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Web会議システムの主な特徴とテレビ会議とのすみ分け

Web会議システムの主な特徴

Web会議システムの基本的な仕組みは、パソコンやタブレットなどを利用して会議用のソフトウェアを起動させ、インターネットサーバーを介して会議相手の端末と、映像や音声データなどの送受信を行います。一方、テレビ会議は、専用機器を準備し、サーバーを介さず相手側とダイレクトに接続する「Point to Point」の接続方式を取ることが多いです。

Web会議の特徴は、サーバーによって接続管理を行うことであり、送受信した映像や音声データを会議用端末全体に振り分けて配信することができます。会議端末が複数にまたがる場合は、サーバーとクライアント間で分割画面対応などを行います。Web会議では、パソコンで操作可能な資料を相手側と共有することができ、マウスなどでポインタ操作することで、資料のどの部分を討議しているかが一目で分かるのが特徴的です。

Web会議システムの導入メリット

Web会議の魅力は、双方の端末画面を通じて資料の共有ができるだけではありません。複数端末による同時チャット機能や、在籍状態を把握するプレゼンス確認機能などのコミュニケーションツールを利用することができます。個人のデスクや外出先など、場所を選ばずに手軽に利用できるのがメリットの一つで、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなどのモバイル端末も利用できるためとても便利です。

インターネット回線があれば誰でも会議に参加できるため、テレビ会議のように参加者全員が1カ所に集まる必要はなくなり、場所にとらわれない柔軟な働き方が期待できます。海外事業体などの遠隔地との会議でも、気軽にコミュニケーションが取れるようになり、双方の就業時間に合わせて柔軟な会議設定が可能です。

Web会議には録画機能を持つシステムも存在し、後から議事録を作成したい時にゆっくりと会議を振り返ることができます。また、Point to Pointではなく、サーバー&クライアント方式による接続方法を取っているため、端末同士をダイレクトに接続する必要はありません。他にも、テレビ会議のように専用の会議室を持つ必要がなくなるため、導入コストが抑えられるのもメリットの一つです。 

Web会議システムが苦手なこと

Web会議システムの場合、会議の成果はインターネット回線の接続環境に左右されることがあります。外出時にタブレットやスマートフォンでWeb会議に参加する際、近くにWifiスポットがない場合はテザリングでつなぐことがありますが、容量制限や速度規制がかかるリスクが生じます。

接続状態が不安定になると、会話が途切れ途切れになってしまうなど、会議が円滑に進まなくなる恐れもあります。さらに、Web会議は映像がクリアではないため、相手の顔や表情が見えにくいのもデメリットの一つです。会議中に議題が円滑に進行しているかどうか、こちらの発言を相手が理解しているかどうか判断しにくくなります。片やテレビ会議は専用回線を敷くため、映像や音声のどちらも高品質で臨場感があります。

双方のメリットを最大限に活用した場合、役員会議や国際会議などといった重要な会議では、音声や映像に優れたテレビ会議が向いています。また、一拠点に集めて会議を開きたいが、出張費用や移動時間を削減するために、サテライト会議を行うなど会議に参加する人数が多い場合は、テレビ会議が有利です。

一方、Web会議の場合は社内外の研修やミーティング、Webセミナーやカスタマーサポートサービスなどで活用すると便利です。

web会議システムとテレビ会議システム違い

テレビ会議システムの機能とWeb会議システムとの違い

テレビ会議システムの持つ機能

テレビ会議は、社内・社外に関わらず、たとえ遠く離れた場所でも、専用の回線や機器などの設備が揃った拠点であれば、音声や映像を使った会議が可能となります。テレビ会議のシステムによっても変わりますが、複数の拠点に同時につなげることができ、2〜4カ所の拠点との同時接続を基本とし、オプション契約で10カ所程度に増やせるものが一般的です。会議内容にもよりますが、同時につながる拠点数が多いシステムの方が、様々な形式の会議に対応できるので効率的かもしれません。 

加えて、質の高い音声や映像での通信を可能としています。音声に関しては、ノイズキャンセラーやエコーキャンセラーといった機能によって、テレビ会議には付き物のノイズやエコー、ハウリングなどを除去することができます。映像面においては、フルハイビジョンレベルの画質を実現しているシステムもあるので、相手の表情を画面越しに読み取ることも容易でしょう。

また、インターネット回線を利用したテレビ会議の場合、回線の混雑状況が音質・画質の乱れに影響を及ぼすこともあります。回線の混雑を未然に防ぐ機能や、混雑時には自動的に不具合を制御する仕組みを持ったシステムを利用すれば、このような事態を回避することができるでしょう。いずれにしても、遠隔地とのやり取りでは音声のずれや途切れ、映像の乱れがその進行に大きな影響を与えることを心に留めておいてください。

その他に、画面を分割してプレゼンテーション資料を共有することもできます。この機能によって、各拠点のテレビ会議参加者が映る画面に、同時に会議の議題やデータなどを表示することが可能です。リアルタイムでこれらのプレゼンテーション資料を共有できれば、その進行も一般的な会議と変わりはありません。それどころか、事前に資料を配布する手間が省け、参加者と開催する側とがより一体感を持って会議を進めることが期待できます。

