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テレビ会議利用でペーパーレスを実現!ペペーパーレスのメリット・デメリット

ペーパーレスにするとどうなる?具体的なメリットとは

ペーパーレス化のメリットを考えるなら、まずは紙の資料を使っていて「面倒だ、非効率的だ」と感じることを思い浮かべるとわかりやすいでしょう。 例えば、紙の資料は印刷してきれいにまとめてから配布するため、必要な資料の数が増えれば増えるほど印刷コストや廃棄コスト、人件費がかかります。

しかも、かさばるので持ち運びが不便ですし、保管に場所を取り後から探すのも大変です。管理もしづらいのでセキュリティ対策もとりづらく、さらに時間が経つと劣化していくというデメリットもあります。それがテレビ会議を導入すればどう変わるでしょうか? 端末でデータを共有するので人数分の印刷物は必要なく、それを手作業で用意する人員も必要ありません。これだけで紙代と印刷代、人件費などが削減できるのがわかりますよね。

さらに、データなら資料内容を訂正する際も簡単にできますし、かさばらず場所を取りません。端末からアクセスすれば、遠方にいても資料を閲覧したり承認したりもできます。これで資料の管理が楽になり、見たい時に見つからないことも減るでしょう。資料がぐしゃぐしゃになり読めなくなるといった心配もありません。

データを共有するのはセキュリティ的にどうなのか不安になる方もいるかもしれませんが、パスワードの設定や端末にデータが保存されないようにするなど設定が可能です。紛失しても気付かれにくく、誰が除き見ても閲覧記録などが残らない紙の資料より安全でしょう。

このようにテレビ会議を導入すると、紙の資料を使った会議で面倒だったり非効率的だと思っていた問題が数多く解決します。それでいてコストダウンに繋がり環境にも優しいのですから、まだテレビ会議を導入していないなら導入を検討したくなりますよね。

ペーパーレスのデメリットも理解して自分たちに合ったシステムを導入しよう

ただし、良いことばかりのペーパーレスにもデメリットがないわけではありません。 具体的には、ペーパーレスと言ってもすべての資料をデータ化できるとは限らないということです。厳重に管理したい重要な書類を扱う場合は、会社の方針でデータ化が禁止される可能性があります。ですから、テレビ会議を導入しても完全なペーパーレスとはいかず、例外もあると念頭に置いておきましょう。

また、データ化された資料はPCやタブレット端末などの画面サイズによって見やすさが変わります。テレビ会議に使う端末の画面サイズは、データ閲覧に支障のない大きさのものを選ぶようにしてください。

他にも、使っているテレビ会議システムによっては、資料にメモを書き加えたりする時に紙の場合と比べて自由度が低くなる可能性もあります。システムやネットワークなどの影響を受ける可能性があったり、慣れないと使いづらいこともあるでしょう。

そういう場合は、できるだけそれらのデメリットを抑えられるシステムを選ぶことで解消できます。 ペーパーレス化のメリットとデメリットを十分把握した上で、自分たちに合ったテレビ会議システムを探してみてください。様々な製品が登場しており、それぞれデメリットを覆すようなポイントをアピールしているので選びやすいはずです。

とくに、インターネットを介してデータをやり取りできるWeb会議システムなら、普段使っているPCやタブレット端末、スマートフォンなどを端末として活用できるのでお勧めです。 なかにはipadでも使える製品もあり、いつも使っているipadを活用できるなら使い方がわかりにくいとか、使いづらいというデメリットも克服できます。 自分たちに合った製品を見つければ、ペーパーレスの恩恵を最大限に受けられるでしょう。