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どれが我が社に一番ふさわしい?効率的な会議システムの選び方

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いろいろある遠隔会議方法

会議の度に人が集まるのは、迅速な意思決定が必要とされる現代の企業には不合理なものです。いつどこに誰がいても会議ができるのが理想ですが、そのためにはどんな方法があるのでしょうか。遠隔会議に不慣れな企業でも活用できる遠隔会議システムについてご紹介します。

大きな意思決定にはTV会議システム

TV会議システムは専用の回線を導入して行う、高品質な会議システムです。画像や音声の質も大変よく、遠距離間であっても一同がそこに会して会議をしているかのような環境を作ることができるので、「お互いに顔を付き合わせて重要なことを決める」といった場合に向いているといえるでしょう。専用機器は高価ですが、遠距離にいるキーパーソン同士で大事なことはお互いの顔をみて話し合い判断したいという企業であれば、導入を検討するとよいと思います。

普段の会議ならWeb会議システム

こちらは一般的な会議に向いているシステムです。各人がパソコンを持っていて、インターネットにつなげられる環境さえあれば、いつでもどこでも会議を行うことができます。Webカメラの画像なので高画質・高音質とはいえませんが、「情報交換や話し合いができる、声を交わせる」ということに重点を置くシステムです。専用回線は不要でインターネット環境さえあればよく、どんなPCでも使えるところが最大の利点。比較的大人数が関わるプロジェクトで共有事項が多い、共同作業が多いといった場合にふさわしいシステムです。

小さな会社、プロジェクトなら無料のWeb会議システム

Web会議システムには有料サービスと無料サービスがあります。無料なんてビジネスで使えるのか・・・と思いがちですが、機能はかなり充実しています。無料サービスを代表するGoogleハングアウトは、通話遅延がほとんどなく高音質でクリアな会話ができることに定評があります。また、10人まで無料で通話拠点を持つことができます。さらに、Googleドライブを使うので、ファイル共有も簡単。同じ提案資料を見ながらサクサク話し合いをすすめることができます。通常の小さな意思決定であれば、ハングアウトで十分ともいえるでしょう。

有料システムはここが違う

では、有料サービスでは何が違うのかというと、かゆいところに手が届くよう機能があることです。たとえば、FreshVoice。導入企業4,000社以上、2005年から11年連続して国内シェアNo1という実績が高性能を裏付けています。会議システムというと慣れるまで大変そうなイメージがありますが。この製品はマニュアル不要の簡単さが魅力。そして、画像の美しさでは類を見ません。国際標準コーデック規格H.264/SVCに準拠しており、ハイクオリティな高画質映像で、長時間の会議でもストレスが溜まりません。会議中にメモやコメントをドキュメント内に残すこともできます。さらにソフトウェアなので、導入費用も格安。クォリティはほとんど変わらないにもかかわらず、専用機を購入・設置するタイプと比較して約10分の1のコストしかかかりません。

自社に合った最適な会議システムを使おう

社員数やプロジェクト参加人数などによって、最適な会議システムは異なります。それぞれのサービスの特長を知って、自社にふさわしいシステムを選びましょう。 web会議導入検討

Web会議の導入を検討している方必見!今人気のあるWeb会議システムをランキング形式で紹介

アカウントがなくても会議に参加できるWeb会議システム!

人気ランキング1位は、「OmniJoin」と呼ばれるWeb会議システムです。ワードやエクセルなどを用いた文書をはじめ、様々な資料やブラウザを会議に参加している人たちと共有する事ができるようになっています。また共有している資料を参加者の間で同時に編集する事も可能なため、リアルタイムに編集しながら円滑なコミュニケーションがとれます。 業界トップクラスの高画質、高音質なWeb会議が開催可能な他、会議中のブツブツ途切れも少なく、安定した稼働性があります。様々な機能も備わっており、ビジター機能では、アカウントがない人でも無料でWeb会議に参加が可能です。他にもカメラやマイクなどの設定を遠隔で自由に変更できるリモート機能も有しているので、Web会議に慣れていない参加者の方にも安心して利用できます。

リーズナブル価格で始められるWeb会議システム!

人気ランキング2位は、「Fresh Voice」のWeb会議システムです。「Fresh Voice」はソフトウェアタイプのWeb会議システムであるため、ドキュメント共有などハードウェアではできないような機能が豊富にあります。1拠点当たり3,000円からとリーズナブルな価格で導入する事が可能であり、また購入前に無料でWeb会議を試せるようにもなっています。さらに会議のメンバーを召集する場合では電話帳から参加者を選ぶだけで済むので、会議以外で参加者がストレスを感じる事なく会議に集中できます。タブレット端末やスマホを使って会議に参加する事もでき、タブレット端末利用時は、パソコンと同様に最大16人まで会議参加者表示ができるような機能も備わっています。 

多彩な機能が備わっているWeb会議システム!

