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ipad会議のメリットは、やっぱりペーパーレス!

iPadを用いたペーパーレス会議とは?

iPad会議とはその名の通り、iPadを用いておこなう会議のことです。iPad会議をおこなう際には、まず会議開始前までに発表者が資料を専用のサーバーに登録しておく必要があります。会議の参加者はiPadアプリからそのサーバーにアクセスすることで、登録された資料を閲覧することが可能になります。

また、iPadはタッチパネルで操作できるため書き込みをすることも出来ます。iPad会議のメリットは何と言ってもペーパーレスです。紙資料を用いた会議をおこなう場合は、会議前に印刷・整理・製本・配布をしなければなりません。しかしiPad会議の場合には専用サーバーに登録するだけなのでそれらの手間を省くことができます。

また、用紙代や印刷代などのコスト削減も期待できます。更にiPadはPCに比べて薄くて軽量で扱いやすいため、従来のペーパーレス会議よりも利便性が高いと言われています。ウイルス等セキュリティの問題も少ないため、安心して情報や資料を取り扱うことも出来るでしょう。

ipadを用いたペーパーレス会議導入時の注意点

iPad会議を実際に企業で導入する際には、そのメリットやベネフィットを社内で共有しておく必要があります。何故ならば、長年、紙の資料を用いて会議をおこなってきた社員の中には、いきなり新しいやり方を導入すると不安に感じる人もいるからです。

その不安のために円滑に会議が進められなくなってしまうのではないかという懸念が生まれる可能性もあります。 そのような事態を未然に防ぐために、ペーパーレスがもたらすベネフィットをしっかりと共有しておいた方が良いでしょう。また、iPad会議を導入する前に、システム選びやその周辺について確認しておきたいチェックポイントがいくつか存在します。

まず1つ目のポイントは、「コストや手間はどのくらい軽減させられるのか?」ということです。 iPad会議の最も大きなメリットはペーパーレスによるコスト・手間の軽減です。

しかし、その効果がどれほどのものなのかはっきりしていないと、「iPad会議の導入にいまいち賛成できない」という考えの社員も出てきてしまうかもしれません。そのような社員の懸念を軽減させるためにも、削減できるコストや省くことの出来る手間を数値化して共有するべきでしょう。

2つ目のポイントは、「セキュリティに不安がないか確認すること」です。iPad会議では、サーバーを介して資料を共有するため、セキュリティ対策をしっかりとしておく必要があります。一般的に、iPadは通常のPCに比べてセキュリティ上の問題は少ないと言われていますが、必ずしも問題が起きないというわけではありません。重要な情報を守るためにもユーザIDによる閲覧制限や外部転送の禁止設定が出来るかどうかは確認しておきましょう。

3つ目のポイントは「遠隔会議システムと組み合わせることができるか?」ということです。iPadを用いたペーパーレス会議システムの中には、テレビ会議や音声会議等、遠隔会議システムと組み合わせて使用できるものもあります。こういったシステムは拠点間のiPad会議をおこなう際に非常に便利です。

4つ目のポイントは「iPadに慣れていない人でも使いこなすことが出来るかどうか?」ということです。紙資料を用いた会議からiPad会議に移行する際には、iPadの操作に慣れていない人でも使いやすいシステムにするということが非常に重要になってきます。

何故ならば、操作方法が分からなければ受け入れてもらえず、会議効率が低下してしまう恐れもあるからです。特に、年長者の場合にはIT機器自体に慣れていない場合もあります。出来るだけ円滑なiPad会議が実現できるよう、操作が簡単なシステムを導入するようにしましょう。