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テレビ会議って安全?導入する際にセキュリティで気をつける3つのポイント

テレビ会議で重要なセキュリティ!守るための機能にはどんなものがある?

テレビ会議は、上手く利用することで高効率な業務を実現できます。しかし、インターネットを介して会議を行うものですから、一歩間違えば重要な情報を盗まれてしまう可能性も存在しています。せっかく効率のいい業務が出来ても、機密情報が漏れてしまっては本末転倒ですよね。

テレビ会議ではこのようなことを防ぐため、会議のセキュリティを高める機能がいくつか搭載されています。 まずは、映像・音声の暗号化機能です。これは映像と音声を暗号化することで、第三者から情報を解析できないようにするものです。 その次に、入室パスワード機能も搭載されています。会議室となるテレビ会議のルームにパスワードを設けることで、第三者が不正に入室することができなくなります。

最後に、入室履歴機能も紹介します。これは会議室のルームに入室した人の時間、またその入室者のデータを履歴として記録する機能です。パスワードを設定したルームであっても、何らかのミスや不正な解析によってパスワードが流失する可能性があります。そのようなときでも入室履歴が搭載されていれば、社員では無い誰かからの不正なアクセス履歴が残るため、すぐに発見することが出来るのです。

テレビ会議のセキュリティ、よく使われる用語はこれ!意味をしっかり理解しよう

テレビ会議のセキュリティについて正しく理解するためには、その説明に使われるセキュリティ用語について知っておく必要があります。 セキュリティ用語のうちでもよく使用されるものについて、その意味を確認していきましょう。

・パスワード
あるシステムや情報を利用する際に、正式な利用者であるかを認証するための文字列の事を言います。合言葉のようなものと言えるでしょう。この文字列は基本的に共通の物が使用されるため、その管理は厳重に行う必要があります。

・暗号化
ある情報を特定の法則に基づいて、第三者にはわからないように加工することをいいます。もしデータが不正に抜き取られた場合にも、暗号化された状態であればそれを解析することは非常に難しくなります。そのため、重要なデータを送信するときは基本的に暗号化機能を利用することが一般的です。

・復号化
暗号化とは逆に、第三者にはわからないように加工されたデータを、元に戻す作業のことをいいます。この際、正しくデータを復号化するためには、暗号化されたデータがどのような法則に基づいて加工されたのかを知らなくてはなりません。

この「どのような法則で暗号化されたのか」を示すデータのことを鍵といい、暗号化されたデータを扱う際にはこの鍵もセットで必要になります。この鍵が盗まれてしまうと暗号化の意味が無くなってしまうため、様々な通信方式を利用して厳重に管理がされています。

自分のセキュリティは自分で守る!個人で有効な対策とは

テレビ会議は、多くの場合それぞれが自分のパソコンを使用して会議を行います。ですから、いくらテレビ会議のセキュリティ機能が優れていても、自分のパソコンから情報が漏れてしまえば意味がありません。テレビ会議をするときには、個人レベルでもセキュリティに対策をする必要があるのです。

まず最初に行うこととして、ウイルス対策・セキュリティソフトをインストールしておきましょう。ウイルスによって情報が漏洩することを防げるほか、パソコンに潜むセキュリティの危険性を通知してくれる物もあるためセキュリティ対策にはとても有効です。

また、ファイアウォールも有効にしておきましょう。第三者からの不正なアクセスを防ぐことが可能です。セキュリティソフトの殆どにはファイアウォールが搭載されていますから、常にオンの状態で問題ありません。

さらに、インストールされているソフトウェア、OSの更新は出来るだけ早く行うのがベストです。アップデートにはセキュリティの危険性を修復するものが含まれているため、最新の状態に保つことでセキュリティが向上します。 これらのセキュリティ対策はごく基本的なものです。その他にもセキュリティの改善に役立つことを積極的に取り入れ、普段のインターネット利用においても情報管理の意識を高めましょう。

これらの小さな注意が、テレビ会議におけるセキュリティの向上に繋がります。そしてこのことはテレビ会議だけでなく、企業におけるあらゆるセキュリティにも共通して言えることなのです。

利用人数に応じた機器選びを

ビデオ会議システム本体はともかく、マイクやスピーカーは会議の参加人数によって対応する製品が違ってきます。機器を移動して、最初に設置した場所よりも大きな会議室で使う場合もあるでしょう。最初は少人数での利用でも、将来は利用人数が多くなる可能性もあります。そのため、増設できるタイプのマイクを購入しておいた方が対応しやすいでしょう。

小さなモニターやマイクがセットになった、少人数向けの一体型システムがありますが、拡張性は低く、増設は難しいものが多いです。機器の移転、参加人数の増加など将来の利用シーンを考えて、ぴったりの機器を選びましょう!