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テレビ会議導入で削減出来る費用、かかる費用

テレビ会議導入にかかる費用

テレビ会議とは、遠隔地同士をつなぎながら会議を行うことができるという非常に便利な会議です。便利な仕組みではありますが、新たな仕組みを導入するとなると、その設備を設置するために費用が掛かることも確かです。テレビ会議導入にかかる費用というものを説明していきます。

テレビ会議導入にかかる費用は、大きく分けると初期費用とソフトのインストール費用、月額費用、オプション追加費用にハードウェア購入費用となります。

テレビ会議を始めるためには、専用のサーバー、つまりテレビ会議を行うための設備を購入しなければなりません。これが初期費用というものであり、サーバー費用とも言い換えることができます。テレビ会議を始めるにあたり、もっとも費用が掛かるのが初期費用です。

どのような機能がついているのかによってサーバー費用は異なっています。どれだけの規模のテレビ会議を行うつもりなのか、希望のメーカーやモデルがあるのか、そしてそれらの設置費用が内訳です。数万円から数十万円まであります。

テレビ会議をサーバーを購入・設置して行うのではなく、インターネットを活用したクラウド型で進める場合、サーバーの設置費用ではなく専用ソフトのインストール費用が掛かります。もともと自社で所有しているパソコンへとソフトをインストールするだけなので初期費用よりも費用は掛かりません。

しかし、月額の料金がより高額になる傾向にあります。 テレビ会議は、一度設備を整えたならば、ずっと無料で利用できるわけではありません。インターネットを活用したりしながら会議を進めていくため、そしてインストールしたソフトを使用し続けるために、ライセンス料金などを月額費用として支払う必要があります。

月額費用は無料使用期間も多く、様々なプランによって費用が異なるので、テレビ会議の使用状況に合わせて選択することが費用を抑えるために重要です。

オプション追加費用とは、基本的なテレビ会議システムのほかに、便利な機能を付けることによって発生します。何もつけなくても、最低限のテレビ会議ができる仕組みは整っていることが多いです。

最後がハードウェア購入費用です。テレビ会議では、自分や相手の様子を録画して、かつ相手の状況を映し出して会議を進めることになります。そのため、サーバー設置とは異なり、カメラやマイク、スピーカーに出力画面などといったハードウェアを購入しなければなりません。ハードウェアの質により、会議の進めやすさが異なることもあります。

テレビ会議導入により削減できる費用

テレビ会議導入の決め手となるのが、それまでの会議と比べてどれだけの費用を抑えることができるのかといった点です。削減できる費用が大きければ大きいほど魅力となるので、それまでの会議がどのように開かれてきたのかを調べて、比較検討することが勧められます。

テレビ会議とは、遠隔地同士をつなぐ会議であるので、削減できる費用としては、交通費に宿泊費、そして会場設置費、人件費に運送費用などが当てはまります。

それまでの会議では、会議に参加するすべての人々が一か所に集まる必要がありました。すべての人が入ることができる会場を抑えることから始まり、参加者が会場まで移動する交通費もかかる上に、会場の場所や会議の日程によっては宿泊費も必要となるでしょう。

これらの日程を抑えて、調整、会場を準備するための人員を集める人件費もかかれば、会議に必要となる製品や資料を運搬するための運送費用がかかる場合もあります。 テレビ会議では、遠隔地同士をつなげるので、会場を抑える必要性も、移動や宿泊、運搬の必要性もありません。

そしてそれらを調整する人員も必要ないので人件費を抑えることも可能です。会議に使用する資料をweb上で共有したならば、印刷代金も削減できます。このようにして削減できる費用は、場合によっては年間で数十万円から数百万円にまで及ぶこともあります。

テレビ会議の導入へ

テレビ会議を導入すれば、それまで負担になっていた様々な費用負担を削減することが可能です。テレビ会議導入して継続使用していくことには、様々な費用が掛かりますが、そのほとんどは初期費用となります。

一度導入してしまえば、簡単かつ経済的に会議を進めることができるので、テレビ会議の導入を検討してみてはいかがでしょうか。