Web会議の音声品質をより良くするには？改善ポイントを解説します

Web会議は音声品質に難あり！

Web会議の音声品質に困ったことが誰しも1度はあると思います。
Webで会議ができれば、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、時間も場所も問わない働き方が可能となるのです。
しかし、問題は無料のWeb会議システムは音声がよくないことです。
LINE通話もスカイプも、あまり音声品質がよくありません。

無料製品と有料製品の使い分け

基本的に、通話サービスはそのアプリ同士の通話でないと会話ができません。
通信の方式がアプリ同士で異なるため、片方がLINE、片方がSkypeといった使い方ができないのです。
LINEはLINE同士、SkypeはSkype同士で話し合う必要があります。
LINEは200人、Skypeは最大250人まで通話できるので、ビジネスユースにも耐えうる可能性があるでしょう。
しかし、そうはいっても、無料の製品だと音声品質に問題は生まれます。
Skypeの場合はビジネスプランがありますが、それでもそれほど劇的に音声品質が高いということではありません。

よって、Web会議の音声品質を求めるのであれば、やはりはじめから有料製品を買うのが良いのではないでしょうか。
何事も使い分けで、個人同士の通話ならSkypeが一番でしょうし、会社同士、会社と個人のやりとりであれば、FreshVoiceを中心とした有料会議システムが最適です。

なぜ有料製品は音声品質が高いの？

ではなぜ有料製品は音声品質が高いのでしょうか。
それは、有料製品が多くの場合、専用機のリプレース用につくられているからです。
昔はWeb会議というと、専用機でやらなければならなかったのです。
しかし、今は違います。ソフトウェアが進化したので、ソフトで通信するようになりました。
そこで、そうした専用機のリプレースを考えているWeb会議システムの音声品質が一流、ということになるのです。

聞こえないのはどちら？状況に合わせてチェックポイントを確認しよう

web会議で音声が聞こえないトラブルが生じた時、最初に確認したいのが聞こえないのはどちらかということです。

相手の音声が聞こえないのか

こちらの音声が相手に聞こえていないのか

それとも両方が聞こえていないのか

で対処法も変わってきます。最初から聞こえなかったのか、途中で聞こえなくなったのかも重要なポイントです。

とりあえず相手の音声が聞こえない時は、慌てず相手に自分の声が届いているのか確認してみてください。相手には聞こえているなら自分側のスピーカーの設定などを見直す必要がありますし、相手にも聞こえていないなら相手の方にもトラブルシューティングを実行してもらう必要があります。
逆に相手の声は聞こえているのに相手側に自分の声が届いていない場合は、それを踏まえた上で適切な対処をしましょう。

それでは、相手の声が聞こえない時のチェックポイントをご紹介します。
音声が聞こえないトラブルで意外と多いのが

スピーカーの設定がオフ

またはミュートになっている

ケースです。
相手の声が聞こえない時には、まず自分の使っている端末のスピーカーがオフになっていないか、音量が小さくなっていないか確認してみてください。

端末だけでなく、ヘッドセットやWeb会議ソフトの音声設定も一緒に見直しておきましょう。
使っている途中で聞こえなくなったなら、気付かないうちにボタンを押してしまった可能性があります。最初に確認している場合も念のため再確認してください。

これでも相手の声が聞こえない場合は、他の音を発するソフトなどを起動して音が聞こえるかどうか確認しましょう。他のソフトの音声も聞こえないなら、マイクスピーカーやヘッドセットのコネクタが正しく接続されていない、または断線している可能性があります。一度ソフトを終わらせてからコネクタを差し直してみたり、別のヘッドセットがあるならそちらを試してみてください。
USBハブ経由で接続されているなら、直接デバイスと端末を接続することで認識されることがあります。

次に、相手に自分の声が届いていない時のチェックポイントもみていきましょう。
基本的なところは同じですが、とくにマイクデバイスがきちんと接続されているかチェックします。
端末やソフトの音声入力デバイスを確認して、接続されていない場合や認識されていない場合は一度ソフトを終了してください。ソフトを終了した上で、マイクのコネクタを差し直したり別のUSBポートに接続してみる、別のマイクを使うなどを試してみます。

正常に認識・接続できたかどうか、ソフトを起動してから音声入力設定を確認しましょう。使っているマイクが表示され、選択されていれば成功です。
これでも自分の声が届かない場合は、相手の方に先ほど紹介した「相手の声が聞こえない時のチェックポイント」を試してもらってください。自分が試す前に確認してもらっても構いません。

