになりますので、膨大なデータ量が必要となり、ストレージを圧迫します。会議は1度だけ、ということはなく、定期ミーティングや進捗会議など、さまざまなものがありますので、人物認識の場合は多少なりとも動画の質を落としたほうが、データ量が少なくなることは事実です。 少し話がそれましたが、有料オプションサービスとして録画・録音オプションをつけていたくだことは非常におすすめです。なぜなら、会議には「言った」「言わない」のトラブルが極めて多くなっているからです。議事録を作成するにもマンパワーが必要で、しかも完璧な議事録が常につくられるとは限らないからです。

議事録は、大抵の場合、年次が低い人が作成することが多いようです。そのため、その分だけ若いパワーが会議に参加しづらく、議事録を取ることに最大限集中することになるので、フレッシュな意見がでなくなってしまいます。

Web会議はフラットな組織を作る

若い人が会議の議事録を作る傾向があるという話がでましたが、実はWeb会議は、そうした年次の違いを飛び越えるポテンシャルのあるシステムなのです。 なぜWeb会議にするだけで、フラットな組織を作ることができるのでしょうか。 それは、画面の配置にあります。 たとえば、通常の集合して行う会議は、大企業になればなるほど、年次の順番で席を作ることだと思います。中央に課長がいて、その後、古株の社員から順番に、上から見るとピラミッド型になるように席が作られます。 これは多くの組織でなんとなく行われている慣習ともいえる風習ですが、実は非常に発言しづらい席次でもあるのです。なぜなら、見た瞬間に序列がわかり、年功序列のシステムが強烈に働くからです。

中には、会議の生産性を高めるため工夫して、スタンディングにしたり、まるでGoogleのようにオフィスのレイアウトをポップでユニークなものにしたりなど、工夫を凝らしている企業もあります。そうした施策も非常に効果が高く、おすすめです。 それらと同時に、実現していただきたいのが、リモートワーク時におけるWeb会議システムです。 しかし、なぜWeb会議システムならフラットな会議が実現するのでしょうか? それは、画面分割によってひとりひとりの顔がスクリーンに映し出され、そしてひとりひとりにフォーカスが当たるからです。 これが意外と見逃せない構造となっており、Web会議においては、リアル会議とは違って、発言しない人に居場所はないのです。画面に均等な大きさで発言しているので、良く喋りすぎる人は、しゃべりすぎることについて自制が働きますし、話さない人はそれはそれで居心地が悪く、何か少しでも絞り出そうという作用が働くのです。

無理にでもアウトプットすることは悪いことでしょうか?会議に話さない人は必要ないはずですが、それでも企業組織においては会議で話さない人が出現します。しかも、そういった人にも人件費がかかっているのです。 Web会議システムなら、画面が分割されて参加者全員の顔を見ることができますので、黙ってぶすーっとしていたり、下を向いていたり、気がそぞろだったりしたら一発でわかります。リアル会議は下を向いてスマホしていてもわからないぐらい、ダラダラした会議になりがちですが、Web会議なら、集中力が削がれている場合はひと目見てわかってしまうのです。

リーダーや管理職が叱責することもなく、自然と会議に緊張感が生まれるのがWeb会議の仕組みです。しかもナチュラルに、無理をせず人間関係も損ねずパワハラにも発展せず、上手に発言を促すことができるのがWeb会議の特徴です。

ストリーミングオプションが便利

同時にお勧めしたいのが、「ストリーミングオプション」です。 録音・録画オプションで保存した会議のデータを、ストリーミングで再生できるようにするサーバーのオプションの一つとなります。 これにより、会議の録画から、配信まで簡単に行えるようになります。 議事録として保存したデータを一回ずつ送らずとも、サーバーから直接ストリーミングして閲覧できるようになると、全国の支社、支店への情報共有がこれまでよりも格段に早くなります。

例えば、アップグレードした教育マニュアルの配布や、何らかの変更点を知らせる時などに特におすすめです。 そして会社のセキュリティにおいて役立つ、「監視オプション」もご用意しております。 このオプションはテレビ会議として使っていない状態のカメラを、自動応答機能、遠隔操作などを用いて簡易的な監視システム、防犯システムとして用いられるオプションです。 単に防犯の意味だけではなく、会議室の利用状況、空き状況を逐一チェックするのにも便利なオプションとなっています。

