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Web会議のサポート体制とコールセンター

「Web会議のサポート体制」ウェブ会議比較のポイント8

Web会議を購入する時は絶対にサポート付きのアプリを購入した方がいい理由

Web会議システムの導入をはじめて検討されるお客様には、サポート体制がしっかりしているかどうかが気になるものです。会議参加者のなかには、パソコンの操作に不慣れな方もいらっしゃるかもしれません。操作方法を知りたい時やなにかしらトラブルがあった時、ユーザーからの問い合わせがすべてシステム管理者や総務などの担当者に回ってくるのでは業務上の負担が重くなってしまいます。これは会社の規模が大きければ大きいほど深刻さを増す問題です。また、サポート体制の充実は導入のしやすさにも関わってきます。それもあってか、サポートに力を入れる企業は多いようです。

サポート範囲

サポートの範囲も重要です。たとえば、極端な話Wi-fiの電源が外れているのでインターネットに繋がらない!ということをWeb会議のサポートに訴えられても、お互い時間の無駄となります。サポート範囲は、あくまでインターネットがつながり、パソコンの基本操作ができていることが前提となります。 しかし本来なら、サポートがいらないぐらい良質な設計がされていることが理想ですよね。 そう、それこそが、Web会議システムに必要なことなのです。サポートが不要であるぐらい、UI/UXが優れていること。基本はそうでなければならないのです。

本当に優れたWeb会議システムとは、サポートの必要ないシステムです。トラブルが発生せず、お客様がマニュアルなしに使えるシステムのことです。ユーザーが豊富な機能を直感的に使いこなせるインターフェイスを持つ製品のことです。 弊社の製品FreshVoiceは徹底的にユーザビリティにこだわって開発されました。サポート体制も完備していますが、それほどお客様からのコールも多くありません。 とにかく、サポートの負担を減らすこと。 一般的に、サポートには、金脈が埋まっているとされます。トラブルとニーズこそが、お客様が真に求めていることだからです。 しかし、弊社では、そのサポートにリソースをさくのであれば、製品開発のクオリティを向上させたいと感じております。 それはなぜなのか?実際にお使いいただければ、きっとご理解いただけると思います。

オンサイトサポート

PCを遠隔操作して、お客様のPCにアクセスし、操作の説明やトラブルシューティングを行います。電話での対応がほとんどで、話しながら問題を解決していきます。 これはインターネットさえつながればできるものの、相当な手間がかかります。 そして、サポートをする側にも負担がかかるといいますか、設備投資、人件費、そしてサポートに対しての時間がかかります。お問い合わせ一件あたりの経費が非常にかかるので、それは製品の費用となって跳ね返ります。つまり、Web会議システムが高くなるということです。 ただし、オンサイトサポートが受けられたら、かなり安心ですよね。しかし相当高くなることは覚悟しておいてください。また、無料でサポートを受けられる可能性もかなり低くなります。

この点において、サポートが充実しているWeb会議システムは、相当な価格帯になることでしょう。 ただ、たとえば自治体と地域の高齢者がコミュニケーションや生存確認、スーパーへの発注など、リテラシーといいますか、あまりITスキルが高くない利用者を想定している場合は、サポートに力をいれなくてはなりません。それでも、高齢者がメインユーザーの場合は、トラブルシューティングおよびオンラインサポートを行っても、かけつけたほうが早い上に、それを利用者も望んでいることから、コストがかなり高くなります。そういった高齢者向けWeb会議は自治体が税金で運営するのが基本のように思えます。

電話サポート

電話サポートも、オンサイトサポートと同様に心強いものです。通常、平日の業務時間内、9時から17時の対応が多くなっています。 この裏事情を考察すると、一般に、非オンサイトサポートのなかでも電話サポートは、外部スタッフや非正規雇用者にお願いするケースが多くなります。 通常、コンシューマーサービスでは、電話対応こそ正社員が行い、自社への苦情を宝物と考えて、しっかり対応することが常となっています。