また、両方とも音声が聞こえていない場合は、双方でこれらのチェックポイントをすべて試してみてください。多くの場合は、これらをチェックすることで音声トラブルが解決するでしょう。

どうしても聞こえない時はプロに相談しよう

これらのチェックポイントをすべて見直しても音声が聞こえない場合は、早めにプロに相談するのが得策です。
こういった音声トラブルはWeb会議には付きものなので、慣れている人なら速やかに対処できます。
せっかくのWeb会議システムを最大限活用するためにも、トラブルが発生して困った時には無理せずプロに任せましょう。

音声が悪いと伝わらない

始めの理由として挙げられるのは、音声が悪いと伝わるものが伝わらないということです。大事な場面で話した話でもノイズが入ってしまうと、言葉の重みが伝わりません。それどころかノイズが邪魔をして、伝えることに苦労する可能性があるのです。聞いている側もノイズがあると伝わらなくて、イライラすることもあるでしょう。音声は言葉を伝える装置なのですが、その言葉が伝えられないというのでは本末転倒になってしまいます。伝わらないだけではなく、送受信者どちらにもストレスをもたらすでしょう。また、伝わることが制限されてしまうので、どの程度重要なのかが伝わりにくいということもあります。重要だからこそ会議で話しているのですが、音声が悪いせいで重要だということが伝わらないのです。これが会社全体にかかわることであるときには、危機を回避する機会を失うことにもなりかねません。音声が悪いパソコン会議というのは悪いことが伝わらない可能性があるのです。

誰が話しているかわからないから進行がスムーズにならない

音声にこだわる次の理由は、人の認証ができない可能性があるということです。社長が話しているのか、他の社員が話しているのかわからなければ、答え方が難しいです。敬語がぞんざいになってしまって、不興を買ってしまうということにもなりかねません。話している人が分かる程度の音声の質は欲しいものです。話している内容から人を判断して、間違った人の名前を呼んでしまうということもありえます。

このようなことを繰り返すようでは会議をスムーズに進行させるのは難しいでしょう。質問している人が誰か分かれば意図が推測できるので、どのように答えるべきかが分かります。しかし、人が分からないから、受け答えが上手くかみ合わないということもあるのです。コミュニケーションが取れないのでは会議がスムーズに進むことはないでしょう。会議は意見交換の場でもあるので、コミュニケーションが取れないというのでは意味がない会議になる可能性があるのです。

雰囲気や気持ちが伝わりにくい

最後の理由として、音声が悪いと会議の雰囲気や気持ちが伝わりにくいということが挙げられます。シリアスな会議をしていても、音声が悪くて上手くそれが伝わらずに、その場に相応しくない発言をしてしまうのです。発言の内容によっては叱責を受けてしまうこともあるでしょう。そうならないように音声にはこだわることが大事なのです。

また、発言者の気持ちが伝わらなくて、腹を立てるということもあるかもしれません。心配して言っていることが、全く別の気持ちのように思われてしまって、聞いた側が腹を立てるのです。これも音声が悪いため意思の疎通が取れないからなのです。パソコン会議は遠隔地で行われることが多いですので、そのような勘違いをしてしまうと誤解を解くのには苦労します。気持ちのすれ違いを解消するために多大な努力が必要になるのです。そんな努力をするくらいだったら、音声の質を上げる方がいいでしょう。

音声が悪いとパソコン会議は上手くいかない

音声にこだわる理由を3つ挙げてきましたが、パソコン会議は音声が悪いと上手くいかいないのです。パソコン会議自体がスムーズにいかないこともありますし、会議が意味のないものになる可能性もあるのです。また、気持ちが上手く伝わらずに禍根を残すこともありえます。そうならないようにするためには、音声の質のいいパソコン会議システムにすることが大事です。クリアで、途切れることがなくて、言葉がよく伝わるシステムです。技術が進化しているので、探すのは難しくないでしょう。

音声トラブルは最小限に抑えられる。

音がちゃんと出ない。声を拾わない。
これらのような音声トラブルはWeb会議ではつきものだと言えるでしょう。
しかし、これらのトラブルを最小限に抑えることは可能です。そのために必要なことが、正しい手順で音声設定を行うこと。
スムーズなWeb会議のために音声設定を確認することが大切です。

正しい音声設定の手順

PC側の設定を行う前に、まずは音声デバイスのマイク端子とスピーカー端子をしっかりとPC本体に接続しましょう。接続が完了したら、音声デバイスおよびPC本体のボリューム調整を行ってください。
以上の事前準備ができたらいよいよ音声設定を行っていきます。