ストリーミングの音声、実はすべて遅延している

ストリーミングには、Web会議だけでなく、ライブセミナーやウェビナーといった使い方も可能です。1対nになって、リアルタイムかつインタラクティブに配信を仕掛ける仕組みです。そしてそのウェビナーを支えている技術こそが、ストリーミングなのです。 しかし、リアルタイムだといっても、実際にはリアルタイムではありません。 良く、Youtubeの配信やニコニコ動画の生放送を見ていて、実際に放送主が話していることと見ているこちら側でタイムラグが若干あるのをストレスに感じたことはないでしょうか。

実際に、ストリーミング配信を行ってみるとわかるのですが、タイムラグがあります。エンコードに時間がかかるので、まるで地デジのようにエンコード時間のぶんだけ、数分のレベルで遅延が起きているのです。 たとえば、良くウェビナーで質問をSNSやチャットから受け付けています。リアルタイムに口頭ではなく、テキストで受け付けているのです。あれは、この遅延をごまかすといいますか、意識されないようにする技法として使われています。あまり知られていないことではありますが。

フレッシュボイスのウェビナーなら遅延がない!

しかし、我らがフレッシュボイスのウェビナーなら、遅延がありません。一秒たりともないのです。なぜなら、挙手の機能がついているからです。ウェビナーにおいて、受講者が挙手のボタンを押して、セミナー主催者が許可をすることで、双方向的な会話が実現可能になるのです。インタラクティブなウェビナーが真に実現するのです。 これはフレッシュボイスだけの機能です。おそらく世界初。双方向のウェビナーで、遅延が一秒も起きないのが特徴です。だからこそ、ウェビナーの世界でフレッシュボイスは大いに使われているのです。

フレッシュボイスは、ウェビナーの潜在需要を見越して、ウェブのセミナーに当初から力を入れてきました。ウェビナーは実際、広く使われるようになり、気軽にセミナーに参加することができるので、主催者にとっても参加者にとっても、より良い選択肢が生まれることとなりました。 しかし、インターネット上に映像データを流し、しかもそれを双方向にするということは、簡単なようにみえて非常に技術的に高度な仕組みを必要とします。よって、多くのWeb会議のシステム会社ではSNSチャット機能で遅延を防ぐといった、苦しい手を使ってきたのです。

フレッシュボイスは、遅延が起きないよう、描画の工夫を凝らし、そして見ている人がまった遅延を感じないように、何度もブレストし、設計を工夫し、また一度、市場に出してみてマーケットからフィードバックを受け、そしてさらなる改良を加えています。そして、ついに挙手ボタンで遅延を起こさないという他社よりも一歩、優れた遅延防止機能を搭載するに至ったのです。

ストリーミングの録音、録画、音声保存

さてさて、ストリーミングの録音、録画、音声保存とずいぶん話題がそれてしまいました。 ウェビナーの実際に使うシーンを考えてみましょう。 実際にウェビナーを開催すると、遅れて講義に入ってくる人が必ずでますよね。 みなさんそれぞれ私的な生活があるので、ウェビナーはついつい遅刻してしまうのです。 しかし、たとえば20分遅刻したとして、最初の話をききそびれると次の話がわからなくてまったくセミナーの内容についていけない、という事態が発生してしまいます。 そんなことがあっては、主催者にとっても機会損失ですし、遅刻した参加者にとってももったいない時間となってしまいます。 遅刻した人が悪い、全部自己責任だというのは、あまりに酷です。 病気や家族が急病をした、家に帰るのに電車が遅延したなどのさまざまな事情がありますので、そうした事情をテクノロジーでサポートすることこそ、21世紀のあり方です。