しかし、Web会議システムに限っては、あまり電話で苦情を聞くことはありません。営業がいますので、なにか言いたいことがあれば営業にしっかり語っていただきたいのです。よって、電話サポートは業務の時間内となります。これは、有償Web会議の利用者が、法人が大多数であることを考えると、妥当な設定ではないでしょうか。

そして、電話サポートは基本的に、設計がしっかりしているWeb会議システムでは必要ありません。ただし、利用者様の安心感の面から、いざというとき電話でのサポートがついていると心理的に頼れるという気持ちが生まれます。会社ユースであるならば、大抵の会社にはシステムに強い人がいますから、そうした人がなんとかしてくれます。しかし、なかなか中小企業では特に昨今、人的リソースが足りてないケースもありますし、たとえば、士業事務所のように、アナログ志向で全体的にITにはそれほど力を入れていないケースもあります。

そんなときは、電話サポートがあると、初期の段階やトラブル時は利用者にとって非常に心強いことでしょう。 ただし、インターネットがつながっていないとか、そうしたシステム以前の問題であるケースも多くなっているのが現状です。

24時間365日サポート

そして中には、一年中フルでサポートしてくれる会社もあります。 すでにみたように、多くのWeb会議のお客様は法人です。 特に国内のお客様においては、9時17時の対応でも問題ありません。 しかし中には、海外拠点とつなぐケースや、土日祝に通常業務を行っているケース、さらには例外的に夜間もWeb会議を使っているケースがあります。 そんなお客様からのニーズも取りこぼすことなく、サポートしていくには、24時間365日の対応が必要なのです。

多国語対応

さらに、中には日本語だけでなく英語・中国語での対応が可能な企業もあります。 世界展開、特にアメリカや中華圏にWeb会議システムを売っていきたいと考えているような企業であれば、そうした対応が可能なケースがあります。 また、利用者の側も、英語圏や中華圏とビジネスして、Web会議を多言語で行っているケースがありますよね。グローバル時代には当然です。 そんなとき、多言語対応したサポートがあれば、ありがたいのではないでしょうか。

Web会議システムは何で選ぶ? 仕事で使うならやっぱりサポート体制!

会議をオンラインで行うことができるようになり、また在宅ワークなどの発達によってWeb会議システムのニーズも増えてきました。 そこで、Web会議システムの導入にあたっては、何を基準に選べば良いのでしょうか。

Web会議システムはサポート体制で選ぼう

Web会議システムは大きく分けて無料のものと有料のものがあります。 無料のものが悪いわけではありません。無料のものはSkypeやLINEを始めとして世界中で使われているため、いざ使おうとなったときに利用者がたくさんいるのでスムーズに導入しやすいのが特徴です。ビジネスシーンにおいてもSkypeやLINEならプライベートで使ったことがあるという若い社員は多いはずです。そうした人たちに音頭を取ってもらえばすぐさま利用を開始できます。

しかし、有料のWeb会議システムにも良いところはたくさんあるのです。ひとつに高品質があります。映像も音声もクオリティが高いので、有料のWeb会議システムは非常におすすめです。 そして何より、Web会議システムでサポートがあるのが有料バージョンの優れた点です。 もちろん、無料版にもヘルプシステムはあるのですが、返事が何日も遅れたり外資系企業だったら無視されたりなど、あまり対応が良好なものとは限りません。 また、時差の問題もありますし、言語の壁もあります。どうしても、有料のWeb会議システムに対して、無料のWeb会議システムは劣ってしまうというのが現状ではないでしょうか。

どうせなら日本語版を選ぼう

有料版で、しかも日本製品を選べば、日本語でのサポートが可能となります。 メイド・イン・ジャパンのクオリティはシステムでも変わらないのです。 Web会議システムは品質とサポートで選びましょう。 それなのであれば、日本製の国内版有料Web会議システムが最善となります。 いろいろ選択肢はありますが、それで間違いありません。 ビジネスシーンで使うWeb会議システムは、無料の製品を使い続けるのはビジネスのスピードが遅くなってしまいます。 どうせなら有料版を使いましょう。

