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テレビ会議・Web会議のメリットとデメリットを把握することが、テレワーク成功のカギ!2020年東京オリンピックはもうすぐです!

2020年に向けたテレワーク実施。運用のカギはテレビ会議・Web会議

政府は2020年の東京オリンピックに向けて、テレワーク国民運動プロジェクトを推進しています。その背景には2012年のロンドンオリンピックで交通混雑を避けるため、市内企業の約8割がテレワークを活用し、大会成功の要因の一つとなった事例があります。
またテレワークは、子育てをしながら働く方、高齢の方、障害をもつ方の新しい働き方として注目されています。

そんな次世代の働き方のポイントとなるテレワーク運用には、テレビ会議・Web会議システムが有効です。在宅勤務やサテライトオフィス勤務のスタッフ同士でのミーティングや、取引先との大事な会議等、時間や場所に縛られずに行うにはテレビ会議・Web会議システムが欠かせません。

会議場所へ移動する時間やメンバーのスケジュール調整にかかる時間や手間を削減することができ、また出席するための交通費や宿泊費もかからないため、コストカットにもつながります。

テレビ会議・Web会議システムを活用したテレワークは、変化に富んだ現代の会社運用の大きなカギとなるといえるでしょう。

Web会議システムのメリット・デメリット

テレワーク運用のカギとなるテレビ会議・Web会議ですが、それぞれどういったものなのでしょう。一般的にテレビ会議とは、会議室等に専用回線やサーバー、カメラ等の機材を用意して行います。参加者が集まって行われることが多く、安定した通信環境で会議を開催できます。

一方、Web会議とは専用ソフト等は使用せず、インターネット環境が整った場所であればどこでも開催できる会議を指します。専用設備が必要なテレビ会議よりも手頃に実施できるため、よりテレワーク運用に実用的であるといえるでしょう。

ではWeb会議のメリットについて、さらにご紹介します。まず大きな特徴は、インターネット環境が整っていれば各々のパソコンやスマートフォン、タブレットなどを使って気軽に開催できる点です。専用機器等も必要がないため、IT知識に自信のないスタッフも気構えずに参加できるというメリットがあります。

またスピーディーに開催することができ、会議のための交通費や設備費がカットできる点も魅力の一つです。直接会わずとも顔を合わせて話し合いができるので、参加者間の信頼や団結の向上も期待できるでしょう。

対してWeb会議のデメリットにはどんなものがあるのでしょう。一つは特徴であるインターネット環境のみで成立することに関係しています。参加者の環境によっては、接続が不安定になってしまう点がデメリットの一つです。速度制限や容量制限がかかってしまった場合、スムーズな接続ができずに会議が停滞してしまうことがあります。

また会議の空気や雰囲気が読みづらいというデメリットもあります。場所や時間の制約が少ないため一定のルール等を設定しなければ、気軽でカジュアルな雰囲気になりがちともいえるでしょう。

テレビ会議・Web会議を活用して、盤石なテレワーク運用

テレワークやテレビ会議・Web会議システムについてイメージは掴めたでしょうか。テレワークによって離れた場所で働くスタッフ同士、顧客との意思決定に、テレビ会議・Web会議は非常に有効です。特にインターネット環境の整備のみで開催できるWeb会議システムは、テレワークにおけるさまざまな場面での活用が期待できるでしょう。

メリット・デメリットをおさえて、自社での活用方法を具体化していきましょう。2020年の東京オリンピックまであとわずか。世紀の一大イベントの成功や新しい働き方の開拓を目指して、テレワーク運用を軌道に乗せていきましょう。