ただ、遅れて入ってきた人に、等倍速で会議を最初から再生してもらっては、いつまでも追いつきません。TVなら、遅れて視聴してもCMをスキップすればいつの間にか追いつきます。しかしウェビナーはすべてリアルタイム放送ですので、講演の生配信に追いつくには、ストリーミングを配信しながら、レコーディングしながら、音声や映像を録音して、保存して遅れて入ってきた人に配信するというアイデアはいかがでしょうか。 DVDレコーダーでは、1.4倍速などの放送があります。そうした機能をWeb会議システムに搭載すれば、ウェビナーのポテンシャルを大きく広げ、同時に参加者を取りこぼさない、おいていけぼりにしないシステムが完成するのではないでしょうか。

と、ここまでお話しましたが、この機能はまだフレッシュボイスには実装されていません。まだアイデアレベルなのです。しかし、非常に良いと思われますので、評判がよければ、ぜひ搭載したい機能です。

ストリーミングを録画・録音する方法

ストリーミングを録画する方法は、WindowsにもiOSにも標準ではついていません。しかし録音・録画をする方法はあります。それは、各種それようのソフトウェア・アプリをダウンロードしてもらうことです。 フリーソフトでも、いくつか有名所がありますし、ストリーミングを録画するには、まずパソコン上に流れる音声をすべて録画するというアプリを使えば、音声は録画できます。 これで、たとえばYoutubeで少しだけ流れている公式のミュージックビデオなどを録音して、自分のiPodやウォークマンで楽しむこともできます。 「ストリーミング 音声 保存」でインターネットを検索した時、上位に上がっている記事はほとんどがそうしたニーズに応えるフリーソフトの紹介です。

ストリーミングをフリーソフトで録音・録画する際は最大の注意を

ただし、注意しなければならないことがふたつあります。 それは、こうしたストリーミングのソフトウェアを使う際は、著作権に極めて注意しなければならないということです。 2018年、「漫画村」というサイトが悪い意味で話題となりました。商用漫画がすべて無料でアップロードされ、無料で閲覧できるなど、クリエイター、つまり漫画家に大きなダメージを与えるものでした。 漫画村には、多くの批判の声が寄せられました。しかし、そうした批判をしている人のなかでも、Youtubeにアップロードされた音楽を聞いたり、テレビ番組を見たりした人は少なくなかったはずです。 この手の著作権問題は、今の10代はほとんどが無料が当たり前と思っているように、非常に深刻な問題です。

ストリーミングを録音・録画、保存したいと思う時は、必ずクリエイターに何らかの形で還元することをかんがえて見ましょう。 そして、もうひとつの問題が、この手の無料で使えるストリーミングの録画録音ソフトウェアは、ウィルスが仕込まれていることが非常に多いということです。 無料でストリーミングを録画するということは、それだけリスクがある行為であることを忘れないでください。 最近のウィルスは非常に巧妙で、アンチウィルスソフトもすり抜けるほど最先端のウィルスを仕込んでいる場合があります。

とてもリスクがあるのです。率直にいって、無料で音楽やTV番組を見たいと考える人は、それだけお金がなく、無知であり、単純で、質が悪いユーザーであるケースが多いので、ハッカーの格好のターゲットになってしまうのです。

ストリーミング音声・映像の保存形式は汎用性で選ぶ

Web会議システムを選ぶときに、他にも気をつけなければならない部分があります。 Web会議システムでストリーミングの保存を行う時、何を気をつけるべきか。 それは、音声や映像の保存形式です。 やはりポータブルに動画を使うのであれば、mp4が一番ですよね。 会議の録画は、放送を受けたパソコンでだけ使うものではなく、スマホでもみたいですし、他の人ともシェアしたり、デバイスで再生したり、会議の議事録としてサーバーに保管しておいたりしたいというニーズがあると思います。

そんなとき、独自形式のファイルだと、プレイヤーを持っていない人のデバイスでは再生できない場合があり、非常に不便です。 いま、Web会議システムでマーケットを取っているいくつかの製品は、気をつけないとその製品の独自形式のファイルであって、再生が極めて困難であるということが挙げられます。

独自ファイルはお金がかかる

独自形式のファイルであると何が困るか。まず、ひとつのWeb会議システムに縛られるので、Web会議を使っていないコンピュータにまで、システムのライセンスを買わなければ再生できず、余計なお金がかかりますし、なによりデータの持ち腐れになります。 独自形式のファイルで保存されるかどうかは、各Web会議システムのサポートセンターに聞いてみましょう。ある程度のお金を費やすものなので、そうした手間を惜しまずサポートに声をかけるぐらいのことはしても良いはずです。

