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遠隔会議をお考えのあなたへ。Web会議はFreshVoiceにお任せください。

遠隔会議って?その機能や利便性をチェック

遠隔会議とは離れた場所にいる人間同士が、通信技術などを駆使して情報や意見交換を行うと言うものです。これを実現するためには電話会議システムやテレビ会議システム、Web会議システムを活用するのが一般的。

音声通話だけでコミュニケーションを図る場合は電話会議で充分ですが、IT技術の発達もあり、ネットを介して映像を双方向にリアルタイムに送受信することも可能となりました。視覚的に判りやすい会議を検討するならば、テレビ会議やWeb会議が選択肢になってくるでしょう。

従来でしたら電話で意見交換を行うことは可能でしたが、これは基本的にマンツーマンでの通話となります。しかし、このような遠隔会議のシステムでは、多人数が同時にコミュニケーションに参加できるので、擬似的とは言え、まるで会議を開いているような形で、意思疎通を行えるのが魅力です。

どのようなシチュエーションで役立つかを考えると、まずは出張が多い職場では有益性が高い点は言うまでもありません。また、会議に参加する社員が一堂に会する必要はないので、スケジュールを調整するための負担も低減できる点もメリットです。

これらのメリットは、働き方改革にも適性が高いと考えられます。変化しつつある働き方として注目度が高いのはテレワークですが、遠隔会議のシステムがあれば、この労働形態を実現しやすくなるでしょう。

テレワークは職場から離れた場所でも働けるのが魅力ですが、実現のための重要課題は、遠隔地の人間同士のコミュニケーションです。離れた場所で働くために、指示や報告を正確に判りやすく行うことが必要で、この点を見ると、遠隔会議のシステムを活用していくのはメリットが大きいと考えられます。

導入しやすいのはWeb会議

遠隔会議を実現するためのシステムは色々ありますが、多機能でいてリーズナブルなのはWeb会議です。必要機材が少ないために導入しやすいことに加え、利便性の高さも兼ね揃えているので、遠隔会議のシステムとしては、はじめに検討しておきたいソリューションと言えます。

映像や音声を送受信できるのはもちろん、チャットを使用したり資料を送付する機能もあるので、使い方は自由自在。機能を強化すれば簡単に勤怠管理を行うこともできるなど、使い勝手は良くなっています。

Web会議はインターネット設備やPC、スマートフォンを活用できるので、専用の機材を導入するための負担を避けることが可能です。既存のPCがあり、インターネット環境が整っていれば、後はソフトをインストールして行けば、そのままの設備でも運用できます。

クラウドタイプのシステムも登場しており、より手軽に使い始めることもできるようになりました。 追加する機材としては、カメラやインカム、マイクが挙げられます。これらの周辺機器もリーズナブルになっているので、ある程度の人数でしたら大した負担にはならないはず。

音声に関しては一人でしたらヘッドセットで充分ですが、複数人で活用する時にはマイク付きのスピーカーがおすすめです。

どこからでも利用できるWeb会議

Web会議を導入しておくと、インターネットが通じている場所でしたら、自宅や外出先であっても手持ちの端末を使って、コミュニケーションを図ることができます。

Wifiが使えるスポットが増えていることもあり、喫茶店や旅行先でもモバイルPCやタブレットなどを持ち込めば、そこで仕事を行えるわけです。 このような利便性の高さは働き方改革にも貢献しますが、企業サイドから考えると合理化にも役立つでしょう。

会議のためだけに社員を出社させる必要はないので、休暇を与えやすくなります。また、顔を合わせるために社員を移動させる必要もありませんから、新幹線料金やタクシー代も削減できます。多彩な点でメリットがあるので、まずは、具体的に検討してみて損はないでしょう。