まずはスピーカー側の音声確認です。パソコンのタスクバーにあるスピーカーのアイコンをダブルクリックします。すると音量バーが表示されるので、適した音量にバーをドラッグして調整を行ってください。このときミュートされたままだと、いくら音量を上げても出力されないため、忘れずにミュートを外します。

次はマイク側の音声確認です。先ほどと同じく、タスクバーにあるスピーカーのアイコンにカーソルを合わせ、今度は右クリックをします。するとメニューが表示されるので、「録音デバイス」をクリックします。「サウンド」のウィンドウが表示されるので、マイクをダブルクリックして「マイクのプロパティ」ウィンドウを表示させます。「レベル」タブを選択し、マイクバーでマイクの音量を調整します。

最後にボリュームコントロールのマイクが選択されているかを確認していきます。
タスクバーにあるスピーカーのアイコンをダブルクリックしてボリュームコントロールを開きます。このとき、パソコンによっては「出力マスター」が開かれることがありますが、問題はありません。

ボリュームコントロールとwave（音声）の音量を確認し、マイクまたはマイクボリュームのミュートにチェックを入れておきます。マイク以外のミュートにはチェックを入れないように注意してください。

「オプション」をクリックし「プロパティ」をクリックします。音量の調整の欄の「録音」ラジオボタンを選択して、表示するコントロールの欄の「マイク」にチェックが入っていることを確認します。使用しているパソコンによっては、「マイク」が「マイクロフォン」や「マイクボリューム」になっている場合があるので注意してください。問題なければ「OK」をクリックします。

すると「録音コントロール」が現れるので、マイクボリュームの下に表示されている「選択」にチェックを入れます。パソコンによっては「録音コントロール」ではなく、「録音マスター」や「レコードコントロール」が表示されるので、「マイクロフォン」にチェックを入れるようにしてください。

また、機種によっては複数の「選択」にチェックを入れることも可能ですが、雑音の原因となるためマイクのみにチェックを入れることをオススメします。また、一部の機種では「ミュート」のチェックボックスが表示される場合があり、そのような場合では逆にマイク以外の「ミュート」にチェックを入れます。
以上がパソコンにおける音声設定の手順になります。

困ったときの対応策

「手順通りやったはずなのに音が出ない、声を拾わない。」そんなトラブル時には以下の項目を確認してください。
もう一度ボリュームコントロールがミュートになっていないかを確認しましょう。気がつかないうちにミュートを押していることもあります。

また、お使いのソフトによってはPC本体とは別に、ソフトの画面上に音量調整のボタンがついていることもあるので、そちらもゼロになっていないか確認が必要です。音声デバイスが正しく接続されているかも今一度確認しておきましょう。

挿したと思っていたら、根元まで挿せていなかったということも考えられます。また、使用しているソフトによっては、ソフト起動前に接続しておかなければ、音声デバイスをうまく認識しないこともあります。取扱説明書などの確認も必要です。
それでもトラブルが解消されない場合は、接続している音声デバイスを認識できていない可能性があります。

認識しているかを確認しましょう。タスクバーのスピーカーアイコンを右クリックし、「再生デバイス」か「録音デバイス」をクリックします。「サウンド」のデバイス欄に接続した音声デバイスの名前が見つからない場合は、接続不良や認識ミスだけでなく、デバイスが無効になっていることも考えられます。何度かつなぎ直したり、他のポートを試してみたりして、認識されるか試してください。

それでも認識されないようであれば、他のデバイスも試してみてください。他のデバイスも認識できなければPC本体に何らかの問題が、他のデバイスは認識したのであれば、そのデバイスに問題がある可能性があります。

また、何らかのタイミングで音声デバイスの設定が変わってしまい、トラブルにつながることもあります。認識を確認したときの「サウンド」のデバイス欄で、接続したデバイス名の下にステータスが表示されています。そのステータスが「既定のデバイス」か「既定の通信デバイス」になっていなければそのデバイスは使用できません。設定をやり直しましょう。

以上の項目を確認し、問題がない場合は、最終手段としてソフトの再インストールが考えられます。Web会議に利用しているソフトを一旦アンインストールして、再び再インストールすると、稀に音声トラブルを解決できることがあります。

音声トラブルについての対策はこちら（https://www.freshvoice.net/news/2015/10/web-29.php ）を確認してください。
それでもダメな場合はソフトのサポートセンターに問い合わせましょう。