この記事で、たとえばこことここの会社は独自形式なので避けた方が良いですよとお伝えしても良いのですが、競合を貶めることになるので避けておきます。

独自ファイル保存形式では意味がない

なぜ、独自ファイルではダメなのでしょうか。 ふたつめの理由として、そのファイルを誰でも見られる形式にするのにコンバートしたり、再エンコードしたりするのに、手間がいちいちかかってしまうのです。 そして、画質も大幅に劣化して、誰が話しているのかが見えない、資料も見えない、ただぼんやりと人影が見えるだけという、Web会議を録画した意味がなくなってしまうのです。 エンコードの手間や時間も取られるので、サクサクと記録して保管というフローができません。これが意外と生産性を押し下げ、効率を妨げてしまうのです。使い勝手を考えてみましょう。再生できる動画形式にするためにいちいち会議を録画したものをコンバートする、非常にストレスではないでしょうか。 Web会議システムを選ぶとき、絶対にmp4などの標準的かつ汎用的なファイル形式で保存するシステムを選ぶようにしてください。

フレッシュボイスなら汎用的にストリーミングを録画できる

では、フレッシュボイスはどうかというと、ここは完全に互換性のあるmp4形式で録画されるのです!保存形式がmp4なので、完全にポータブルで、iPhoneやタブレットに保存して、いつでもどこでも再生可能です。 これは意外と選ぶのに利用されていない項目なのですが、もはや必須といえるでしょう。いま、Web会議システムを録画したものの、毎回再コンバートしなければならないのでストレスを感じてる方も、ぜひフレッシュボイスに乗り換えてみてください。 スマホでもタブレットでも、クラウド型に保存しても構わないので、会議の録画を積極的に有効活用しましょう。参加できなかった人に出先で会議のアジェンダを見てもらうのも良いですし、AIと組み合わせて文字起こしして、海外の仲間に見てもらうことも可能です。

Web会議システムでは、できることは無限大なのです。 フリーのソフトウェアは、率直にいって、ウイルスや著作権の問題があるのでおすすめできませんが、有料のWeb会議システムで録画したものは、自由に活用が可能です。

無料サポートが特に充実

無料サポートについては、基本保守契約を結ぶと、様々なサポートを受けることができます。 操作方法、トラブルについて、専任スタッフに対して電話やメールでのお問い合わせいただけるのはもちろん、リモートメンテナンスサポートも完備してます。 リモートメンテナンスとは、サポートデスクにご連絡いただいた際、お客様のコンピューターを遠隔で操作して、直接不具合の対処を行ったり、操作方法をリアルタイムでご説明したりということが可能になるサービスです。 万が一、リモートサポートで解決出来なかった場合には、有料ではありますが訪問サポートサービスのオンサイトサポートをご利用いただけます。 その他にも、サーバー導入型のFresh Voiceにて、不具合が発生した場合にはサーバーをお送りいただいて、復旧させてからご返送させていただくセンドバックメンテナンスも完備しております。 また、ソフトウェアのバージョンアップも無料で行います。

さらに、ASP型のFresh Voice ではインストールから接続までのサポート、管理者向けの遠隔プライベートレッスンも無料で実施しておりますので、不慣れで不安な方でも安心してご利用いただけます。

フレッシュボイスの機能はこれだけではない

フレッシュボイスとストリーミング録画・録音・保管についてみてきました。 A-net社のフレッシュボイスが優れているのはこれだけではありません。 もちろん、Web会議システムとして、リアルタイムに複数拠点・複数人の参加にも強みがありますし、ウェビナー製品なら、ウェビナーのポテンシャルを大いに引き出してくれます。 Web会議システムを探しているなら、有料の製品を買うべきです。無料の製品は結局、時間というもっとも大切なリソースを食いつぶしてしまうのです。 よって、有料ではあるものの、フレッシュボイスを、自信を持っておおすすめいたします。