人気ランキング3位の「Lifesize」は、多様なデバイスに接続可能なWeb会議システムです。パソコンなどはもちろん、スマホやタブレット端末などにも接続ができるようになっています。 「Lifesize」では、ワンクリックでの通話やチャット、資料共有など多彩な機能が備わっている他、オプションで録画やストリーミングも行えるので、会議の議事録などをいつでも容易に閲覧する事もできます。また、日本だけでなく主な世界の主な都市にPOPがあるため、高品質で安定した通信を提供してくれます。さらに複数のサーバーを活用しているので、もし一部のサーバーがダウンしたりするなどして障害が発生しても問題なく会議が開催できます。

いつも利用しているパソコンやスマホなどからでも会議に参加できるWeb会議システム!

人気ランキング4位の「RICOH Unified Communication System」は、クラウドタイプのWeb会議システムで、インターネットが利用できる環境であれば、いつ誰とでも容易に会議などを行ってコミュニケーションをとる事が可能です。設定、操作は間単にでき、拠点一覧にて接続先を選んで決定ボタンを押すだけで会議が始められるので初心者にも扱いやすいWeb会議システムと言えます。またスマホやタブレット端末などにアプリケーションをインストールすればすぐにそれらを使って会議に参加する事もできます。セキュリティー体制も整っており、会議などで使われる映像や音声は暗号化されています。他にも相互端末に認証された時のみ接続できる仕組みとなっているので、重要性の高い会議も安心して行えます。

社員や顧客と手軽に会議が行えるWeb会議システム!

人気ランキング5位の「Calling」は社内にいる社員や社外の顧客と手軽に会議が始められるWeb会議システムです。社内での打ち合わせクライアントとの商談、アフターフォローなど様々な場面で間単に始められるビデオ通話が利用できます。ビデオ通話では、資料共有やホワイトボードなどの機能も有しており、他の人と一緒に同じ資料を閲覧しながらマーカーで線を引いたりする事も可能で、ストレスのないスムーズなコミュニケーションが行える環境が整っていると言えます。また自社のWebサイトにチャットボックスを作成しておけばSNSと連携して顧客とのコミュニケーションを一元管理してくれる便利な機能もあります。

web会議室

自社に合ったWEB会議を見極めるポイント

多種多様なシステムが出回っているWeb会議

地震や台風、豪雪、大雨などの災害に見舞われたり、資源の節約が叫ばれる昨今。災害時にも全国各地の関係者と迅速なコミュニケーションがとれることや、ペーパーレスで会議が行えることなどから注目を集め、普及が加速しているのが「TV会議/Web会議」です。

さまざまなメーカーから多種多様な製品が発売されており、高機能な製品も多数出ています。 たくさんある製品の中から、本当に良いサービスを持ったもの、それぞれの用途や要望に合ったものを探すのは一苦労でしょう。そこで、いろいろあるWeb会議の中から、良いサービスを持つ製品を見極めるためのポイントをいくつかご紹介していきます。

会議室以外での利用可能なシステムも

1つ目は、利用範囲の可能性を確認すること
従来、テレビ会議は専用端末をつなげて使用する必要があったことから、それぞれの拠点で1つの会議室に集まり他の拠点のメンバーと会議を行うことが一般的でした。 しかし、現在ではWeb会議となりインターネット回線を利用するようになって、さまざまなシーンに対応できるサービスが増えています。

たとえば、安定した性能が期待できるサーバー導入型のものや、サーバー導入の必要がないクラウド上で気軽に利用できるASP型によるものなどがあります。
それらを利用すれば、参加者が一堂に会することなく、拠点単位、あるいは自席に座ったままでも会議に参加できます。もちろん、用途は会社内での会議だけに限らず教育・研修用のツールなどとして使用することもでき、企業・団体・教育現場などそれぞれのニーズに合わせ、使い方が広がります。

社内活用するには、「どれだけ操作が簡単か」がポイント

2つ目が操作性です。
中小企業の中には、IT専任の担当者がいない場合も多くあります。
そんな中で、複雑なネットワーク設定が必要になったり、セキュリティ対策が必要になったりするWeb会議では、導入・運用のハードルが高くなってしまいます。

そこで、Web会議を選ぶ際には、簡単な操作方法で利用できる製品を探すことがポイントになります。
サーバー型であってもシンプルな画面で簡単に会議へ参加するツールもあり、IT専任の担当者がいない企業やPC操作が苦手な人でも導入・運用できます。サーバー型以外にも、クラウドを利用した簡単操作差のASP型も製品化されています。

banner728×200 WEB会議にはこんなに危険があるのをご存知ですか?不用意な選択は大変なことに!

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