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ネット会議なら会議室はもういらない!おすすめのネット会議3選

通常の会議とネット会議の違いとは

これまで一般的に行われてきた会議とネット会議の大きな違いは、費用と時間の負担割合が挙げられています。 通常の会議の場合は会議にかかる時間以外にも、指定された会議室に移動する時間がかかってきます。さらに社内の会議室であればそこまで費用は掛からないものの、外部の貸会議室を利用した場合には会議室のレンタル費用や交通費などを負担しなければいけません。

それに対してネット会議の場合はパソコンを使えばその場で会議に参加できますし、通信費用やネット会議用のシステムのレンタル費用のみの負担となります。

ほかにも通常の会議の場合は事前に会場を押さえたり参加する人たちのスケジュール調整が必要など、事前にしなければいけない準備が多い傾向があります。ネット会議であれば事前に会議を行う時間を伝えておけば、参加する人たちがうまくスケジュールを調整してくれるのでそこまで準備に手間がかかりません。

このため通常の会議よりもスムーズに会議を始められるのはもちろん、コストを掛けずに会議を行うことができるところがネット会議の魅力です。

ネット会議ツールのオススメ3選。そもそもネット会議とは?

インターネットを利用した業務効率化はクラウド等を始め年々進化を遂げていますよね。 会議も同様に、場所を選び会議室を用意しなくてもスタッフ間で時間さえ合わせれば場所を選ばずに行う事ができるんです。具体的な仕組みとしては、オンライン上に会議室を用意しオンラインの会議室にカメラを通してスタッフが参加するイメージです。

ネット会議を利用するメリットは絶大で会議室を用意するコスト面も解消できますし、その場所に向かうまでの時間や交通費等も全て必要がなくなります。又、緊急会議等ではスピーディーに判断を仰ぐ事が出来る点で非常に優れます。

ネット上で会議を行うネット会議ツールにも種類があり、機能やセキュリティ面でも様々です。
おすすめのWeb会議ツールを3つご紹介します。

1.Fresh Voice
ネット会議システムでは不動のNo.1シェアを誇っています。セキュリティを重視する法人に選ばれていて官公庁なども導入しています。全国では約4000もの企業に選ばれ、導入されています。
スマートフォンにも対応していて、場所を選ばず高い機能性を誇ります。会議以外にも、テレワーク導入パッケージやコンサルも付属していてテレワーク導入を検討している企業にはオールインワンの優れたツールです。

2.スカイプ
チャットツールとしても有名なスカイプですがビデオ通話機能を使い会議ツールとしての運用も可能です。ビジネス版があり、無料版では最大25名までの参加となっていますが、ビジネス版になると最大250人まで同時通話できるようになります。セキュリティ面でもビジネス版で運用したほうが安心でしょう。又、階層型でアドレス帳を管理できるため組織での利用がしやすいです。

3.チャットワーク
導入企業が多いチャットワーク。コンタクトを取ることでビデオカメラを利用した会議が可能です。こちらも無料版と有料版がありますが、複数人のビデオチャットは有料版でなければできません。価格帯はどのツールよりも安価ですが、プランによっては広告が表示されます。 直感的な操作に優れ扱いやすい会議ツールです。

ツールに迷ったらまずは、試運転として無料版で試し使用感を把握して本格的に運用を決めたらセキュリティ面や同時利用数が大きい物に乗り換えていくいう選択もできます。 会社の体制や規模に合わせて選択していくと良いでしょう。

この先も忙しいスタッフを集め、顔を合わせた会議をしますか?

対面の会議にも顔を合わせるからこそのメリットはありますが、今では労働時間や就業体制の改善が優先されてきています。体制の見直しで同じ業務の質を保ち労働時間や、スタッフの負担を少しでも減らそうとした時にネット会議はとても有効な選択肢です。

出張中の役員が会社へ戻るのを待たなくても会議ができますし、海外出張中のスタッフがいてもネット上で会議ができます。また、営業マンなど常に動きのあるスタッフもわざわざ会社へ戻らずとも会社とコミュニケーションを取る事ができるのはネット会議ならではの強みと言えます。

又、従業員が少ない内は物理的な負担があまり目立たないですが規模が大きくなり、従業員が増え会議の回数、質を高めていかなければいけなくなるとその負担は大きなひずみになりかねません。

今後ますます労働、就業体制の改善が求められていくと思いますが、限られた大切な業務時間を無駄にせず、会議という会社にとって必要不可欠な業務を効率的に行う事を検討してみてはいかがでしょうか? 簡易化、効率化を図る第一歩としてネット会議は大変おすすめできるツールです。