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ネット会議の基本的な機能を知って有効利用しよう

ネット会議で、できること

ネット会議システムにはいくつかの製品があり、多少の違いがあります。ここでは、基本的な機能の揃っているFreshVoiceを例に、どのような機能があるのか紹介します。

まずは、Web会議の録音・録画についてです。通常、会議を行う際は議事録を作成することが多いでしょう。FreshVoiceには、録音・録画の機能が搭載されています。ICレコーダーで録音、会議中にメモ作成、それらを参考に内容をまとめ直す、という煩わしさから解放されます。会議に参加できなかった人にも、内容を正確に伝えることができます。

次に、デスクトップ共有について紹介します。会議参加者のデスクトップは全拠点での共有が可能です。顔を合わせての会議で、ホワイトスクリーンを使用しながら発言者が説明をする、という雰囲気の会議をネットの画面上で行うことができます。

さらに、ネット会議ではドキュメントも共有することができます。エクセルなどのファイルは画面上で確認するだけではなく、内容の修整まで行えます。メールでファイルを送信する場合と異なり、改善点を口で説明しながら、ダイレクトに伝えることができます。

また、複数人で協力しながらファイルを作成する場合にも利用できるでしょう。 ネット会議の利用で、会議の幅が広がります。取引先との会議、遠隔地にある支部との会議など使う場面は様々です。便利なシステムなので、ぜひ取り入れたいですね。

充実サポート!ネット会議での不安を解消

そして、忘れてはいけないのがサポート体制です。環境や機器の問題で、音声が聞こえない、映像が途切れるなどのトラブルが発生する場合があります。FreshVoiceでは、利用者がネット会議を安定して思い通りに使えるよう、専門スタッフがサポートを行っています。

基本の電話・Eメールでの問い合わせでは、トラブルの解決はもちろん、操作方法などの説明も行っています。電話などでの応答で問題が解決しない場合は、サポートスタッフが利用者のパソコンを遠隔操作して不具合の対処をします。

この場合、利用者側の回線にFreshVoice側がログインして作業を行うことになります。そのためインターネットなどの回線環境を、作業ができるように提供してもらう必要があります。

それでも問題が解決しない場合は、専門のサポート要員が現地に赴き問題を解決します。こちらはオプションでのサービスです。上記の方法を試したものの、トラブルが解消されない際に依頼することをお勧めします。

また、使用前・使用中の教育サポートも行っています。こちらもオプションサービスとなっていますが、基本の操作からネット会議を有効に活用する方法まで学ぶことができます。

サーバーのサポートも充実しています。FreshVoiceのサーバーに不具合が生じた場合、メーカー側に送るとメンテナンス後、返送してくれるシステムがあります。セキュリティ対策で占有サーバーを使用したい、という利用者の声にも応えています。

メーカーのFreshVoice専用サーバーがあり、そちらに機能を預けることができます。障害が発生した場合にも、専属スタッフがついているので安心です。

ソフトウェアは定期的にバージョンが更新されますが、そちらの対応もしっかりしています。ネット会議を最新・最良の状態で利用できるよう、FreshVoiceでは新しいバージョンのCD(ソフトウェア)を無料で送付しています。その都度、手順書も付けてくれるので、現場での対応も行いやすそうです。

それだけで使い方がわからない場合には、スタッフの出張サポートを依頼してみるのも良いでしょう。しかし、こちらは先程も紹介しましたが、有料でのサービスです。状況をみて、まずは電話やEメールで相談してみましょう。

また、 セキュリティ製品など社外品は別途保守契約が必要です。どの程度のセキュリティが必要なのか、使用する目的と照らし合わせると良いでしょう。 ネット会議を利用する場合には、システムの内容だけでなく、サポート面がしっかりしているかも重視して選択しましょう。