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ビデオ会議システム、目的別選び方ガイド

ビデオ会議システムとは?

ビデオ会議とは専用回線やISDNなどを利用して、遠くに居る人物と接続をして会議をすることです。「テレビ会議」「TV会議」と呼ばれることもあり、一対一だけでなく複数人で会議をすることも可能です。

今までは大型の専用の機械が必要でしたが、現在ではブロードバンドの普及によってインターネットとパソコンさえあれば気軽にビデオ会議が出来るようになっています。多くのシステムが普及しているので、どのビデオ会議システムを選べばいいのか迷うのではないでしょうか?

テレビ会議とWeb会議の二種類ある

ビデオ会議にはWeb会議とテレビ会議の二種類があり、Web会議はソフトを使った会議の方法です。パソコンでソフトウェアを起動させ、サーバーを通して映像や音声の送受信を行います。

一方テレビ会議はハードウェアを使い、サーバーは使わずに相手とダイレクトに繋がります。目的別には以下のようなおすすめのものがあります。

目的別のビデオ会議システムの選び方

ビデオ会議システムの選び方のポイントは、目的別に選ぶことです。自社に合ったシステムを選べば余分な費用や手間を掛けずに導入することが出来るのです。

・相手の表情を見たいときは
相手の気持ちを汲み取って会議をしたい、表情を確かめたいときにはテレビ会議です。テレビ会議システムは専用の機械を使って対話方式で会議をします。発信者も受信者もどちらも専用の機器を持つ必要があります。

機器の持ち運びは難しいので、機会が設置されている場所に行きます。安定した映像や音声で現場の雰囲気が一目で分かり、臨場感があるのが特徴です。取引先などと駆け引きをするときなど、相手の表情を見ながら話し合いたいときに役立ちます。

・費用を掛けずに手軽に相手と繋がりたい場合
出来るだけ費用を抑えて導入したいと考えるときには、Web会議システムです。インターネットを使った会話方式の会議システムで、スマホやタブレット、パソコンがあればいつどもどこでも相手と繋がれるのがメリットです。

複数の人が同じ画面を共有しながら会議したり、皆で資料を編集しながら話し合う機能も持ち合わせています。仕事で必要となる資料やデータを共有し、改善点を見つけるためにも使われます。専用の機械も必要ないので、費用が掛かりません。

またWeb会議システムにはオンプレミスサーバー型とパブリッククラウド型の二種類があります。オンプレミスサーバー型はソフトを活用してサーバーにインストールし、参加者はブラウザからアクセスをするのです。

導入するときにソフトを購入することになるので、初期費用を抑えられます。その後は保全管理の費用だけなので、コストを抑えたいときに選ぶのです。パブリッククラウド型はソフトを購入せず、提供されているサービスにアクセスします。

初期段階での費用が掛からず、月々のサービス料金だけを支払います。途中でサービスを変えたり、解約もすることが出来るので、とりあえずWeb会議を取り入れてみたい、一度使って試してみたいときにぴったりです。

・便利さを追求するなら
便利さを兼ね備えたビデオ会議の種類は、クラウド(ASP)型です。外部のサーバーを使って会議をするのがクラウド(ASP)型で、初心者でも手軽に導入出来るシステムが揃っています。接続拠点が少なくても導入しやすく、社内にサーバーを設置する手間もありません。

サービスを利用するための初期費用やカメラ、ヘッドセットを用意するだけで、コスト面でも優れています。アップデートや管理も業者に任せればいいので、常に最新の状態を保つことが出来るのが嬉しいポイントです。商品によっては新しい機能が追加されたり、使いやすい状態も保てます。

・カスタマイズがしたい
自分たちが使いやすいようにカスタマイズしたい場合には、サーバー型を選択します。サーバー型は企業がサーバーを持ち、ソフトウェアで管理するやり方です。

少しでも使いにくいと感じたときにはすぐにアップグレードすることが出来たり、映像や音声の細かい調整も可能です。自社に回線を持っているので回線混雑にもならず、常に安定した通信になります。

・簡単な操作だけで使いたい
難しい操作は分からない、簡単な知識だけで使いたいときにはブラウザ型です。特定のURLを開くだけでインターネット会議システムにアクセスすることができ、難しい知識を勉強していなくても使えます。

あまり使われていないシステムを削除したり、シンプルな構成になっているので幅広い年代の人が使えるのも魅力です。メールなどでURLを共有すれば、相手を会議に招待することも可能になるので便利です。

・すぐに相手と繋がりたい、緊急会議に使いたい
どこに居るのか分からない相手と今すぐ繋がりたい、緊急の会議をする必要があるときに役立つのがアプリ型です。お互いのアプリをインストールしておいてIDさえ交換していれば、どこに居てもすぐに呼び出せます。急いで話し合いをしたいときにも相手が持っているスマホに直接連絡が行くので、大事な場面でも重宝するのです。