もちろん、会社の立ち上げ初期などの、予算面で非常に厳しい場合や、大幅なコストカットが求められるシビアな経営シーンの場合は、無料のWeb会議システムでなんとかするという手段もひとつの手です。しかし予算が潤沢になってきて、Web会議にもお金をかけられるようになったら、ぜひ有料Web会議システムを導入し、そのクオリティとサポートに衝撃をうけてもらいたいものです。

何で選ぶweb会議システム

どれが我が社に一番ふさわしい?効率的な会議システムの選び方

いろいろある遠隔会議方法

会議の度に人が集まるのは、迅速な意思決定が必要とされる現代の企業には不合理なものです。いつどこに誰がいても会議ができるのが理想ですが、そのためにはどんな方法があるのでしょうか。遠隔会議に不慣れな企業でも活用できる遠隔会議システムについてご紹介します。

大きな意思決定にはTV会議システム

TV会議システムは専用の回線を導入して行う、高品質な会議システムです。画像や音声の質も大変よく、遠距離間であっても一同がそこに会して会議をしているかのような環境を作ることができるので、「お互いに顔を付き合わせて重要なことを決める」といった場合に向いているといえるでしょう。専用機器は高価ですが、遠距離にいるキーパーソン同士で大事なことはお互いの顔をみて話し合い判断したいという企業であれば、導入を検討するとよいと思います。

普段の会議ならWeb会議システム

こちらは一般的な会議に向いているシステムです。各人がパソコンを持っていて、インターネットにつなげられる環境さえあれば、いつでもどこでも会議を行うことができます。Webカメラの画像なので高画質・高音質とはいえませんが、「情報交換や話し合いができる、声を交わせる」ということに重点を置くシステムです。専用回線は不要でインターネット環境さえあればよく、どんなPCでも使えるところが最大の利点。比較的大人数が関わるプロジェクトで共有事項が多い、共同作業が多いといった場合にふさわしいシステムです。

小さな会社、プロジェクトなら無料のWeb会議システム

Web会議システムには有料サービスと無料サービスがあります。無料なんてビジネスで使えるのか・・・と思いがちですが、機能はかなり充実しています。無料サービスを代表するGoogleハングアウトは、通話遅延がほとんどなく高音質でクリアな会話ができることに定評があります。また、10人まで無料で通話拠点を持つことができます。さらに、Googleドライブを使うので、ファイル共有も簡単。同じ提案資料を見ながらサクサク話し合いをすすめることができます。通常の小さな意思決定であれば、ハングアウトで十分ともいえるでしょう。

有料システムはここが違う

では、有料サービスでは何が違うのかというと、かゆいところに手が届くよう機能があることです。たとえば、FreshVoice。導入企業3,000社以上、2005年から11年連続して国内シェアNo1という実績が高性能を裏付けています。会議システムというと慣れるまで大変そうなイメージがありますが。この製品はマニュアル不要の簡単さが魅力。そして、画像の美しさでは類を見ません。国際標準コーデック規格H.264/SVCに準拠しており、ハイクオリティな高画質映像で、長時間の会議でもストレスが溜まりません。会議中にメモやコメントをドキュメント内に残すこともできます。さらにソフトウェアなので、導入費用も格安。クォリティはほとんど変わらないにもかかわらず、専用機を購入・設置するタイプと比較して約10分の1のコストしかかかりません。

自社に合った最適な会議システムを使おう

社員数やプロジェクト参加人数などによって、最適な会議システムは異なります。それぞれのサービスの特長を知って、自社にふさわしいシステムを選びましょう。

サポートは大切です。しかしなんといっても、いちばん重要なのは、そもそもサポートが不要な設計なのです。簡単に使えること。誰でもワンタッチでアクセスできることを重視しましょう。

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