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テレビ会議・Web会議システム、海外拠点との利用で導入する際重要になるポイントは?

テレビ会議システムを導入する際のポイント

海外を拠点にしている会社とのコミュニケーション手段には、Webやテレビ会議システムが最適です。これらを活用すれば、遠くにいても会議をすることができるでしょう。会議をするために海外へ出張をすると、交通費や宿泊代などの費用がかかるだけでなく、渡航する手間もかかります。

会議をする人同士の都合も考慮するため、さまざまな負担があるのです。Webやテレビ会議システムを導入するためには、初期費用がかかります。

しかし、その後にかかる費用は通信費と維持費だけです。よって、海外拠点との会議には、Webやテレビ会議システムが最適といえるでしょう。 海外拠点とWebやテレビ会議システムを繋げるためには、通信システムの整備が必要になります。地域なども考慮して、システムを導入するといいでしょう。

例えば、対応している言語をよく確認します。多くのWebやテレビ会議システムでは、日本語と英語以外にも中国語などに対応可能です。それ以外の言語を使いたい時には、それに対応するものを選びます。使用する時に言語の選択があるので、相手が使う言語を確認することが大切です。

インターネットの回線も、海外とのやり取りでは不安定になりやすい傾向があります。会話の遅延や音声の途切れは、会議の進行を妨げてしまうでしょう。少しの時差は仕方ありませんが、なるべく会議を円滑にできる環境を整えることが必要です。

また、セキュリティをしっかりすることも重要になります。Webやテレビ会議の内容は、会議をしている人達のみが見るのか、その他の社員も見られるのかなどを決めなくてはなりません。

もし、関係ない社外の人が見てしまうと、トラブルの原因になるでしょう。情報漏洩しないためにも、セキュリティの高いシステムを導入する必要があります。セキュリティでは、暗号化処理のできるものが多いです。

会議室ごとに暗号化し、他からは見られないシステムも組まれています。盗聴されてもプロトコルが分からないと、内容を理解できないものもあるので、そのようなシステムを選ぶといいでしょう。

テレビ会議システム導入後に気を付けることとは?

Webやテレビ会議システムを実際に導入した後には、相手国との時差や通信環境に気を付ける必要があります。起こりえるトラブル事例の一つが、時差で会議の時間が合わないことです。

あらかじめ、時差を確認して、海外を拠点にしている会社の営業時間中に会議ができるといいでしょう。どちらかが夜中になってしまう場合には、相談して日時を決めます。Webやテレビ会議では、インターネット回線があれば通信可能です。

つまり、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどでも会議ができるでしょう。お互いの時差や都合を考慮し、対応することが大切です。通信環境の悪さで会話が遅延してしまうのも、トラブルの原因になるでしょう。

会話の遅延だけでなく、音声の途切れや画質の悪さも、相手を苛立たせてしまいます。直接会って話すより手間はかかりませんが、スムーズに会話できないとトラブルになってしまうでしょう。よって、通信環境が悪い時には、改善をする必要があります。

しかし、Webやテレビ会議を導入することで、海外拠点とも負担が少なく会議できます。通信費や初期費用だけなので、最終的にかかるコストも少なくなるでしょう。出張以外には、メールや電話などで会議をしていましたが、それでは表情などがわかりません。

表情がわかると、会議内容も理解しやすくなります。よって、Webやテレビ会議を導入した方が結果的にプラスで、効率的です。