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テレビ会議システムでの資料共有方法

遠隔地との打合せをする上で便利なテレビ会議システムですが、双方で資料共有ができるとさらに便利です。どうすれば資料共有ができるようになるか、詳しく説明します。

テレビ会議システムを用いた資料共有の基本的な仕組み

テレビ会議システムは「H.239」と呼ばれる標準勧告に基づいて資料共有ができるようになっており、国際電気通信連合の部門の1つであるITU-Tが制定しました。 カメラの映像とパソコン画面の2つを同時に送受信し、通信相手先に両方の映像を送付させる仕組みです。テレビ会議システムにパソコンをつなぐことで、パソコンに表示されるデスクトップ画面を読み込んで相手先に送ることができるため、双方の資料共有が可能です。 テレビ会議システムは互換性が課題の一つでしたが、2003年に「H.239」が制定されたことで相互接続性が向上しました。 通信速度の向上を背景に、双方が異なるテレビ会議システムとの接続ができるようになったことで遠隔地との会議が容易になり、テレビ会議システムを導入する企業が増えています。  

テレビ会議システムによる資料共有の利点

テレビ会議システムの主な仕組みの一つである、映像データを同時に2つ以上送受信できる機能を活用し、通信相手先との資料共有を図ります。 会議を行う際に使用する資料は1枚だけとは限りませんが、書類が複数枚ある場合でもパソコンに映した画面を共有することで、どの資料を説明しているかを画面に映し出すことが可能です。 遠方との情報共有が容易になるため、相互認識の向上だけでなく会議時間の短縮効果も期待できます。遠隔地とのテレビ会議ができるようになったことで相手先に出張する必要がなくなり、出張費用の削減にもつながります。 一方、テレビ会議システムは双方から資料を書き込むことはできないため、遠隔地との共同作業を行いたい場合はWeb会議システムを活用すると便利です。 Web会議システムでは、フリーハンドで描画できる機能などが実装されており、資料の中で特に強調したポイントを相手に伝えることができます。  

テレビ会議システムを使って効率的に資料共有を行うポイント

発信者側のパソコンに表示させたデスクトップ画面を相手先に送ることで資料共有化が図れますが、テレビ会議システムによっては画面の映り方が異なることがあります。 同じ資料を共有していても、映し出されている画面が異なっていると、情報共有がうまくいかず会議がスムーズに進みません。双方が同じ環境下で会議に臨めるように整えておくことが大切です。 ほとんどのテレビ会議システムには、画面レイアウトの変更機能が実装されているため、上手に活用していきます。会議主催者側が各参加拠点に対して資料画面を同期させる設定をすることで、双方が同じ大きさの画面で会議に参加することができ、意思疎通と参加意識の向上が図れます。 プレゼンをしている時間帯には資料の画面を大きく、相手先との合意形成を図るときにはカメラ映像を大きくするなど、会議の進行状況に応じて画面レイアウトを変えることで、会議が充実したものになります。  

大人数でも資料共有が可能

テレビ会議を実施する際、専任のパソコン操作者を立てておくと会議がスムーズに進みますが、場合によっては、発表者が複数人にまたがることがあります。 発表者がそれぞれのパソコンを使用する場合、テレビ会議システムで送受信させるために接続ケーブルの差し替え作業が発生し、会議がスムーズに進みません。テレビ会議システムの接続ケーブルが発表者の座っている場所に届かないと、発表のために席を移動する手間も生じます。 テレビ会議システムに複数のパソコンを簡単に接続させるために、ワイヤレスプレゼンテーションシステムを使う方法があります。 資料を共有したいときに、パソコンに接続した専用のボタンを押すことで表示させる仕組みです。ケーブルを接続する必要がないため、遠くの席に座っている人が場所を移動する手間が省けます。

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