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海外とのTV会議、スムーズに行うために気をつけるべき点とは?

TV会議で海外と繋げるメリット

海外の子会社や支社、取引先とのコミュニケーションツールには色々な手段がありますが、その中でTV会議を利用するメリットとしては「コストの削減」が挙げられています。

海外の会社とのやり取りが多い外資系などの企業の場合、取引や商談のためにその都度出張していては時間や金銭面でも大きなコストがかかってきます。もちろん出張によって何らかの利益や大きな売り上げも生じるのですが、出張期間中の滞在にかかるコストや国内での機会損失なども考えると損失が大きくなってしまう可能性もあるのです。

このためTV会議をコミュニケーションツールとして導入することにより、相手の顔を見ながら対話ができるのはもちろん時間や金銭のロスを防いでコスト削減に繋げられると考えられます。

また「円滑なコミュニケーションの実現」も、TV会議導入のメリットの一つです。 単純なやり取りをするだけならば海外でもメールや電話でやり取りをすることが可能ですが、顔を見て対話ができるコミュニケーションツールは限定されてきます。

そんなコミュニケーションツールの中でもTV会議は日本でも海外でも手軽に導入しやすいですし、リアルタイムで対話ができるので臨場感のあるコミュニケーションを実現しやすくなっています。

さらに国内と海外での定期的な会議も開催しやすく、資料の共有による質疑応答もスムーズにできる点などがメリットとして挙げられているようです。いずれの場合も海外の企業との円滑なコミュニケーションや商談、取引を進める上で大きなメリットとなっているので、出張などのコストに悩んでいる企業であれば導入がおすすめだと言われています。

TV会議を海外と繋げて利用する為の注意点

海外とTV会議で繋がっていくためにはいくつかの注意点があり、導入する前だけではなく導入してからも気を付けなければいけないポイントがあります。 TV会議を導入する前の注意点としては、まず「導入するシステムが海外向けのものなのかどうか」を検討する必要があります。

国内であればある程度回線が安定していれば十分だと判断されるのですが、海外の場合は国によってはかなり距離があるので国内以上に回線が安定している必要があります。また導入するにあたって国内の企業だけではなく海外の企業も導入していく必要があるので、どちらでも安定して繋ぐことができる共通のシステムであることも必要です。

異なるシステム同士でもTV会議が繋げられるシステムもありますが、場所によっては繋がりが悪くなったりサポートが適用していない場合もあるのでその点も踏まえて導入するシステムを検討しなければいけません。

ほかにも「サポート体制が整っているシステムや業者なのか」どうかも注意しておきたいポイントの一つで、国内だけではなく海外の企業側にもサポートが充実していなければ意味がありません。中でも対応している言語に関しては、国によっては英語では対応できないところもあるので幅広い言語に対応している必要があります。

このような点からも、国内のみでシステムを展開しているところではなく海外向けのサービスかどうかを考えなければいけないと指摘されています。 さらに導入前に一番注意しておきたいのが、導入にかかるコストです。

TV会議は無料のシステムもありますが海外とつなぐのであれば有料のものが安定していると考えられており、導入する際にある程度のコストがかかってきます。しかも国内だけではなく海外側にも導入してもらう必要があるので、お互いにどの程度のコストを負担しなければいけないのか把握した上で導入するシステムを相談する必要があるのです。

そして導入してからの注意点としては、「チャンネルや接続などの操作ミスのリスク」が挙げられています。 実はTV会議で意外と多いと言われているのが繋げるチャンネルやケーブルのミスで、事前にしっかり確認しておかないと会議が遅れたり進行に支障が出るなどのトラブルが考えられます。

またリモコンで操作するシステムの場合はリモコンが正常に動くのかどうかも確認しておかなければいけないので、国内側も海外側もお互いに事前のチェックや整備が必要不可欠となっているのです。