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会議室利用をやめたインターネット会議、参加者にとってのメリットとは?

会議室利用での参加者の動きについて

従来の会議室を利用した会議では、参加者はまず会議が開催される場所と日時を確認します。特に開催される場所が自分の会社の会議室であればそこまで問題はないのですが、貸会議室を利用していたり遠方に出向かなければいけないケースもあるので確認作業は重要です。

その上で自身のスケジュールや予定と照らし合わせて、会議に参加できるように調整します。特に調整が必要ない場合は会議を予定に組み込めばいいだけなのですが、開催日時や場所によっては前後の予定を変更しなければいけません。

開催場所が遠方である場合は前泊するケースも珍しくないので、場合によっては1日または数日のスケジュールを調整しなければいけないケースもあるようです。しかも遠方となると交通費などがかさみますし、前泊となると宿泊費も必要になります。

そうして会議室を利用した会議が開催されている最中は会議室にこもって参加しなければいけませんし、会議中はほかの仕事をすることができません。このため万が一自分宛の電話があったり来客があった場合には会議が終わった後に対応する必要があるので、開催時間は会議そのものに拘束されてしまいます。

ちなみに何らかの理由で急遽会議が開催されることとなった場合は、内容によってはほかの業務を中断して会議に参加しなければいけません。

その際に外回りなど外出中であった場合は当然会議に参加することができないので、重要な会議があった場合には自分の意見を反映させてもらえなかったり後で内容を確認しなければいけないなど様々な手間がかかります。

会議室利用と比較した際のインターネット会議のメリット

このように従来の会議室を利用した会議では、参加者の業務や動き、スケジュールなどを大きく制限してしまうことになります。このためほかの業務に支障が出たり必要な会議に参加できなくなるなど、多くのデメリットを抱えていました。これらのデメリットを緩和してくれる点が、インターネット会議のメリットの一つだと言われています。

例えば会議室利用の場合、会議が開催される日時に合わせて開催場所となる会議室に集まらなければいけませんでした。それに対してインターネット会議の場合はパソコンやスマートフォン、タブレットに搭載されているWEBカメラを通じて参加者同士が集まることが可能です。

このため会議室という場所を用意する必要がないため、参加者はその場から会議に参加することができます。もちろん外出先であってもノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用すれば参加することができるので、重要な会議にも気兼ねなく参加できるようになるのです。

ただ公共の場など場所によっては音を出せないというところもあり、そのような場所でインターネット会議に参加するのは難しいのではないかという意見もあります。そのような場合には場所を移動するか、発言をすることができない代わりにイヤホンを使って参加することが可能です。

インターネット会議のシステムによっては文字や文章を打ち出せるものもありますし、音を出せない場所でも参加できるというところがインターネット会議の強みとなっています。

ほかにもインターネット会議の場合はある程度会議に拘束される部分はあるものの、パソコンやタブレットであれば別窓を開いてほかの仕事や作業をすることも可能です。

そのため会議にばかり拘束されて他の仕事がはかどらないということはありませんし、オフィスで参加しているのであればほかの社員と連携して仕事をこなすこともできます。

このようにインターネット会議は会議室利用よりも参加者への負担やデメリットを軽減または緩和することができるので、参加者にとってもメリットがあるシステムとなっています。