Web会議システムとの比較

テレビ会議とWeb会議は、どちらも大規模な会場の準備やそこまでの交通費といったコストを抑え、日常的な社内・社外でのコミュニケーションを可能とします。テレビ会議では、専用回線や専用機器の設置、及びそのスペースの確保などで初期費用こそ掛かりますが、ランニングコストはその分低く抑えることができ、参加者が多くても全員の顔を映すことが可能です。

これに対してWeb会議では、インターネット回線とそれにつながるパソコンやスマホなどの機器があれば、専用のアプリやブラウザを用いて会議を開くことができます。専用機器が必要ないので自分の席から会議に参加したり、社外の取引先などでも会議に参加しやすく、会議の録画や共有データを会議と並行して編集することも容易です。

反面、通信の品質はネット環境に大きく左右され、月額利用料などのランニングコストがかかるのに加え、カメラやマイクが拾える範囲が狭く、大人数の会議にはあまり向かない傾向にあります。

会議の目的や規模に合ったシステムの導入を

Web会議は社内での打ち合わせや社内研修、遠隔地同士での資料作成など、少人数や対面で行う実務レベルの共同作業に適しているといえます。また、参加メンバーの調整が比較的簡単に行えるので、Webセミナーを開催する場合もこちらがオススメです。

一方でテレビ会議は、大型の端末が設置されたスペースに複数の参加者が集まり、同様に集まった別の場所とやり取りすることを前提としています。映像の品質も高く安定しているので、国際会議や役員会議といった、相手の表情の変化を読み取ることも求められる重要なミーティングでその真価を発揮するでしょう。いずれにしても、こういったシステムの導入のためには、まずは会議を開く目的やその規模を事前に把握しておくことが大切になります。

web会議とテレビ会議どっちが便利

会議には欠かせない資料、共有しやすいのはどっち?

遠隔会議をする時に重要なのが、資料の共有がしやすいかどうかということです。同じ資料を見ながら話し合い、重要な点や変更点などがあれば資料に書き込んだりと、会議をするのに資料は欠かせないアイテムです。 テレビ会議にもWeb会議にも資料共有機能はありますが、その自由度には大きな差があります。

まず、テレビ会議の資料共有機能の特長は、資料データを映像として共有するということです。 具体的には、資料を表示した送信者側のPCデスクトップ画面が、テレビ会議に参加している人のPCに表示されます。つまり基本的に参加者には映像データを表示するだけなので、参加者の中から有意義な意見が出たとしても参加者自身がその場で資料データに書き加えることはできません。

テレビ電話にプラスして資料映像も表示するようなものなので、後から資料を見直す必要があるなら紙資料やメモ用紙などを用意しなければならないでしょう。

一方、Web会議の資料共有機能の最大の特長は、参加者も手軽にデータ入力したり書き込みができるということです。 Web会議システムは、インターネットと各PCにインストールしたソフトウェアによって成り立っています。そのため、双方がインターネットなどを通じて資料データにアクセスできるのです。

Web会議システムの共有機能には一般的に、PC画面に映し出されたデータの表示や、双方が書き込み出来る共有ホワイトボード、双方でデータ入力やデータ変更ができるアプリケーションの共有などがあります。

PC画面の共有はレスポンスがよくPCへの負荷が軽い、ホワイトボードはテキスト入力だけでなくドローイングも可能、アプリの共有はPCへの負荷が高いもののofficeやブラウザなどに双方から入力できるのが魅力です。 資料共有の点で言えば、圧倒的にWeb会議の方が自由度が高いと言えるでしょう。

より自由度が高いのは?いつでもどこでも遠隔会議を可能に

遠隔会議で重要なのは資料共有だけではありません。いつでもどこでも手軽に行えることも、遠隔会議には重要なポイントですよね。 テレビ会議システムの場合、その性質上、使う端末はテレビ会議専用のものを用意する必要があります。インターネットを介さず直接端末と接続するので、その接続形態に対応した端末でないと受け取ったデータを映像や音声として復元できないからです。

つまり、専用端末が置いてある場所としか遠隔会議ができないので、営業に出ている従業員と気軽に緊急会議を行うということもできません。顧客と直接対話できるツールとしても気軽には利用できないでしょう。

一方、Web会議システムは文字通りインターネットを介してデータをやり取りするため、インターネットに接続できる端末があれば基本的にいつでもどこでも遠隔会議が可能です。

Web会議のソフトウェアをあらかじめ端末にインストールしておき、カメラと音声機器を用意しておけば、すでにある端末を利用して場所を選ばず遠隔会議に参加できるのです。新たな端末を購入する必要もなく低コストで導入できるので、すぐに遠隔会議を使えるようになるという点でも手軽だと言えます。

とくに、すでに従業員にスマートフォンやタブレット端末を持たせているのであれば、それを有効活用できるFreshVoiceがおすすめです。タブレットからでも参加できるWeb会議システムで、シンプルながら使い勝手のいい製品となっています。 遠隔会議でも普通の会議と同じくらい充実させたい、遠隔会議ならではのメリットも享受したいという時にはピッタリでしょう。